Bel ons op +31 88 23 02 300
Klantverhaal

HR-software in de cloud: altijd en overal kunnen werken 

Interview met

Jarabee Roberto Oremus
Directeur bedrijfsvoering
Reyhan Altintas
Applicatiebeheerder

Producten in deze case

  • HR Core (online)

Samenvatting

De Twentse Jeugdhulporganisatie Jarabee heeft een aantal jaar geleden de strategische keuze gemaakt om IT zoveel mogelijk uit te besteden, onder andere met software in de cloud. In 2017 is de overstap gemaakt van HR Core in eigen beheer naar HR Core online om zo efficiënter te kunnen werken.

Jeugdhulporganisatie Jarabee uit Hengelo heeft in 2017 de overstap gemaakt van HR Core in eigen beheer naar HR Core online. Roberto Oremus, directeur bedrijfsvoering en Reyhan Altintas, applicatiebeheerder, vertellen hoe ze hun visie op uitbesteden hebben doorvertaald naar een IT-landschap waarmee ze hun medewerkers en hulpverleners optimaal ondersteunen om altijd en overal te kunnen werken.

Noodzaak om efficiënter te werken

 Roberto Oremus: “In de jeugdzorg zien we een verschuiving van dure 24-uurs zorg naar meer ambulantisering. Tijdens de crisis van een jaar of 10 geleden werd duidelijk dat er iets moest veranderen in de sector, de zorg was te duur geworden. Ook het overhevelen van de jeugdzorg van het Rijk naar de gemeenten en de korting die daarbij is toegepast, hebben bijgedragen aan de noodzaak om anders te gaan werken. Ook nu is de jeugdzorg nog veel in het nieuws. In Nederland hebben 450.000 kinderen met jeugdhulp te maken en als sector hebben we de opgave om daar zo goed mogelijk invulling aan te geven.

De toenemende ambulantisering waarbij onze jeugdzorgmedewerkers meer zorg aan huis leveren, heeft een grote invloed op onze manier van werken gehad. En als je het hebt over samenwerken, dan is ketendenken, waarbij allerlei hulporganisaties en scholen goed met elkaar samenwerken, een ongelofelijk belangrijk uitgangspunt van ons werk geworden. De behoefte om informatie makkelijk op te vragen en direct te kunnen verwerken, ook bij gezinnen thuis, werd steeds groter. We noemden dat ‘de keukentafel tenzij’. De IT-afdeling moest deze veranderingen gaan faciliteren.

Reyhan Altintas - Jarabee

Uitbesteden als uitgangspunt

 In 2012 hebben we de visie ontwikkeld dat we altijd overal willen kunnen werken. We wilden dat onze medewerkers werkplekonafhankelijk konden werken, ook vanuit huis. Bij leveranciers zagen we in die tijd de trend naar SaaS (Software as a Service) opkomen. Applicaties in de cloud en het uitbesteden van beheer werd het uitgangspunt voor ons IT-landschap en de keuzes die we daarin zouden maken. Toen in die periode een aantal IT’ers de organisatie verlieten, was dat voor ons het moment om door te pakken.” 

Reyhan Altintas laat een overzicht van het IT-landschap zien en licht toe: “Ons hele landschap is cloud gebaseerd, op een paar applicaties na die nog niet ‘versaast’ zijn. Inmiddels hebben we geen IT-afdeling meer nodig bij Jarabee. Dat hebben we volledig uitbesteed.

Inmiddels hebben we geen IT-afdeling meer nodig bij Jarabee. Dat hebben we volledig uitbesteed

Het werkplekbeheer huren we in en al het andere wordt door leveranciers geleverd. Wij hoeven ons nu niet meer druk te maken over software updates, database beheer of het volgen van Microsoft cursussen. Dat is pure tijdswinst. En we besparen op aanschaf en onderhoud van servers.  Bovendien is de continuïteit nu beter geborgd. Dat zit allemaal in de dienstverlening en daar hebben we een goede SLA op afgesproken.”

Keuze voor HR Core online snel gemaakt

Roberto: “Toen HR Core online beschikbaar kwam, hebben we daar niet lang over nagedacht. Dit paste binnen de transitie naar online. Wij waren een van de eersten binnen de zorg die overgingen. Voor organisaties die nog twijfelen, is het goed om te weten dat de overstap geen invloed heeft op het primaire proces, dus dat kan het bezwaar niet zijn. Hooguit de investering in tijd en geld. Zo’n transitie naar de cloud moet je over meerdere jaren spreiden, want het is onbetaalbaar als je dat snel moet doen.”

Toen HR Core online beschikbaar kwam, hebben we daar niet lang over nagedacht

Reyhan vertelt dat het project goed is verlopen: “In november 2017 zijn we overgegaan. Feitelijk was het een technisch project waar zorgmedewerkers niets van hebben gemerkt. HR Core (Beaufort) is immers gewoon HR Core gebleven.

De grootste verandering was dat we geen gebruik meer konden maken van de oude rapportagetool. De overgang naar Microsoft Report Builder was een omschakeling. De collega’s moesten wennen aan een nieuwe rapportagetool en de nieuwe rapportages.  Als onderdeel van het project werd een set aan standaard rapportages meegeleverd. Dat was prima. Daarnaast hebben we gebruik gemaakt van de mogelijkheid om 10 rapportages om te laten bouwen. We hebben scholing gehad zodat we zelf rapportages konden maken. Uiteindelijk is het ook een kwestie van gewoon doen.”

Roberto Oremus - Jarabee

Waar kan het nog slimmer en beter?

 De optimalisatie van processen is bewust buiten de scope van het project gehouden. Reyhan: “Je moet keuzes maken. We wilden graag snel over en hebben daarom de selfserviceprocessen 1 op 1 hetzelfde gehouden. Vorig jaar was een druk jaar met het vernieuwen en optimaliseren van het IT-landschap. Voor dit jaar hebben gezegd, laat het in 2019 maar landen allemaal en daarna gaan wel aan de slag met het optimaliseren van de HR-processen.” Roberto vult aan: “En aansluiten op wat leveranciers allemaal aanbieden. Wij overzien ook niet alles. Waar kan het nog beter en slimmer? We willen het gesprek aangaan. En dan kijken we hoe we onze medewerkers nog beter kunnen faciliteren.

Meer efficiency in het werk

Online moet geen doel op zich zijn. De vraag is, hoe laten we IT maximaal ondersteunend zijn met alle verandering om ons heen? Dat is leidend in keuzes. En daar hoort het altijd en overal kunnen werken ook gewoon bij. Het is een 7x24 uurs maatschappij geworden. Medewerkers hoeven niet 7x24 uur te werken, maar moeten ook niet afhankelijk zijn van IT.

De stap naar online heeft ons echt geholpen om meer efficiency in het werk te krijgen

De stap naar online heeft ons echt geholpen om meer efficiency in het werk te krijgen. Een paar jaar geleden waren de salarisstroken bijvoorbeeld nog papieren stroken en die werden in envelopjes uitgedeeld. Nu staat het gewoon digitaal klaar, in je eigen omgeving. We willen het medewerkers zo makkelijk mogelijk maken. Dan hebben we het over gebruiksgemak, maar ook over eigen regie voeren. Zo hebben onze medewerkers een eigen opleidingsbudget voor de Jarabee Academie en moeten ze zelf hun onkosten declareren via het Youforce portaal. Leg zo veel mogelijk bij medewerkers zelf neer. Wij denken dat medewerkers zich door deze manier van werken veel serieuzer genomen voelen.

Laat medewerkers doen waar ze goed in zijn

Medewerkers hoeven nu niet meer na te denken waar ze hun informatie vandaan halen. En dat geeft rust.

Medewerkers willen graag doen waar ze goed in zijn. Ze hebben gekozen om in de jeugdhulpverlening te werken en kinderen te helpen. Ze willen niet de hele dag registreren. Veel hulpverleners hebben helemaal geen affiniteit met IT. De werkdruk in de jeugdzorg is hoog. Daarbij heb je te maken met allerlei administratieve druk en met slimme IT willen we dat zoveel mogelijk wegnemen. Informatie moet daarom goed, toegankelijk en betrouwbaar zijn. Cloud applicaties maken dat mogelijk. Medewerkers hoeven nu niet meer na te denken waar ze hun informatie vandaan halen. En dat geeft rust.

Over Jarabee 

Jeugdhulporganisatie Jarabee biedt kinderen, jongeren en gezinnen gespecialiseerde ondersteuning bij opgroeien en opvoeden. Met 300 betrokken jeugdzorgprofessionals, 700 pleeggezinnen en in samenwerking met andere organisaties zoals justitie, scholen en gemeenten, ondersteunt Jarabee jaarlijks 2.000 cliënten in de regio’s Twente, IJsselland en de Achterhoek.

Volg ons

ARTIS, het oudste dierenpark van Nederland, heeft gekozen voor het HR en Payroll systeem van HR-dienstverlener Vism… https://t.co/QT7h3x260v