Bel ons op +31 33 45 06 506
Klantverhaal

Meer flexibiliteit en overzicht in recruitmentproces gemeente Deventer en DOWR-organisatie met Raet Werving & Selectie

Interview met

Gemeente Deventer en DOWR-organisatie Joke van Schijndel
HR-adviseur gemeente Deventer
Andrea Hulstein
Medewerker personeelsadministratie SSC DOWR

Producten in deze case

  • Raet Werving & Selectie

Samenvatting

Gemeente Deventer en de DOWR-organisatie gebruiken Raet Werving en Selectie voor meer flexibiliteit en overzicht in hun recruitmentproces.

Gemeente Deventer vormt met gemeente Olst-Wijhe en gemeente Raalte de DOWR-organisatie. Het doel van deze samenwerking is hogere efficiency, betere dienstverlening en grotere slagkracht. Het Shared Service Center (SSC) voor de personeel- en salarisadministratie (PSA) is een onderdeel van deze samenwerking. De aangesloten gemeenten hebben net als de meeste werkgevers in Nederland te maken met een steeds krappere arbeidsmarkt en moeten steeds slagvaardiger worden in hun werving- en selectie beleid om nieuw talent succesvol te werven. Sinds vorig jaar zetten zij hierbij de module Werving & Selectie van Raet in om de juiste mensen aan te trekken. Joke van Schijndel, HR-adviseur bij gemeente Deventer en Andrea Hulstein, medewerker PSA bij de DOWR- organisatie vertellen over de lokale arbeidsmarkt, de wervingsmethoden van de gemeenten en de bijdrage van de Raet-software om uiteindelijk de juiste kandidaat aan te trekken.

Lokale arbeidsmarkt

Joke van Schijndel: “We zien het afgelopen jaar dat de arbeidsmarktmobiliteit sterk is toegenomen. Vooral voor bepaalde functiegroepen zoals ICT, projectmanagers en stedenbouwers is het voor ons lastig om snel de juiste mensen te vinden. Kleinere omliggende gemeenten hebben het vaak nog moeilijker. Om ons beter te wapenen op de arbeidsmarkt zitten we met twintig gemeenten in de Talentenregio, waarin we de arbeidsmobiliteit tussen vooral gemeenten in onze regio regelen en stimuleren. Dit is onze interne arbeidsmarkt.

In deze regio zien we dat kleinere gemeenten bij ons aankloppen voor functies die zij extern niet kunnen werven en andersom bieden wij en de gemeente Zwolle weer kansen aan medewerkers die vanuit de kleine gemeenten door willen groeien. Medewerkers van de aangesloten gemeenten kunnen laagdrempelig bij elkaar solliciteren op de vacatures die bij de Talentenregio zijn aangemeld. Verder hebben wij in samenwerking met het A&O-fonds Gemeenten een talentenpool ‘Deventer Doet’ opgericht waar wij als eerste projecten en vacatures plaatsen voor alleen medewerkers van de gemeente Deventer. Binnen ‘Deventer Doet’ pakken we het net iets anders aan en matchen we meer op talenten dan op functie-inhoud. We willen zo de mobiliteit verhogen en mensen laten doorstromen op basis van hun talent zonder dat ze direct beschikken over alle feitelijke kennis en harde functie-eisen.”

Employer branding

Joke vervolgt: “Employer branding wordt steeds belangrijker in het werving & selectieproces. Op onze website geven we wel aan wat voor soort mensen we zoeken maar we moeten dit ook uitstralen op onze andere kanalen, zoals de sociale media. De gemiddelde leeftijd bij gemeente Deventer bijvoorbeeld ligt rond de 49 jaar en we willen meer jongeren aantrekken. We zijn onder meer in gesprek met LinkedIn hoe we deze groep kunnen aanspreken maar je moet dit natuurlijk wel waarmaken als ze eenmaal in dienst zijn. Bovendien moet je op een krappe arbeidsmarkt steeds meer werven op specifieke talenten en vaardigheden. Het schaap met de vijf poten is niet te vinden.”

Nieuwe vacatures

In de software van Raet maken we een link naar een sollicitatieformulier die we opnemen in de vacaturetekst. Na verzending van dit formulier komen alle gegevens automatisch in Werving & Selectie terecht.

Joke: “Een nieuwe vacature wordt geïnitieerd door de lijnmanager in overleg met zijn directeur. Meestal omdat er te veel werk is of iemand vertrekt. In samenspraak met HR wordt vervolgens een vacature opgesteld. Ook de zwaarte van de functie bepaalt de lijnmanager maar hij moet natuurlijk wel rekening houden met het functiegebouw en de salarisschalen. Wij hanteren het uitgangspunt dat nieuwe medewerkers bij voorkeur midden in de schaal instromen zodat er ruimte is om verder te groeien. Vervolgens zetten wij de vacature uit binnen ‘Deventer Doet’ en daarna in de Talentenregio. Andrea Hulstein: Op dat moment gaat ook de Werving & Selectie-module van Raet een rol spelen. In de software van Raet maken we een link naar een sollicitatieformulier die we opnemen in de vacaturetekst bij openstelling op de website van onder meer de Talentenregio. In dit formulier vullen kandidaten de door ons gevraagde sollicitatiegegevens, waarbij ze onder meer aangeven of ze werken bij een van de Talentenregio-gemeenten. Na verzending van dit formulier komen alle gegevens automatisch in Werving & Selectie terecht, waar de geautoriseerde leden van de selectiecommissie deze kunnen beoordelen op geschiktheid voor de functie.

Wervingskanalen

Andrea vervolgt: “We werven in eerste instantie via de website van de Talentenregio en indien nodig later via onze eigen website en eventueel overige externe kanalen. En voor tijdelijke functies maken we ook gebruik van de inhuurdesk. Dit is een extern kanaal dat we met de andere gemeenten van de Talentenregio hebben aanbesteed. Maar ook social media worden steeds belangrijker. We delen vacatures via LinkedIn, Facebook en Twitter. Via deze sociale media kunnen sollicitanten reageren en het sollicitatieformulier benaderen, zodat uiteindelijk alle kandidaten in Raet Werving en Selectie belanden. Verder gebruiken we bij de gemeente Deventer ook kanalen zoals ‘Binnenlands Bestuur’ en ‘Werken bij de overheid.”

Sollicitatieprocedure

Andrea: “Wij werken met compacte sollicitatieformulieren om het de kandidaat zo makkelijk mogelijk te maken. In de toekomst willen we nog een stap verder gaan met de social media integratie in de software van Raet. Met deze functionaliteit laden kandidaten gegevens uit bijvoorbeeld hun LinkedIn-profiel rechtstreeks in het formulier. Als we de vacature aanmaken in de module voeren we direct een start- en einddatum in zodat we grip houden op de toegang tot het sollicitatieproces. Als we veel reacties verwachten, werken we in Raet Werving en Selectie soms met een groepsbeoordeling door een selectiecommissie. We geven dan alle leden van de commissie toegang tot de module en kunnen zo snel een grote groep kandidaten beoordelen. Leidinggevenden en HR-adviseurs hebben ook toegang tot de module. We kunnen per rol aangeven wie welke vacatures kan zien. Zo hebben leidinggevenden alleen toegang tot hun eigen vacatures en HR-adviseurs tot alle vacatures. Dit zorgt voor veel overzicht en maakt het makkelijker om een eerste selectie te maken.

Met compacte sollicitatieformulieren maken wij het kandidaten zo makkelijk mogelijk. In de toekomst willen we hier de social media integratie van Werving & Selectie voor inzetten waarmee kandidaten bijvoorbeeld hun LinkedIn-profiel rechtstreeks in het formulier laden.

Als de reactietijd is verlopen vragen wij de managers wie op gesprek mag komen en dat regelen we ook via de Raet-software. Via dit systeem kunnen we snel kandidaten uitnodigen, dit is ook van belang bij de krappe arbeidsmarkt. Voor afwijzingen en uitnodigingen gebruiken we als basis standaardteksten en templates die zijn opgenomen in de module. Per vacature zijn deze gemakkelijk aan te passen naar maatwerk. Op basis van bepaalde harde functie-eisen, bijvoorbeeld in bezit van rijbewijs of bepaalde opleiding, kunnen we een afwijzing versturen. We kunnen instellen wanneer de afwijzingen verstuurd worden, dat kan voor meerdere kandidaten tegelijk. Voor de uitnodigingen kunnen we per kandidaat eenvoudig de teksten aanpassen met bijvoorbeeld de tijd, datum en de gesprekspartners.”

Toegevoegde waarde Werving & Selectie

Joke: “Ik vind het erg prettig dat je per vacature in één oogopslag alle kandidaten ziet met hun motivatie en CV. Je hebt alle informatie bij elkaar in één systeem. Andrea vult aan: “Voor mij is de flexibiliteit in Raet Werving en Selectie van grote waarde. Per vacature is het eenvoudig om bestaande formulieren in te zetten en wijzigingen aan te brengen. Ook de bevestigingsbrieven zijn makkelijk te personaliseren. Tot slot kunnen we met een paar drukken op de knop een grote groep mensen een bericht sturen. De software zorgt met andere woorden voor overzicht, flexibiliteit en automatisering in het wervingsproces waardoor we sneller met de juiste kandidaten in gesprek komen.”