Bel ons op +31 33 45 06 506
Klantverhaal

Gesprekkencyclus: het hart van je personeelsbeleid

Interview met

VGS Arno van Buuren
HR-adviseur
Wim Boogaard
Relatiebeheerder PSA / Applicatiebeheerder

Producten in deze case

  • Youforce Performance Management

Samenvatting

Voor hun dienstverlening richting scholen maakt VGS gebruik van de HR-cloudsoftware Youforce van Raet. Met deze innovatieve HR-software hebben medewerkers en schooldirecteuren de regie over hun eigen HR-zaken, waaronder de medewerkerontwikkeling. Arno: “Om regie te houden over de personeelsontwikkeling is Youforce Performance Management een heel goede tool.”

Eind januari 2018 ging de Vereniging voor Gereformeerd Schoolonderwijs (VGS) van start met de uitrol van Youforce Performance Management. Inmiddels zijn ze voor zo’n vijftien scholen uit het basisonderwijs aan het werk om de hele cyclus van startgesprek, functioneringsgesprek en waarderingsgesprek te digitaliseren. HR-adviseur Arno van Buuren: “VGS ziet graag dat scholen de juiste tools gebruiken. Een gesprekkencyclus hoort echt bij de persoonlijke ontwikkeling, het is het hart van je personeelsbeleid. Als je scholen daarin verder kunt helpen, mogen wij trots zijn!”

Over VGS

De VGS bestaat sinds 1921 en staat bekend als hét kennis- en dienstencentrum voor het christelijk en reformatorisch onderwijs in Nederland. Enerzijds is VGS een belangenvertegenwoordiger voor de aangesloten schoolbesturen, anderzijds adviseert en levert VGS administratieve diensten, en ontplooien ze activiteiten die dienen tot continuïteit en professionalisering van het christelijk en reformatorisch onderwijs. Landelijk bedient VGS circa 100 besturen (totaal ongeveer 170 scholen).  

"VGS ziet graag dat scholen de juiste tools gebruiken. Een gesprekkencyclus hoort echt bij de persoonlijke ontwikkeling, het is het hart van je personeelsbeleid. Als je scholen daarin verder kunt helpen, mogen wij trots zijn!"

Personeelsontwikkeling steeds meer op het vizier 

“Als wij de digitale gesprekkencyclus bij scholen introduceren, gebruiken we bijna nooit termen als ‘performancemanagement’ en ‘talentmanagement’”, zegt Arno. “Wij hebben het over een gesprekkencyclus of personeelsontwikkeling. Kleinere scholen vinden het vaak al een hele stap om met een gesprekkencyclus te starten, en een echt performancemanagementbeleid is dan vaak een brug te ver. Aansluiting zoeken bij de cultuur van een schoolorganisatie is essentieel.”

“Je ziet dat personeelsontwikkeling wel steeds belangrijker wordt omdat scholen in kader van onderwijskwaliteit / inspectie verplicht zijn om bekwaamheden op peil te houden.” “Maar ook ontwikkelingen zoals het schoolleidersregister en het mogelijk toekomstige lerarenregister sturen leerkrachten aan om hun competenties en vaardigheden te blijven ontwikkelen”, vult applicatie- en relatiebeheerder PSA Wim Boogaard aan. Wim: “Personeelsontwikkeling komt steeds meer in het vizier, we moeten het alleen soms aanwakkeren. Het gaat niet aan scholen voorbij, want de drang om te investeren in de kwaliteit van onderwijs en van medewerkers is er zeker.”

Alles in één omgeving

Arno: “Voor onze dienstverlening richting scholen maken we gebruik van de HR-cloudsoftware Youforce van Raet. Met deze innovatieve HR-software hebben medewerkers en schooldirecteuren de regie over hun eigen HR-zaken, waaronder de medewerkerontwikkeling. Om regie te houden over de personeelsontwikkeling is Youforce Performance Management een heel goede tool. De software wordt geheel door Raet ontwikkeld en onderhouden, en de inrichting kun je als onderwijsbureau heel flexibel zelf doen. Wij hadden – in het verleden al – de gesprekkencyclus op sommige scholen ingericht met verschillende formats, uiteraard met een beleidskader erachter. Dit maakt de gesprekkencyclus echt ‘VGS onderwijsproof’. Met deze tool kun je scholen naar een hoger plan tillen. Startgesprekken, functioneringsgesprekken en waarderingsgesprekken zijn heel eenvoudig te structureren en staan allemaal in één omgeving.”

Wim: “Maar leidinggevenden en medewerkers worden ook geholpen met het voeren van gesprekken. Want hoe voer je als leidinggevende nou een goed gesprek over zaken die niet lekker lopen? Hoe ga je om met een promotieverzoek? Of, hoe bereid je als medewerker een gesprek voor? Ook daar word je bij geadviseerd door onze HR-adviseurs. Daarnaast kun je in de software van Raet allerlei handige gesprekwijzers opnemen.”

Behoefte om te digitaliseren

“Je pakt gewoon je tablet of mobiel en zet je observaties direct in het systeem. Printen, scannen en documenten heen en weer sturen is niet meer nodig. Ook de digitale rechtsgeldige handtekening zorgt voor een efficiëntieslag.”

Arno: “Met de komst van de AVG is de noodzaak om veilig te digitaliseren alleen maar groter geworden. Men vindt het belangrijk dat personeelsgegevens zijn opgeslagen in een veilig systeem. Belangrijke papieren moeten niet rondzwerven of opgeslagen worden op een netwerk waar het hele personeelsbestand bij kan.” Wim: “Daarnaast zorgt digitalisering voor een betere workflow. Digitaal werk je veel sneller doordat je stappen uit het proces haalt. Neem bijvoorbeeld lesobservaties, iets wat op bijna iedere school gebeurt. Aantekeningen maak je niet meer met pen en papier, die je later nog eens moet verwerken. Je pakt gewoon je tablet of mobiel en zet je observaties direct in het systeem. Printen, scannen en documenten heen en weer sturen is niet meer nodig. Ook de digitale rechtsgeldige handtekening zorgt voor een efficiëntieslag.”

Houd het concreet

Arno: “Voordat we bij een school van start gaan, geven we eerst een demo van de tool. Hiervoor zitten we aan tafel met de schooldirecteur en vaak een teamleider. Horen we: ‘Dit ziet er goed uit, kunnen we eens inzoomen op onze eigen school?’ dan kijken we hoe ze nu hun gesprekkencyclus hebben opgezet. Waarom doen ze het zo, waar zijn ze tevreden over, wat vinden hun teamgenoten fijn en belangrijk, waar willen ze naar toe en wat willen ze extra? Concreet en schoolspecifiek, dat is steeds weer de doelstelling. Uiteraard nemen we ook de actualiteit mee, zo zijn standaard de herijkte bekwaamheidseisen opgenomen (vergelijkbaar met de oude bekende SBL-competenties). Met ‘resultaatgebieden’ kan nog een extra slag gemaakt worden. De meeste scholen werken daar nog niet mee, terwijl dat juist heel praktijkgericht is. Daar kun je medewerkers echt op beoordelen. Als scholen dat willen, voegen we die toe aan hun cyclus. De algemene vragen over het welbevinden en het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) kunnen we hier ook prima in kwijt. Vanuit de tool is heel veel aan te bieden, maar wij houden het graag concreet en bewust beperkt.”

Brons, zilver en goud

VGS heeft in samenwerking met een consultant van Raet drie inrichtingsvarianten opgezet voor de module Performance Management: brons, zilver en goud.  Arno: “De meeste scholen kiezen voor brons of zilver. Brons is een (standaard)variant waarmee je als school snel kunt starten. Er staan zo min mogelijk opties (zogenaamde tegels) aan, dat houdt het lekker overzichtelijk. Als medewerkers zich voorbereiden voor een gesprek, krijgen ze eerst een aantal algemene vragen, zoals: hoe zit je in je vel en hoe is je werk-privébalans? Dan volgen vragen gericht op talent en ontwikkeling, waar sta je nu en waar wil je over een aantal jaar staan? Vervolgens wordt er ingezoomd op competenties, wat moet je gaan ontwikkelen? Dan komen de resultaatgebieden en uiteindelijk krijgen ze een samenvatting waarin een aantal zaken geregistreerd staat. De tool is echt opgezet vanuit de talentontwikkelingsgedachten.”

Arno: “Een groot pluspunt voor leidinggevenden is dat alle gesprekken in de cyclus zijn vastgelegd. De gesprekken bouwen zich op als een soort logboek. Stel dat de onderwijsinspectie vragen stelt over de kwaliteit van het personeel, kun je heel eenvoudig rapporten uitdraaien met bijvoorbeeld de score van het medewerkersniveau. Je hebt als het ware meteen een vakbekwaamheidsdossier van de medewerker bij de hand.” Wim: “Als je inzicht hebt hoe medewerkers hun werk doen en wat hun ontwikkelpunten, ambities en talenten zijn, blijf je ook in control.”

“Straks zal al hun personeelsinformatie in één omgeving staan, Youforce. Oftewel, dan maken ze gebruik van één module voor al hun HR-aangelegenheden, die volledig compliant is aan de AVG.”

“Anders dan brons, kun je bij zilver aangeven wat je anders wil bij de inrichting - aan de hand van een menukaart geven we onze scholen aan welke aanpassingen mogelijk zijn. Deze variant heeft bijvoorbeeld een feedbackmodule, zoals 360 graden feedback en de mogelijkheid voor lesobservatie. Daarnaast kun je allerlei benamingen in de gesprekkencyclus naar voorkeur aanpassen. De gouden variant is geheel flexibel en een volledige maatwerkinrichting van de gehele gesprekkencyclus, inclusief de feedbackformulieren en rapportages.”

Eén module voor al je HR-aangelegenheden

Wim: “We hebben met verschillende scholen de eerste ervaringen opgedaan en die waren erg positief. Medewerkers vinden het een heel handig middel om zelf de regie te hebben over hun personeelsontwikkeling. Maar ook om hun gesprekken goed te structureren en om in control te blijven. We zijn nu druk bezig om voor vijftien scholen de digitale gesprekkencyclus in te richten zodat ze het nieuwe schooljaar van start kunnen gaan.” Arno: “Er gaan zeker nog scholen bijkomen, want dit is gewoon een goed instrument. Straks zal al hun personeelsinformatie in één omgeving staan, Youforce. Oftewel, dan maken ze gebruik van één module voor al hun HR-aangelegenheden, die volledig compliant is aan de AVG.”

Volg ons

"Wij zien graag dat scholen de juiste tools gebruiken. Een gesprekkencyclus hoort bij de persoonlijke ontwikkeling,… https://t.co/RIgj1KbFXO