Bel ons op +31 88 23 02 300

Raet en Patyna doen het 'mei elkoar'

Interview met

Patyna Laura Sol
Hoofd P&O
Anneleen van Dijken
Projectmedewerker P&O

Producten in deze case

  • HR Core online

Case in het kort

Laura Sol, hoofd P&O en Anneleen van Dijken, projectmedewerker P&O van Patyna vertellen over de uitdagingen en ambities van de organisatie en haar medewerkers in Zuidwest Friesland en hoe slimme IT-processen hen daarbij helpen.

Patyna is een gespecialiseerde organisatie voor ouderenzorg in Friesland en op 1 januari 2016 ontstaan uit de fusie tussen Zorggroep Tellens en Plantein. Laura Sol, hoofd P&O en Anneleen van Dijken, projectmedewerker P&O vertellen over de uitdagingen en ambities van de organisatie en haar medewerkers in Zuidwest Friesland. Bij alle gemaakte keuzes staan de cliënten en medewerkers centraal.

Laura Sol: “Ik ben ruim twee jaar geleden als kwartiermaker P&O voor de fusie aangesteld. De fusie is tot stand gekomen omdat beide partijen elkaar goed aanvullen met hun zorgaanbod maar vooral door de gezamenlijke ambitie een breed pallet aan ouderenzorg te bieden in de steden en dorpen in de regio. Een vertrouwd gezicht in de buurt.

Mei elkoar

De organisatie wil maximaal waarde toevoegen aan het leven van haar cliënten. We hebben wonen, welzijn, zorg en behandeling dusdanig ingericht dat cliënten zo lang mogelijk de regie houden over hun leven. Wij willen midden in de samenleving staan en werken daarom veel samen met anderen, zoals familieleden, vrijwilligers, het dorp of de wijk, andere zorginstellingen, het onderwijs en lokale ondernemers. De kracht zin in samenwerken, wij doen het ‘mei elkoar’.

"De kracht zit in samenwerken, wij doen het ‘mei elkoar."

Slim en Plat

Wij hebben onze organisatie zo slim en plat mogelijk ingericht. Slim door gebruik te maken van innovatieve technologie voor zowel cliënten als medewerkers en plat door het stimuleren van eigen regie. Onze digitaliseringvraagstukken zijn daarom ook niet primair gericht op de efficiency van de administratie, maar op het ondersteunen van cliënten, zorgverleners en medewerkers.

Een slimme organisatie ontstaat niet vanzelf

Binnen onze afdeling P&O hebben wij een projectmedewerker aangesteld die gespecialiseerd is in verandermanagement en zich op dit moment vooral bezig houdt met het digitaliseren van onze personele processen."

Anneleen van Dijken vervolgt. “We werken momenteel hard om de hele personeelsadministratie te digitaliseren. Thuis handel je ook je zaken af via de tablet of smartphone dus waarom zou je dat op het werk niet doen. We werken sinds april van dit jaar met Self Service en de meeste medewerkers krijgen de salarisstrook inmiddels ook digitaal via Youforce. Onze organisatie telt zo’n 2.700 medewerkers verdeeld over dertig locaties, een thuiszorgorganisatie, een dienstencentrum met behandelaren en een ondersteunend servicebureau. Het is dan prettig als medewerkers via de Saas-applicatie HR Core Online, altijd en overal toegang tot hun gegevens hebben, ook vanuit huis.

 ‘Thuis handel je zaken toch ook af via tablet of smartphone’

Digitaal HR-Portaal Youforce

Al onze medewerkers en leidinggevenden hebben sinds kort toegang tot Youforce, het digitale HR-portaal van Raet. Hierdoor zijn medewerkers direct betrokken bij de eigen personele administratie. In de portal passen zij persoonsgegevens aan, dienen declaraties in en vragen verschillende soorten verlof aan. Onze wens is de personeelsdossiers open te stellen voor medewerkers en Self Service in de toekomst uit te breiden. Al onze processen rondom in- uit- en doorstroom zijn gedigitaliseerd en worden in gang gezet door leidinggevenden. Daarnaast worden leidinggevenden ondersteund door Raet Verzuim Management bij verzuimcasuïstiek. Afstemming en verslaglegging wordt vanuit Verzuim Management geïnitieerd.”

Leren en ontwikkelen in een Saas-omgeving

Laura vervolgt. “Wij stimuleren eigen regie bij persoonlijke ontwikkeling. Periodiek moeten zorgmedewerkers aantonen dat zij nog steeds bevoegd en bekwaam zijn en wij als organisatie verantwoording afleggen aan zorgverzekeringen en inkoop over voldoende gekwalificeerd personeel te beschikken. Wij toetsen geregeld de bevoegd- en  bekwaamheden en faciliteren medewerkers bij hun registratie in het kwaliteitsregister. Wij hebben ook behoefte aan een leermanagementsysteem dat via Saas (Software as a Service) altijd en overal beschikbaar is, ons hierbij slim kan ondersteunen. Wij willen medewerkers actief verantwoordelijk maken voor hun eigen portfolio. En dan gaat het niet alleen om registreren maar ook om het leren zelf. Dat laatste gebeurt nu vooral klassikaal maar door e-learning kunnen we enorm veel tijd winnen die beschikbaar komt voor onze cliënten. Wij zien e-learning vooral als praktische oplossing voor de voorbereiding op toetsing in praktijksituaties.

Uitbesteden van beheer en onderhoud

Digitalisering helpt ons bij het efficiënter inrichten van processen, maar tegelijkertijd willen we onze afdeling IT niet belasten met het beheer en onderhoud. Daarom hebben wij binnen onze  IT-infrastructuur gekozen voor Saas-applicaties. Zo zijn we ook een stuk minder kwetsbaar als een systeem uitvalt. Data-security blijft wel een belangrijk aandachtspunt, zeker in de zorg. Aan IT-organisaties zoals Raet worden strenge eisen gesteld. Als opdrachtgever toetsen wij of wordt voldaan aan de verschillende certificeringen”, aldus Anneleen van Dijken.

‘Data maakt ons aan de ene kant kwetsbaar maar hierin schuilt ook de grote kracht van HR’

Meten = Weten

Anneleen vervolgt. “Data maakt ons aan de ene kant kwetsbaar maar hierin schuilt ook de grote kracht van HR. Meten is immers weten. In Youforce staan standaardrapporten en met Report Builder hebben we eigen rapporten gemaakt over bijvoorbeeld verzuim en verloop. Al deze rapporten zijn door leidinggevenden laagdrempelig te benaderen. Maar we willen nog wel een stapje verder gaan en de personele inzet strategischer regelen. We proberen steeds meer uit de waan van de dag te stappen en ook op lange termijn beter in te spelen op de cliëntvraag. Voor Patyna betekent dat een andere manier van werken waarbij dienstenpatronen geoptimaliseerd worden en gestuurd door cliëntvraag en toekomstige personele mutaties. In Youforce vinden we veel informatie die hierbij helpt zoals inzicht in door- en uitstroom, kennis- en vaardigheden, verzuim, leeftijdsopbouw, enzovoort. Saas-applicaties zoals Youforce maken ook het uitwisselen van gegevens makkelijker waardoor we beter op de toekomst kunnen anticiperen.”

‘Saas-applicaties helpen ons bij het ontzorgen van beheer en onderhoud van systemen, maar ook door het gemak van kennisdelen en samenwerken met derden’ 

Concluderend stelt Laura Sol: “Saas-applicaties helpen ons bij het ontzorgen van beheer en onderhoud van systemen, maar ook door het gemak van kennisdelen en samenwerken met derden. Binnen het personeelsadminstratiesysteem verwachten we dat Saas een enorme boost gaat geven aan e-learning en het vergroten van onze compliance door systemen slim met elkaar te laten communiceren. Maar misschien zit de echte uitdaging wel in duurzame inzetbaarheid; hoe zorgen we ervoor dat de systemen ons helpen aan informatie om medewerkers gezond en tegelijkertijd geboeid en betrokken te houden. Als Saas ons daarbij kan helpen maken we echt stappen naar een toekomstbestendige organisatie.”

Volg ons

Vacaturesites winnen het nog steeds van social media in de zoektocht naar een nieuwe baan. 37% van de medewerkers r… https://t.co/8b2md4AAqu