Bel ons op +31 88 23 02 300
Klantverhaal

Wij plaatsen percentages in perspectief voor onze schoolbesturen

Interview met

Onderwijsbureau Meppel Geert Boltjes
Adjunct Directeur

Thema in deze case

  • People analytics

Case in het kort

Onderwijsbureau Meppel voorziet aangesloten onderwijsorganisaties van people analytics.Door de enorme hoeveelheid data die beschikbaar kwam, is de dienstverlening verschoven van administratie- en beheerstaken naar analyse en advisering.

Al meer dan dertig jaar verzorgt het Onderwijsbureau Meppel (OBM) administratie- en beheerstaken voor organisaties in het primair en voortgezet onderwijs. De hoeveelheid data die daardoor beschikbaar kwam, leidde ertoe dat de dienstverlening opschoof naar analyse en advisering. Directeur Geert Boltjes: “Niet iedereen heeft geleerd om verzuimcijfers te lezen. Daar ligt een mooie taak voor ons.” 

In 2013 werd Onderwijsbureau Meppel een coöperatieve vereniging. Geert Boltjes “We werken voor 60 schoolbesturen, 525 scholen, 12 samenwerkingsverbanden en 5 instellingen voor kinderopvang. 96 procent van de aangesloten schoolbesturen zijn ook lid van de vereniging. Zij bepalen met elkaar en met ons hoe wij vorm geven aan de dienstverlening en denken actief mee welke tools we gaan (door)ontwikkelen.

Voor en met de schoolbesturen

Als coöperatieve vereniging hebben we natuurlijk een algemene ledenvergadering waarin alle besturen bij elkaar komen, maar daarnaast organiseren we vijf keer per jaar het zgn. Fredeshiem-overleg (naar het conferentieoord waar we vroeger vergaderden omdat ons pand daarvoor te klein was) met alle bestuurders. Daar worden specialisten uitgenodigd, zoals de PO-raad, netwerkbijeenkomsten gehouden, nieuwe ontwikkelingen doorgesproken. Input komt van twee kanten, zowel van ons als van onze besturen. Daarnaast hebben we een aantal werkgroepen (HRM, planning & control) waarin besturen participeren. Zo houden we het contact met elkaar en de lijnen kort. 

“Onze leden bepalen met ons hoe wij vormgeven aan de dienstverlening en denken actief mee welke tools we gaan (door)ontwikkelen.”

Wat leeft er?

Als het gaat om het gebruik van data, zie je dat schoolbesturen nog vaak werken met de standaardgegevens: verzuimcijfers, percentages man-vrouw, leeftijdsopbouw... In de HRM-werkgroep vragen we steeds met welke vraagstukken besturen bezig zijn, zodat we hen daarin kunnen ondersteunen met de data die er zijn. Er is zoveel beschikbaar: kwaliteitsonderzoeken, leerlingengegevens, eindtoetsscores, verwijzingscijfers naar het voortgezet onderwijs vanuit het primair onderwijs... Maar je merkt dat op dit moment alle focus ligt bij het vinden en behouden van goed personeel.

“We willen van HR horen met welke vraagstukken schoolbesturen bezig zijn.”

Wij zijn ooit begonnen met het ontsluiten van financiële en personele data. De invoering van de lumpsum vroeg om andere, direct beschikbare informatie om een organisatie goed te kunnen sturen. ‘Personeel’ ging in eerste instantie om de inzet en de kosten, maar al snel kwam daar verzuim bij. Wij ontwikkelden dashboards waarin de cijfers per school of bestuur zichtbaar zijn: zoals verzuimfrequenties en ziekteverzuimpercentages, percentage nulverzuim, en alles in relatie met leeftijd en/of functiecategorie. Samen met onze partner Infotopics ontsluiten we daarnaast data uit allerlei bronnen en brengen die bij elkaar in goed leesbare dashboards en rapportages. 

In perspectief plaatsen

Je ziet dat besturen vaak sturen op percentages, maar een verzuimpercentage zegt eigenlijk helemaal niets. Dat leg ik vaak uit: als je een kleine organisatie hebt en één langdurig zieke, dan heb je al snel een hoog verzuimpercentage, terwijl dat helemaal niets zegt over het verzuimgedrag binnen de organisatie. Als de ziekmeldingsfrequentie een half is en er sprake van een percentage nulverzuim van tachtig procent, dan heb je een heel gezonde organisatie. Je hebt alleen één langdurig zieke, en dat kan om allerlei redenen zijn. 

De HR-professionals weten dat wel, maar directeuren schrikken vaak als ze een ziekteverzuimpercentage horen. ‘O dat is hoog,’ zeggen ze dan. Niet iedereen heeft geleerd om verzuimcijfers te lezen. Daarom brengen wij de relevante informatie rondom verzuimgedrag bij elkaar om het in het juiste perspectief voor ze te plaatsten. Daar ligt een mooie taak voor ons.
Op dit thema zijn we alweer aan het door ontwikkelen. Want er ontstaan allerlei vragen. Is er een relatie te leggen tussen – ik noem maar wat – ziekteverzuimcijfers en eindtoetsgegevens? Als verzuimcijfers hoog zijn, heeft dat dan gevolgen voor de eindtoetscijfers? Of voor de ontwikkeling van het leerlingaantal? Zie je dan een daling? En zo kunnen we er nog wel een paar noemen. We merken wel dat we redelijk uniek zijn met dit soort analyses.

Tooling is niet het probleem…

Uit de HR Benchmark 2019 blijkt dat tooling niet meer de eerste drempel is voor organisaties om te beginnen met people analytics, dat herken ik wel. Cijfers zijn beschikbaar, maar er iets mee doen is een tweede. Wij merken echter wel dat ons overzichtelijke dashboards net dat laatste duwtje kunnen geven aan schoolbesturen om met onze people analytics te gaan werken. Wij laten onze besturen zien dat cijfers kunnen helpen om beslissingen te nemen. Denk aan een leeftijdsbewust personeelsbeleid, inzicht in competenties, zijn er factoren te ontdekken die van invloed zijn op de kwaliteit van het onderwijs of van de uitstroom van leerlingen? 

Je ziet dat organisaties verschillend met people analytics omgaan. Grote schoolbesturen beleggen het vaak bij de HR-professionals. Maar bij kleinere schoolbesturen komt het gebruik van het managementinformatiesysteem bij het managementteam of bestuur terecht. De uitdaging voor ons is om zowel de HR-medewerkers als de besturen van bruikbare informatie en advies te voorzien.

“Hoe kun je de relatie leggen tussen – ik noem maar wat – ziekteverzuimcijfers en eindtoetsgegevens?”

…wel de hoeveelheid werk

Voor een individueel bestuur is de aanschaf van goede tools kostbaar. En dan heb je het nog niet eens over de mensen die weten hoe ze data moeten ontsluiten en daar vervolgens de goede dingen mee doen. Ik kan me voorstellen dat de tijd en geld die het kost een drempel kan zijn om te beginnen met people analytics. 

Mogelijkheden

Maar de mogelijkheden die je ermee krijgt… Wij presenteren de gegevens die schoolbesturen en directeuren willen zien via ons managementinformatiesysteem Tobias. Daaraan gekoppeld hebben we een online meerjarenbegrotingstool ontwikkeld, waarin alles bij elkaar komt: personeel, materieel, financieel en huisvesting. Zo kun je ook allerlei what-if scenario’s formuleren uitgaande van verschillende ontwikkelingen van leerlingaantallen, in personele inzet, heb je diverse allocatiemogelijkheden etc.

Je kunt bijvoorbeeld naar de ontwikkeling van het leerlingaantal kijken: wat verwacht ik de komende jaren ten aanzien van de aantallen leerlingen op onze school en hoe verhoudt zich dat tot ons personeelsbestand? Hoe zit het met de medewerkersgroep die gaat uitstromen vanwege hun leeftijd? Informatie die je kunt gebruiken voor je strategische planning: jonge docenten die er op basis van het last-in-first-out principe nu uit zouden moeten omdat je te maken hebt met een beetje krimp, kun je over twee jaar hard nodig hebben. Dan kan je als bestuur beter nu het gesprek met die oudere leraar aangaan, die er over een paar jaar uit zou moeten. Kijken of die niet iets eerder kan stoppen, zodat je die jongere docent in dienst kunt houden. Met people analytics verbeter je de kwaliteit van je school op de langere termijn. 

Ontwikkeling OBM

Wij willen onze schoolbesturen hierin zoveel mogelijk faciliteren. Dus is het niet zo gek dat de administratieve taak waarmee we ooit zijn begonnen, meer en meer verschuift naar een adviserende taak. Zeker nu de administraties grotendeels geautomatiseerd zijn, neemt bij ons het aantal mensen in adviserende en analyserende functies toe. 

Doorontwikkeling

Daarnaast zijn we voortdurend bezig om onze dienstverlening te optimaliseren. We ontwikkelen nieuwe rapportages, analyses en dashboards. En altijd samen met het veld. Dáár leeft de behoefte en daar spelen wij op in. Maar natuurlijk hebben wij zelf ook allerlei ideeën, die houden we dan weer tegen de bestuurders en werkgroepen aan.

We merken bijvoorbeeld dat mensen het vervelend vinden om actief op zoek te moeten gaan, te moeten doorklikken om ergens informatie te vinden. Ze hebben het liever gepresenteerd en het liefst nog op het moment dat ze er behoefte aan hebben, het zogenoemde ’pushen’ van informatie. We zijn nu bezig om na te denken hoe we dat goed op elkaar zouden kunnen afstemmen… Wat zou dat mooi zijn als we dat bereiken."

 
HR Benchmark, Visma Raet, people analytics

Informatieverzameling: Hoe ver mag de werkgever gaan?

69% van de bestuurders en 66% van de HR-professionals willen zoveel mogelijk informatie over medewerkers uit de beschikbare data halen. 75% van de medewerkers wil persoonlijke data, zoals partner- en kindgegevens, niet met de werkgever delen. Lees de resultaten van dit HR-thema uit de HR Benchmark 2019 van Visma | Raet. BEKIJK RESULTATEN HR BENCHMARK 2019 VAN VISMA | RAET