Bel ons op +31 88 23 02 300
Klantverhaal

Panta Rhei focust maximaal op goed onderwijs, OHM en Raet doen de rest

Stichting Panta Rhei beheert 16 basisscholen in Leidschendam-Voorburg, Den Haag, Voorschoten en Oegstgeest. De stichting telt ruim 5.000 leerlingen en 400 personeelsleden. Sinds 2015 heeft Panta Rhei de HR- en salarisadministratie uitbesteed aan Onderwijsbureau Hollands Midden (OHM). Hierbij wordt gebruik gemaakt van Youforce, de HR-cloudsoftware van Raet. Voorzitter College van Bestuur van Panta Rhei, Harry van de Kant en directeur van OHM, John de Leeuw, vertellen hoe de dienstverlening van OHM en de software van Raet bijdragen aan de ambitie en doelstellingen van Panta Rhei.

Focus op goed onderwijs

Harry van de Kant: “Goed onderwijs heeft onze maximale focus. Werkzaamheden die niet tot de kernactiviteiten van ons schoolbestuur behoren, besteden we uit. Denk hierbij aan de HR-en salarisadministratie maar ook de financiële administratie. We zijn te klein om alles zelf uit te voeren en hebben alleen een paar specialisten in dienst voor advies. Wij werken daarom graag met een onderwijsbureau. Zo weten we zeker dat alle specifieke kennis over wet-en regelgeving en de software is geborgd en zijn we minder kwetsbaar bij ziekte en uitval. We hadden HR en Finance al uitbesteed aan een onderwijsbureau – OSG-Metrium – maar toen deze dienstverlener failliet ging, moesten we op zoek naar een nieuwe partner. Na een kort maar gedegen selectietraject kozen we voor OHM.

"Wij werken daarom graag met een onderwijsbureau. Zo weten we zeker dat alle specifieke kennis over wet-en regelgeving en de software is geborgd en zijn we minder kwetsbaar bij ziekte en uitval."

Van de Kant geeft aan dat de prijs-kwaliteitverhouding het belangrijkste criterium in het selectietraject was. “OHM liet tijdens het selectietraject de beste indruk achter. Ze bieden een zeer uitgebreide dienstverlening en werken met innovatieve software. Het onderwijsbureau bestaat sinds 1922 en heeft in haar bijna 100-jarig bestaan een uitstekende reputatie opgebouwd. De medewerkers van OHM beschikken over ontzettend veel kennis en denken goed mee. Heel prettig is ook dat OHM een goed netwerk heeft in de onderwijswereld, onder meer met AVS.

Betrouwbare HR-software

Met de keuze voor OHM ging Panta Rhei ook werken met de HR-software van Raet. Van de Kant is vooral enthousiast over de gebruiksvriendelijkheid en de mogelijkheid om eenvoudig data uit het HR-systeem te halen. “Youforce van Raet is een compleet e-HRM pakket waar onze leidinggevenden graag mee werken. Ze ervaren de software als een krachtige steun in de rug bij hun dagelijkse werkzaamheden. De software helpt bij het verminderen van administratieve lasten voor leidinggevenden. Maar leidinggevenden kunnen met selfservice ook zelf uren-en aanstellingswijzigingen of een tijdelijke uitbreiding doorgeven.

John de Leeuw, directeur van OHM: “Wij vinden het prettig om met de software van Raet te werken. We maken gebruik van slimme workflows die ervoor zorgen dat alle mutaties zo efficiënt mogelijk volgens de gemaakte afspraken worden verwerkt. Een aantal dagen voor de salarisverwerking controleren wij of alles klopt. Vervolgens wordt volledig automatisch een betaalbestand aangemaakt en vindt de uitbetaling van de salarissen plaats. Omdat wij ook de financiële administratie van Panta Rhei doen, hebben ook zicht op de voorschotbetalingen van het ministerie van OCW aan het bestuur.

“Wij vinden het prettig om met de software van Raet te werken. We maken gebruik van slimme workflows die ervoor zorgen dat alle mutaties zo efficiënt mogelijk volgens de gemaakte afspraken worden verwerkt."

Daarnaast zorgt OHM ervoor dat de journaalposten kloppen en de managementinformatie wordt bijgewerkt. Van de Kant: “Halverwege de maand krijgen de schooldirecteuren een geactualiseerde set managementinformatie van euro’s tot fte’s. Daarnaast hebben zij online inzicht in belangrijke kengetallen als verzuim, de functiemix en de uitnutting van de Werkkostenregeling. De Leeuw vult aan: “De data uit de personeels- en salarisadministratie van Raet worden door OHM gepresenteerd in heldere rapportages. De scholen van Panta Rhei kunnen deze ook aanpassen of hun eigen rapportages bouwen. Rapportages kunnen ook worden uitgebreid worden met financiële gegevens of informatie uit externe bronnen zoals leerlingprognoses en leerlinggroei bij andere scholen in de regio. Daarnaast bieden we een formatie- en begrotingstool die gebruik maakt van de data uit de Raet-software. Met deze tool kan Panta Rhei prognoses maken over een tijdspanne van vijf jaar. Een directeur die weet dat iemand over twee jaar minder wil gaan werken, kan dit doorrekenen. Ontstaat er bijvoorbeeld een vacature en welke inschaling hoort hierbij? Je kunt spelen met de loonkosten en weet zo precies waar je aan toe bent.

In beweging blijven

Van de Kant: “Zoals onze naam al aangeeft zijn wij voortdurend in beweging. De komende jaren blijven we werken aan een professionele organisatie waarin de ontwikkeling van onze leerkrachten, jong en oud centraal staat. We gaan samen met OHM kijken naar het digitaliseren van de gesprekscyclus en het werving-en selectieproces. Een mooie ontwikkeling waardoor het aantrekken en ontwikkelen van talent nog meer aandacht krijgt. Verder willen we het onze medewerkers vooral makkelijker maken, of het nou gaat om een aanstellingsprocedure of een declaratie. De medewerkers van OHM en de software van Raet helpen hierbij. Onze medewerkers krijgen zo de handen vrij om al hun energie te steken in goed onderwijs voor al onze leerlingen. Want daar draait het echt om bij Panta Rhei.

Interview met

Panta Rhei Harry van de Kant
Voorzitter College van Bestuur Panta Rhei
John de Leeuw
Directeur OHM

Producten in deze case

  • HR Core
  • HR Self Service
  • HR Outsourcing

Samenvatting

Stichting Panta Rhei heeft sinds 2015 de HR- en salarisadministratie uitbesteed aan Onderwijsbureau Hollands Midden (OHM). Hierbij wordt gebruik gemaakt van Youforce, de HR-cloudsoftware van Raet. De onderwijsinstelling ervaart de software als een krachtige steun in de rug bij de dagelijkse werkzaamheden. Met hulp van OHM worden steeds meer processen gedigitaliseerd en krijgt Panta Rhei de handen vrij voor maximale focus op goed onderwijs.

Volg ons

Visma heeft een overeenkomst getekend om voor minstens 5 jaar de titelsponsor te worden van de Nederlandse schaats-… https://t.co/BxLg34y1Qc