Bel ons op +31 33 45 06 506

Outsourcing PSA Vitalis: "Alleen met een deskundig partner die je vertrouwt en waar je een klik mee voelt."

Interview met

Vitalis WoonZorg Groep Marinka Vale
Manager SSC Huisvesting en Bedrijfsdiensten

Producten in deze case

  • Youforce
  • HR outsourcing

Case in het kort

In februari 2017 is Vitalis WoonZorg Groep haar personeels- en salarisadministratie gaan outsourcen bij Raet-BPO. In dit proces trekken Raet en Vitalis op als partners: ze hebben nauw contact en maken gebruik van elkaars kennis en sterkten.

Voor de Vitalis WoonZorg Groep was de belangrijkste reden om de salaris- en personeelsadministratie uit te besteden dat de afdeling PSA na een grote reorganisatieronde in 2015 niet meer in staat bleek aan de gevraagde dienstverlening te voldoen. Marinka Vale kwam zelf in september 2015 bij Vitalis: “Er waren te weinig mensen om alles op te pakken. Het systeem was net ingericht maar ondersteunde de managers niet voldoende. Er ontstonden achterstanden... Daarbij was het historisch zo gegroeid dat vanuit de organisatie allerlei vragen bij PSA werden neergelegd die daar eigenlijk niet hoorden. Hoezeer de medewerkers ook hun best deden, ze konden het nooit goed doen.

Begin 2016 hebben we geconcludeerd: hier moeten we mee stoppen, we gaan outsourcen. Bij een dergelijke stap ga je een langere termijn verbintenis aan met een dienstverlener. Wij zien dat als een partnership. Wij vinden samenwerken belangrijk. Dat doe je met een partij die je vertrouwt, die deskundig is en waar je een klik mee voelt. In mei 2016 zijn we een uitgebreid en intensief aanbestedingstraject ingegaan met de twee grootste aanbieders van HR Core en Youforce. Raet kwam daarbij iets beter uit de bus.

Stralende ogen

In onze keuze voor een partner waren onze medewerkers PSA van groot belang. Vanaf het begin was een absoluut baanbehoud onze inzet. We hebben het proces daarom ingestoken vanuit de Wet Overdracht van Onderneming en Raet heeft gehoor gegeven aan deze voorwaarde. Sinds februari jl. werken onze PSA-medewerkers op het Raet-kantoor in Sittard. Zowel de medewerkers als ik zijn daar heel blij mee. Er bestonden bij hen wel wat huiveringen vooraf, maar we hebben ze goed meegenomen in het proces en ze zijn bij Raet goed opgevangen en ingewerkt. Ondanks die huiveringen zitten onze medewerkers er nu heel goed bij! Als we elkaar nu zien, stralen hun ogen weer. Dat maakt me blij!

Wij zien outsourcen als een partnership

Eerst het systeem…

Nadat we de keuze hadden gemaakt voor Raet is er direct een projectteam samengesteld. Vitalis had al een projectgroep Youforce, die hebben we gecontinueerd en daar zijn Raet-mensen aan toegevoegd, met de projectleider en de deskundige op het gebied van Youforce-inrichting. Raet heeft eerst een transitieplan opgesteld waarin alle facetten van de overgang naar outsourcing aan bod kwamen, zogenaamde streams (stromen), denk aan de juridische stream, ICT, HR, administratieve organisatie en het transitieplan. Elke stream werd uitgewerkt in een stappenplan en een planning. En die hebben we doorlopen.

De voorwaarde om per 1 februari 2017 over te stappen was dat onze contractenstroom digitaal moest lopen. Dus we hebben eerst de basisinrichting Youforce verder geoptimaliseerd om hieraan te kunnen voldoen. Raet heeft er veel effort in gestoken om de eisen en wensen binnen zo kort mogelijke tijd te realiseren. Vlak voor de deadline hadden we de documentgenerator operationeel en kon de dienst VitalsWerkt! aan de slag met de werving en selectiemodule. Op 1 februari zijn we overgegaan.

…daarna processen optimaliseren

De aandacht voor de HR-processen is na de overdracht gestart. Er bleek een grote hoeveelheid processen binnen Vitalis opnieuw belegd te moeten worden. Natuurlijk hebben we zoveel mogelijk mensen uit de organisatie aangehaakt. De OR zat al vanaf het begin in de projectgroep Youforce. Verder zaten daarin afgevaardigde managers van iedere resultaat verantwoordelijke eenheid (RVE), P&O-ers, ICT, PSA en ikzelf. De manager van het Planburo is toegevoegd aan het projectteam om de processen van roosteren, vakantie, verlof en ORT meer naar het Planburo om te buigen. 

Dit bleek echter een enorme krachtinspanning voor Vitalis. Onze experts account- en personeelsbeheer hebben daar in de eerste maanden hard aan gewerkt. Maar, en dat hoort ook bij echt partnership, de Raet-deskundigen hebben ons in dat veranderproces waar mogelijk ruggensteun gegeven.

Taskforce

Naarmate het proces vorderde, is de aandacht bij het lijnmanagement geïntensiveerd. Om de cultuurverandering kracht bij te zetten, heeft de raad van bestuur een taskforce geplaatst op het project Youforce. Voor 1 augustus 2017 moeten alle managers makkelijk, snel en bijna foutloos met Youforce kunnen werken. We streven ernaar om dan Youforce en de aanpalende processen dan te hebben (her)ingericht. Management en medewerkers moeten bijvoorbeeld een nieuw contract binnen tien minuten kunnen indienen. De leden van de taskforce halen bij de RVE’s op waar de mensen tegenaanlopen en samen met Raet zorgen we dat we daarin – zowel in de systemen als in de organisatie – een volgende verbeterslag maken. Hierdoor wordt het draagvlak binnen Vitalis steeds groter.

Het hele proces is een continu samenspel. Raet heeft veel energie gestopt in het op orde krijgen van de inrichting van Youforce, maar ook in het onboarden van onze voormalige medewerkers PSA. Deze nieuwe manier van werken vraagt een cultuurverandering. Dat is een proces dat niet je niet zomaar realiseert en waar we nu nog steeds, onder begeleiding van Raet, hard aan werken. Gelukkig hebben de account-director bij Raet en ik korte lijnen, dat werkt erg prettig.

Raet heeft veel energie gestopt in de inrichting van Youforce en in de cultuurverandering bij Vitalis

Flinke slagen gemaakt

Als ik terugkijk hebben we flinke slagen gemaakt. De personeels- en salarisadministratie liggen volledig bij BPO in Sittard. Bij Vitalis doen we het account- en personeelsbeheer. Onze medewerkers kennen alle ins en outs van Vitalis en zijn constant in overleg met Raet-BPO. Maandelijks is er structureel overleg met Raet op meerdere niveaus: operationeel, maar ook tactisch strategisch. Daar waar nodig overleggen we ad hoc.

De outsourcing van de servicedesk PSA naar Raet hebben we bewust nog even in eigen hand gehouden. Ook hier lag de nadruk op het uitzuiveren van de vragen naar de juiste plek in de organisatie. Dat proces is nu achter de rug en de outsourcing van de servicedesk vindt per 15 juli 2017 plaats. 

Ondertussen gaan heel veel HR-processen automatisch, denk aan verlof- en meer- of minderuren (die kunnen via het rooster geautomatiseerd afgehandeld worden), muteren van gediplomeerde leerlingen van leerlingenschaal naar FWG-schaal (generieke functietabellen voor zorgpersoneel), handleidingen voor managers, automatische VOG-aanvragen et cetera. We hebben nu een actieve signalering en de standaardcontracten en -documenten zijn ingebouwd… Wat we verbeterd hebben loopt goed. Natuurlijk kunnen er altijd nog wat puntjes op de i gezet worden, maar daar ligt deels ook een verantwoordelijkheid bij de managers. 

Wensen

Natuurlijk hebben we ook nog meer wensen. Zo willen we het proces inhuur van artiesten, PNIL’ers en overige externen goed inregelen. Bovendien moet de data-uitwisseling tussen HR Core en My-Care nog worden geautomatiseerd. In het komend halfjaar wil ik gaan onderzoeken wat het voor Vitalis betekent om over te stappen naar HR Core Online. Maar ik wil eerst de effecten duidelijk hebben van deze overgang, ook voor onze andere systemen en applicaties. 

Conclusie

Wat we wilden bij het uitbesteden van onze PSA – geen leverancier maar een partner – hebben we gevonden. Er lag heel veel werk bij ons in de organisatie. Door het intensieve contact tussen Raet en Vitalis, op meerdere niveaus, kunnen we heel snel schakelen, ook in dit verbeteringstraject. We stellen samen prioriteiten aan de hand van de geluiden uit de organisatie. 

Meedenken, niet te hard willen lopen of alleen maar willen verkopen, dat is hoe Raet in het proces staat en dat geeft mij vertrouwen. Samen gaan we voor een langdurig goed product. Dat levert voor onze organisaties en onze medewerkers het allermeeste op.”

Samen gaan we voor een langdurig goed product. Dat levert voor onze organisaties en voor onze medewerkers het allermeeste op

 

Over Vitalis WoonZorg Groep

Vitalis maakt zich sterk om senioren te ondersteunen bij het behoud of verbeteren van de kwaliteit en de veiligheid van het dagelijks leven. Dit doen zij onder andere in vier verpleeghuizen, twee revalidatiecentra en ruim zestien wijklocaties in Eindhoven en één groot complex in Heerlen. Bij Vitalis werken ongeveer 2.400 werknemers, die samen met meer dan 1.250 vrijwilligers dagelijks ondersteuning bieden aan meer dan 4.700 ouderen. Voor de zorg en dienstverlening hanteert Vitalis géén winstoogmerk.

Lees meer over

Volg ons

Samen met de CHRO Community organiseerde wij op 14 juni een Round Table met 20 HR-directeuren. Zij bogen zich over… https://t.co/NFsPVd2DBm