Bel ons op +31 88 23 02 300

Privacy

Raet hanteert verschillende maatregelen om de privacy van uw data te waarborgen en uw persoonsgegevens te beschermen.

Onze verwerking van persoonsgegevens voldoet aan de Nederlandse en Europese privacywetgeving en -richtlijnen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de basis voor ons informatiebeveiligingsbeleid.

De AVG duidt Raet aan als ‘verwerker’, omdat onze dienstverlening erop gericht is om persoons-, salaris- en daaraan gerelateerde gegevens te verwerken voor opdrachtgevers, de verwerkingsverantwoordelijken. De AVG stelt eisen aan de vorm en inhoud van afspraken met opdrachtgevers en leveranciers. Daarnaast stelt deze wet ook een aantal zelfstandige verplichtingen en beperkingen aan Raet als verwerker. Op basis van de AVG zorgen wij ervoor dat:

 

 

  • wij en onze leveranciers zich vanzelfsprekend aan de wet houden.
  • het verwerken van persoonsgegevens alleen plaatsvindt op basis van schriftelijke instructies van haar opdrachtgevers (zoals uitgewerkt in de dienstverleningsovereenkomst) of de wet. .
  • de gegevensverstrekking aan derden voortvloeit uit de wet of het doel van de verwerking en geschiedt met specifieke toestemming van de opdrachtgever.
  • er voldoende waarborgen zijn met betrekking tot technische en organisatorische beveiliging.
  • er een functionaris gegevensbescherming is aangesteld als interne toezichthouder en adviseur;
  • gegevens die aan ons zijn toevertrouwd geheim worden gehouden.
  • u als verwerkingsverantwoordelijke kan voldoen aan de meldplicht datalekken.
  • bij het ontwikkelen van software het ‘privacy by design’ en ‘privacy by default’ principe wordt gehanteerd.
  • er bindende verwerkersafspraken gemaakt worden met verwerkingsverantwoordelijken en subverwerkers.
     

Bovengenoemde aspecten maken onderdeel uit van ons normenkader en informatiebeveiligingsbeleid, zodat wij dit kunnen laten toetsen op basis van ISAE3402 en ISO27001 standaarden.

Klantdata

Raet beschikt over data van klanten om deze klanten de afgesproken diensten te kunnen leveren. We gebruiken herleidbare klantgegevens niet voor andere doeleinden, tenzij u daar expliciet toestemming voor geeft en dit binnen de kaders van wet- en regelgeving toegestaan is. Binnen Raet stellen we daarom eisen aan hoe we omgaan met klantdata.

Beveiliging

Gegevens worden door Raet op basis van het informatiebeveiligingsbeleid en hun classificatie beveiligd. Het informatiebeveiligingsbeleid is opgesteld op basis van de ISO27000 standaarden en best practices. De beveiligingsmaatregelen zijn vastgesteld op basis van de plan-do-act-cyclus van ons gecertificeerde informatiebeveiligingssysteem en de richtsnoeren Beveiliging van Persoonsgegevens van de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens.

Bij het uitvoeren van de werkzaamheden die wij, als verwerker in opdracht van u als verwerkingsverantwoordelijke verrichten, kunnen verschillende soorten persoonsgegevens betrokken zijn. Welke dit zijn, is afhankelijk van de dienstverleningsovereenkomst en de daaraan gekoppelde verwerkersovereenkomst. In de verwerkersovereenkomst zijn daarom verschillende soorten persoonsgegevens opgenomen gekoppeld aan de risicoklassen 'Normaal' en 'Hoog', oftewel risicoklasse 2 of 3.

Ten behoeve van de bescherming van gegevens met een classificatie 'Hoog' hanteren wij een aanvullend beschermingsniveau, omdat ongeautoriseerde kennisname van deze gegevens significante risico’s kan hebben voor de betrokkene. Aanvullende maatregelen hebben in deze gevallen betrekking op de beperking van het gebruik van de gegevens, multi-factor authenticatie of extra versleuteling. In de verklaring van toepasselijkheid die bij het ISO27001 certificaat is gevoegd is vastgelegd welke dat zijn.

Testen

Regels en eisen over de omgang met klantdata zijn vastgelegd in de interne ‘Richtlijn gebruik klantdata’. Deze richtlijn is opgesteld conform de eisen van de AVG en de richtlijnen van de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens. Voor het testen van informatiesystemen met persoonsgegevens gebruiken we uitsluitend gegevens van fictieve personen.

Retourneren en verwijderen

Na beëindiging van de verwerkersovereenkomst zal Raet alle gegevens op verzoek binnen redelijke termijn overdragen en/of verwijderen van de operationele systemen. Om technische redenen is het niet mogelijk de data van reeds opgeslagen back-ups te verwijderen. Wel kunnen we in het contract afspraken maken over het bewaren van data voor latere opvraag, bijvoorbeeld voor de fiscus.

Data kan ter beschikking gesteld worden in een gangbaar bestandsformaat en op een gangbaar medium. Standaard hanteert Raet een ‘comma separated’ (.csv) bestandsformaat op DVD of een andere geschikte gegevensdrager.

MKB software

Meldplicht datalekken

De meldplicht datalekken in de AVG eist dat eventuele datalekken gemeld worden aan de toezichthouder. De “Beleidsregels meldplicht datalekken” van de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens geven hierover nadere informatie. Wij zullen u als verwerkingsverantwoordelijke tijdig, juist en volledig informeren over relevante incidenten, zodat u  aan de wettelijke vereisten kunt voldoen.

Meldplicht datalekken

Europese datacentra en dataopslag

Voor de verwerking van data maakt Raet gebruik van meerdere Europese datacentra. Alle datacentra en dataopslag voldoen aan strenge Nederlandse en Europese wetgeving met betrekking tot privacy, logische- en fysieke toegangsbeveiliging en continuïteit.

De systemen worden beschermd door middel van 'hardening' zoals onder andere vastgelegd in de ICT-beveiligingsrichtlijnen van het Nationaal Cyber Security Centrum. Meer details over de beveiliging leest u onder '

Raet toetst jaarlijks of wordt voldaan aan de eisen aan leveranciers in het productieproces (sub-verwerkers) en rapporteert hierover in een ISAE3402 type 2 rapport. Uiteraard heeft Raet met alle subverwerkers een verwerkersovereenkomst conform de AVG-wetgeving afgesloten.

Verwerking vindt plaats in de volgende landen:

  • Nederland: voor de verwerking van Youforce portal toepassing
  • Ierland: voor de verwerking van de Werving en Selectie app
  • Duitsland: voor de verwerking van de servicedesk toepassing

Nederlandse datacentra

Voor de verwerking van de belangrijkste Youforce-toepassingen en opslag van data maakt Visma | Raet gebruik van datacenters van zowel KPN als Microsoft. Youforce maakt gebruik van meerdere servers en kent verschillende hardwarecomponenten. De ‘Apps’ en ‘Opties zijn voor gebruikers via internet beschikbaar. Voor de verwerking van data wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van datacenterlocaties in Nederland van zowel KPN als Microsoft Azure. Er zijn expliciete contractuele afspraken gemaakt voor opslag van gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

KPN datacentra:

Voor de dienstverlening die KPN levert wordt gebruik gemaakt van drie datacenters:

  • Apeldoorn: productieomgeving en opslaglocatie van klantdata
  • Aalsmeer: uitwijkomgeving met gerepliceerde klantdata en acceptatieomgeving
  • Almere: opslaglocatie van back-up van versleutelde klantdata (offsite back-up)

Het datacenter in Apeldoorn is het primaire datacenter waar gebruikers via internet toegang hebben tot de ‘Apps’ en ‘Opties’. In geval van calamiteiten wordt gebruik gemaakt van een tweede datacenter in Aalsmeer. Om risico’s als gevolg van omgevingsfactoren te beperken is deze locatie bewust op ruime afstand van Apeldoorn. Door middel van replicatie wordt deze uitwijkomgeving voortdurend gelijk gehouden aan de productieomgeving. De systemen in de uitwijkomgeving worden deels ook gebruikt voor acceptatietesten. Uiteraard maken we hierbij geen gebruik van klantdata en zijn de productiegegevens fysiek gescheiden van de testgegevens.

De systemen en opslagruimte die Visma | Raet gebruikt in de datacenters van KPN zijn fysiek gescheiden van de KPN-dienstverlening aan andere organisaties. KPN datacentra hebben hoge betrouwbaarheid en zijn gecertificeerd op het gebied van kwaliteit en informatiebeveiliging. Voor alle gebruikte datacentra is minimaal een ISO9001 en ISO27001 certificering van toepassing.

Microsoft datacentra:

Visma | Raet maakt voor de ontwikkel- en testomgeving al gebruik van Microsoft Azure. Ook de productieomgeving van HR Core Business Global wordt gehost op het Azure-platform. Gefaseerd gaat Microsoft Azure ook gebruikt worden voor de productieomgeving van andere Youforce apps. Bij de inrichting wordt gekozen voor de Azure regio ‘West Europe’, welke bestaat uit meerdere datacenters gevestigd in Nederland. Dit houdt in dat gegevens contractueel opgeslagen worden in datacenters binnen de EER. Zie voor datacenterlocaties: https://www.microsoft.com/en-us/trust-center/privacy/data-location.

De clouddienstverlening van Microsoft is gebaseerd op vier uitgangspunten:

Security

  • Microsoft heeft uitgebreide beveiligingsmaatregelen genomen op terreinen als identiteits- en toegangsbeheer, bedreigingsbeveiliging en informatiebeveiliging. De operationele activiteiten zijn merendeels geautomatiseerd om menselijk handelen zoveel mogelijk te beperken. Toegang tot klantdata wordt door strenge controles en procedures geminimaliseerd. Microsoft investeert jaarlijks 1 miljard USD in informatiebeveiliging. U kunt hier meer lezen over hoe Microsoft omgaat met security: (https://www.microsoft.com/en-us/security)

Privacy

  • Microsoft heeft zich gecommitteerd aan de AVG en heeft hiervoor afspraken opgenomen in de Online Service Terms (OST) die horen bij alle Azure Services. In de OST geeft Microsoft expliciet invulling aan de artikelen 28, 32 en 33 van de AVG. Daarbij geeft Microsoft aan data alleen te verwerken op basis van de instructies van haar klanten en om de services te bieden die zijn overeengekomen. Microsoft zal geen enkele derde partij toegang geven tot de data. In geval van een verzoek door een overheid of justitiële organisatie zal Microsoft altijd verwijzen naar de klant die eigenaar is van de data. U kunt hier meer lezen over hoe Microsoft omgaat met privacy: (https://www.microsoft.com/en-us/TrustCenter/Privacy/privacy-overview)

Compliance

  • Op het gebied van compliance beschikt Microsoft over een uitgebreide set certificeringen. Het betreft hier zowel wereldwijd als regionaal erkende certificeringen of specifieke sectorcertificaten. Microsoft is onder andere gecertificeerd volgens ISO9001, ISO27001, ISO27018, ISO22301 en het SOC-framework. Ook beschikt zij over een EU-US Privacy Shield certificering. Een volledig overzicht van de certificeringen vindt u hier: (https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter/compliance/complianceofferings)

Transparantie

  • Microsoft staat zich voor op transparantie over de wijze waarop zij omgaat met onderwerpen als security en privacy. Via de website van het trustcenter (https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter) wordt veel informatie over deze onderwerpen gegeven. U kunt daar niet alleen het overzicht van alle certificeringen vinden, maar Microsoft publiceert ook de bijbehorende auditrapportages. Ook is Microsoft open over de verzoeken van derden die aan Microsoft zijn gericht. Op haar website publiceert zij welke verzoeken wereldwijd zijn gedaan, maar er kan tot op landniveau worden gefilterd (https://www.microsoft.com/en-us/corporate-responsibility/lerr)

Door de wijze waarop Microsoft haar clouddienstverlening heeft ingericht en de contractuele vastlegging tussen Microsoft en Visma|Raet voldoen we aan de vereisten in het kader van de AVG. Mocht u toch een extra waarborg willen voor de verwerking van de persoonsgegevens van uw medewerkers dan kunt u ons machtigen om namens uw organisatie een modelcontract (zoals bedoeld in artikel 46 lid 2 of 3 AVG) met Microsoft overeen te komen.

Overigens is een dergelijke machtiging niet nodig als uw organisatie zelf al model clauses heeft met Microsoft. Deze model clauses zijn een integraal onderdeel van de Online Service Terms (OST) van Microsoft, die horen bij alle online dienstverlening door Microsoft. Dit is ook bevestigd door Microsoft. U dient nog wel zelf te beoordelen of u al gebruik maakt van online dienstverlening van Microsoft en heeft ingestemd met de OST.

Indien u nog niet beschikt over een model clause met Microsoft kunt u een verzoek voor het machtigen van Visma | Raet sturen naar avg@raet.com. Vervolgens ontvangt u van ons een volmacht-formulier om deze machtiging te verstrekken.

Meer informatie over de overstap naar Microsoft Azure datacentra vindt u in onze Q&A.

Overige Europese datacentra

Raet ondersteunt klanten met behulp van een incidentregistratie- en communicatie toepassing die gehost wordt door AWS in Frankfurt. Voor Werving en Selectie vindt verwerking plaats in datacentra van AWS in Ierland. AWS datacentra hebben een zeer hoge betrouwbaarheid, veiligheid en back-up en recovery dienstverlening en voldoen aan erkende industrienormen voor fysieke beveiliging en beveiliging. AWS is op het gebied van informatiebeveiliging gecertificeerd voor ISO27001 en verstrekt een ISAE3402 rapportage.

Datacenter Land Verwerking   Certificering  
KPN Nederland ISO9001; ISO27001; ISAE3000
Microsoft Azure 
Nederland ISO9001; ISO27001; ISAE3402 SOC1, SOC2
AWS Ierland, Duitsland ISO9001; ISO27001; ISAE3402 SOC1, SOC2

Virussen

Youforce wordt beschermd tegen misbruik door malware en met virusprotectie zorgen we ervoor dat aangesloten gebruikers niet besmet worden met virussen. 

We controleren door gebruikers vastgelegde gegevens en eventuele bijlagen niet op virussen, omdat deze data niet als softwareprogrammatuur wordt uitgevoerd. Hierdoor kan er geen schade worden toegebracht aan Youforce. Voor de bescherming van uw eigen gegevens, gaan we ervan uit dat u gebruik maakt van virusdetectie en malware-protectie op uw eigen systemen.

Leveranciers

Raet maakt voor een aantal onderdelen van onze software en services gebruik van leveranciers. In onderstaande tabellen vindt u een overzicht van deze leveranciers en kunt u zien welke relatie ze hebben tot onze dienstverlening.

Infrastructure

Supplier  Service that is delivered Use in relation to Youforce  Location of processing 
Apigee Platform for API management Cloud enablement
AWS Frankfurt
Cloud VPS Cloud and infrastructure provider
Total Scheduling The Netherlands
CM Telecom Provider SMS-gateway for two-factor authentication  Portal  
Fox-IT Managed security monitoring Portal  The Netherlands
KPN  Housing, Hosting and Storage services Hosted storage for all Youforce applications The Netherlands
KPN InternedServices Cloud and infrastructure provider Total Scheduling The Netherlands
Microsoft Supplier for on premise and cloud software Database and serversoftware Microsoft Azure Ireland

Interfacing

Supplier  Service that is delivered  Use in relation to Youforce Location of processing
Broadbean Job board integration with Youforce Recruitment Recruitment  AWS Ireland; United Kingdom
CapGemini Secure infrastructure services regarding payment files Payment manager  The Netherlands
Mimir Job board integration with Youforce Recruitment Recruitment   
SurfConext  SSO provider for Education market Portal  The Netherlands

Software

Supplier   Service that is delivered
Use in relation to Youforce 
Location of processing
Activ8 Development Services Management Information England, Wales
Company.info (Webservices) Route information and postcode check for declaration functionality HR Self Service AWS Ireland
eHRMVision (TMA) Provides cloud solution for talent analysis Talent Suite
HSO Implementation, maintenance and support of Microsoft Dynamics 365 environment regarding PAWW Operational environment PAWW Microsoft Azure Ireland
IMC Cloud solution supplier for Learning Management System Training centre Youforce applications Microsoft Azure Ireland
Infravision Reseller for cloud solution ITRP ITRP is used for incident management. AWS Frankfurt
Reseller for cloud solution Right Answers Right Answers is a knowledge base for some BPO-customers
InRGY Supplier for RaaS (Robotics as a Service) Robotics Automation of standard HR-tasks for BPO-customers AWS region 
Intradata Digital signature HR Self Service Microsoft Azure Ireland
Partner concerning Dossier Documents & Dossier
MobileXpense Travel and expense management (to be embedded in Youforce) HR Self Service Belgium
Onderteken.nl Digital signature (PAWW) Used for signing documents in PAWW environment The Netherlands
Pointlogic Software for strategic personell planning embedded in Youforce Prognose
Talentsoft Cloud solution provider recruitment system Recruitment
Visma - Lumesse Cloud solution provider recruitment system Recruitment AWS region 
Vonq Job board integration with Youforce Recruitment Recruitment

Other

Supplier Service that is delivered Use in relation to Youforce  Location of processing 
PostNL Communicatie Services
Print and mail provider  Payroll and pensions (physical output)
The Netherlands

Download Raet in Control

Als Raet ‘in control’ is, bent u in control. Dit document laat u zien hoe Raet hier invulling aan geeft. 

Download