Bel ons op +31 33 45 06 506

HR in de cloud: een must voor optimale samenwerking

HR in de cloud: een must voor optimale samenwerking

Case door

Sylvia ter Harmsel Sylvia ter Harmsel
Coördinator personeels- en salarisadministratie

Producten in deze case

  • HR Core
  • Reporting

Samenvatting

Gemeente Wierden heeft in 2012 haar HR Core systeem van het beheer in eigen huis volledig overgezet naar de cloud. Dit maakt samenwerken binnen de gemeente op alle fronten een stuk makkelijker.

Gemeente Wierden heeft in 2012 haar HR Core systeem van het beheer in eigen huis volledig overgezet naar de cloud. Sylvia ter Harmsel, coördinator personeels- en salarisadministratie bij gemeente Wierden geeft aan waarom besloten is om in de cloud te gaan werken en wat dit betekende voor de medewerkers van P&O, de IT-afdeling en de rest van de gemeente.

Online onmisbaar voor goede samenwerking

"Directe aanleiding voor de stap naar online was het samenwerkingsverband dat we in 2012 zijn aangegaan met de gemeente Rijssen-Holten. Als je vanuit een samenwerkingsverband de personeels- en salarisadministratie gaat uitvoeren voor meerdere organisaties, moet je goed nadenken over de toegankelijkheid van het systeem en de data. We vonden het belangrijk dat gegevens van de aangesloten gemeenten op locatie staan opgeslagen en eenvoudig toegankelijk zijn voor medewerkers. We wilden af van tokens en inloggen op systemen van meerdere organisaties om uiteindelijk toegang tot HR-gegevens te krijgen."

"We vonden het belangrijk dat gegevens van de aangesloten gemeenten op één locatie staan opgeslagen en eenvoudig toegankelijk zijn voor medewerkers."

Geruisloze overgang

"Van de overgang naar HR Core Online hebben we zelf weinig gemerkt. We werken nog steeds in de dezelfde omgeving en met dezelfde database. Op de achtergrond hebben de consultants van Raet wel veel werk verricht zodat wij konden blijven werken zoals we gewend waren. Samen met Raet hebben we een impactanalyse gemaakt om vast te stellen welke koppelingen en rapportages we veel gebruikten in de oude situatie toen het HR Core nog bij ons op de server draaide. Die rapportages zijn vervolgens ook aangemaakt in de online-omgeving."

"Onze IT-afdeling was in het begin wel wat huiverig. Ze maakten zich in eerste instantie zorgen over de beveiliging van gegevens maar door met elkaar in gesprek te blijven en uiteraard de wijze waarop Raet omgaat met compliancy en veiligheid, werd als snel duidelijk dat dit nergens voor nodig was. Sterker nog, doordat medewerkers niet meer inloggen op systemen van andere organisaties werden de beveiligingsrisico’s alleen maar kleiner."

Appels met appels vergelijken

Een belangrijk instrument om de impact van HR op de rest van de organisatie inzichtelijk te maken zijn de rapportages. Voor onze overgang naar HR Core Online werkten we met de rapportagetool Impromptu. Deze tool was prima om eenvoudige rapporten te draaien, maar je moest er wel veel draaien voor de informatie die je uiteindelijk nodig had. Daarnaast worden veel rapportages gebruikt door leidinggevenden. Die wil je meer bieden dan een simpel overzichtje of spreadsheet. In HR Core Online beschikken we over Report Builder van Microsoft die Raet standaard meelevert. Dit is een tool met veel meer mogelijkheden. In Report Builder zit een groot aantal standaard rapportages, variërend van eenvoudige verjaardaglijstjes tot meer uitgebreide rapportages over verzuim, formatie en bezetting. Daarnaast kun je uiteraard eigen rapportages samenstellen en deze online beschikbaar stellen aan de leidinggevenden.

"In Report Builder zit een groot aantal standaard rapportages, variërend van eenvoudige verjaardaglijstjes tot meer uitgebreide rapportages over verzuim, formatie en bezetting."

Bij de overgang naar HR Core Online zijn we heel kritisch gaan kijken naar de informatiebehoefte binnen de organisatie. Wij zijn in gesprek gegaan met de leidinggevenden over de informatie die zij nodig hebben. In deze gesprekken merk je dat er best veel verschil zit in de informatiebehoefte binnen de gemeente en natuurlijk is dat ook afhankelijk van wat er speelt op een afdeling. Uiteindelijk kom je tot een set rapportages voor iedereen in de organisatie. Leidinggevenden hoeven zo geen eigen rapporten meer te maken en op de HR-afdeling krijgen we een stuk minder vragen. Bovendien werkt iedereen nu met dezelfde brongegevens en vergelijken we eindelijk de appels met appels. Hierdoor zijn de effecten van HR nog beter te meten en zie je sneller welke afdelingen voorop lopen waar ruimte zit voor verbetering.

We gaan binnenkort een pilot starten met de Dashboard & Analyse tool die ook onderdeel uitmaakt van HR Core Online. Hiermee kan je leidinggevenden toegang geven tot de verschillende dashboards zoals Sociaal Jaarverslag, Verzuim en Bezetting. De dashboards tonen onder meer ziekteverzuim, aantal medewerkers en fte’s vanuit verschillende perspectieven, zoals leeftijd, geslacht of dienstjaren.

Cloud voorwaarde voor zelfvoorzienendheid medewerker

"Het werken met HR-software in de cloud maakt samenwerken op alle fronten een stuk makkelijker."

Het werken met HR-software in de cloud maakt samenwerken op alle fronten een stuk makkelijker. Medewerkers, managers maar ook HR-professionals verwachten vandaag de dag een e-HRM portal dat toegankelijk, intuitief en gebruiksvriendelijk is. Bovendien neemt het gebruik van mobiele devices zoals tablets en smartphones ook snel toe. Vooral leidinggevenden maar ook de medewerkers willen eenvoudig via een tablet toegang tot hun gegevens. Dus HR-software moet ook makkelijk op allerlei browsers werken en mobile responsive zijn. Het is mooi om te zien dat HR Core Online van Raet met alle nieuwe ontwikkelingen helemaal mee gaat met de tijd!"

Volg ons

"Wij zien graag dat scholen de juiste tools gebruiken. Een gesprekkencyclus hoort bij de persoonlijke ontwikkeling,… https://t.co/RIgj1KbFXO