Bel ons op +31 33 45 06 506
Klantverhaal

Meer keuzevrijheid in flexibele arbeidsvoorwaarden met Raet Flex Benefits

Interview met

DCMR Milieudienst Rijnmond Gerard Welbie
Beleidsadviseur HR
Sita Wennekes
Functioneel beheerder

Producten in deze case

  • Raet Flex Benefits

Samenvatting

Medewerkers bij de DCMR Milieudienst Rijnmond beschikken voor hun flexibele arbeidsvoorwaarden over een Individueel Keuze Budget (IKB). Voor de uitvoering van deze collectieve regeling maakt DCMR gebruik van Raet Flex Benefits. Met de cloud software van Raet kunnen medewerkers eenvoudig zelf hun arbeidsvoorwaarden uitruilen.

De DCMR Milieudienst Rijnmond is de gezamenlijke milieudienst van de provincie Zuid-Holland en de omliggende gemeentes. De milieudienst zorgt ervoor dat de 1,2 miljoen inwoners in dit gebied in een veilige en schone omgeving kunnen leven. Sinds 2015 gebruikt de DCMR Raet Flex Benefits om de uitvoering van de collectieve regeling op het gebied van flexibele arbeidsvoorwaarden volledig digitaal te ondersteunen. Gerard Welbie, beleidsadviseur HR en Sita Wennekes, functioneel beheerder Youforce, vertellen over de invoering van flexibele arbeidsvoorwaarden en hoe het nu in de praktijk werkt. 

Een goed pakket aan arbeidsvoorwaarden

Na de waterschappen waren de provincies de tweede sector die het Individueel KeuzeBudget (IKB) heeft opgenomen in de cao. Gerard Welbie: ‘Als sector wilden we een mooi pakket aan arbeidsvoorwaarden kunnen bieden aan onze medewerkers. Mensen willen zelf aan het roer staan van hun flexibele arbeidsvoorwaarden. Iedere medewerker heeft zijn eigen behoefte; de een wil meer vrije tijd, de ander kiest voor geld. Het idee achter IKB is dat je baas over je eigen potje bent. Per kalenderjaar kun je je laten uitbetalen op het moment dat jij dat wilt en zo flexibiliteit creëren. Het budget is bij ons sectoraal bepaald en bestaat uit het vakantiegeld, de eindejaarsuitkering, toelage levensloop en bovenwettelijk verlof, allemaal in geld uitgedrukt in een persoonlijk budget. 

"Mensen willen zelf aan het roer staan van hun flexibele arbeidsvoorwaarden."

Aantrekkelijk werkgeverschap 

Voor de DMCR is het belangrijk om gekwalificeerde specialisten in huis te hebben. Gerard licht toe: ‘We zitten hier in het meest complexe gebied van Nederland, het Botlek-gebied is in feite een grote industriestad. Alle kennis en expertise op het gebied van lucht, bodem, energie en geluid zit hier. We bieden interessante functies met uitgebreide loopbaan- en ontwikkelmogelijkheden. Toch blijft het in deze krappe arbeidsmarkt een uitdaging om bepaalde specialisten te vinden. Daarom zetten we onder meer ons flexibele arbeidsvoorwaardenpakket in als een strategisch HR-instrument waardoor we ons als een aantrekkelijke werkgever op de arbeidsmarkt kunnen positioneren.' 

Digitaliseren als uitgangspunt 

Digitaliseren is van begin af aan het uitgangspunt geweest bij de invoering van de flexibele arbeidsvoorwaarden. ‘Doorgaan met het handmatig verwerken van individuele aanvragen zoals we tot dusver deden, was geen optie, te tijdrovend en te ingewikkeld.’ vertelt Gerard. ‘Wij hebben bewust gekozen voor Flex Benefits van Raet vanwege de goede integratie met HR Core en Payroll en omdat het een cloudoplossing is.’ 

“Digitaliseren is van begin af aan het uitgangspunt geweest bij de invoering van de flexibele arbeidsvoorwaarden.”

Gerard: ‘Als je zo’n set aan flexibele arbeidsvoorwaarden gaat implementeren, zijn daar allerlei stakeholders bij betrokken, afhankelijk van de sector waartoe je behoort. Bij overheden verloopt de afstemming vaak via het sectoraal overleg. Zit je in de zorg of het onderwijs, dan is de ondernemingsraad belangrijk. IT is een belangrijke partij wanneer je het proces gaat automatiseren. Daarbij is HR leading, zij stemmen af met alle betrokkenen.‘ 

Inrichting van de software 

Sita was betrokken vanuit functioneel beheer: ‘De centrale vraag bij de inrichting was hoe we de arbeidsvoorwaarden moesten vertalen naar het systeem. De collectieve arbeidsvoorwaarden-regeling voor provincies is best complex, het is de kunst om dat goed te digitaliseren. We hebben eerst een aantal interne overleggen gehad over wat we precies wilden. Vervolgens hebben we een workshop gehouden met de Raet consultant. Hij gaf ons advies bij de inrichting van de software. We hebben ervoor gekozen om het gefaseerd te implementeren, de belangrijkste voorwaarden zoals verlof kopen en budget reserveren meteen bij de start en in de loop van het jaar de fiets en de reiskostenregeling erbij.' 

“Er is ook een sterke salariscomponent bij het digitaliseren van arbeidsvoorwaarden. Uiteindelijk zien medewerkers de gemaakte keuzes terug op hun salarisstrook.”

Sita geeft aan dat ook de inrichting van Payroll Gemal, de salarisapplicatie, in samenspraak met de consultant is gedaan. ‘Het gaat niet alleen om de inrichting van de software, Flex Benefits en HR Core, maar er is ook een sterke salariscomponent bij het digitaliseren van arbeidsvoorwaarden. Uiteindelijk zien medewerkers de gemaakte keuzes terug op hun salarisstrook. Dan is het prettig dat je software van een leverancier afneemt die goed geïntegreerd is.

Het was een spannende periode voor ons. Niet alleen het draaien van de productie, maar ook het feit dat we een relatief vroege uitbetaaldatum hebben. Half december moesten we al live zijn zodat mensen in december hun keuzes konden maken.’ Gerard lacht: ‘Bij de invoering liepen Sita en ik als een soort mobiele eenheid door het pand om vragen te beantwoorden en uitleg te geven.’  

Veel aandacht voor goede voorlichting

Gerard: ‘Digitaliseren gaat niet alleen om technologie, maar vooral ook om communicatie en mensen meekrijgen en overtuigen. Als je afdelingen vanaf het begin betrekt, dan verloopt het hele project soepeler. En je kunt ze dan als ambassadeur inzetten om het een stap verder in de organisatie te brengen. 

"Digitaliseren gaat niet alleen om technologie, maar vooral ook om communicatie en mensen meekrijgen en overtuigen."

Ook de communicatie naar medewerkers moet niet onderschat worden. Neem mensen mee, organiseer bijeenkomsten en wees makkelijk bereikbaar voor vragen. We hebben voorafgaand aan de invoering flink wat aan voorlichting gedaan. In diverse informatiesessies is de inhoud van de IKB-regeling uitgelegd. In het  tweede deel van de informatiesessies hebben we de nieuwe werkwijze toegelicht en laten zien hoe ze via de software nu zelf hun keuzes kunnen indienen en direct inzicht hebben in het effect op hun salaris. De overeenkomst wordt nu automatisch aangemaakt en opgeslagen in hun personeelsdossier.   

We hadden op dat moment nog traditioneel het vakantiegeld in mei en de eindejaarsuitkering in december. Vanaf januari werd dat omgezet in een persoonlijk keuzebudget en moesten medewerkers een keuze gaan maken voor reserveren of uitbetalen. Geen keuze maken betekende automatisch uitbetalen, en dus geen groot bedrag meer in mei en december. Aan dit soort aspecten hebben we in de communicatie nadrukkelijk aandacht besteed. Wat bleek? Veel mensen wilden het vaste moment van vakantiegeld uitbetalen het liefste gewoon zo houden. De meest gestelde vraag bij de voorlichting was ‘waar zit de knop om het te houden zoals het was?’ 

Bijkopen verlofuren meest populair 

Gerard: ‘We zijn nu drie jaar verder. Iedereen is er nu wel aan gewend dat het vakantiegeld niet meer standaard in mei uitgekeerd wordt. Je ziet ook dat flexibilisering van arbeidsvoorwaarden steeds meer ingeburgerd raakt in de ‘BV Nederland’. Want waarom zou de werkgever bepalen wanneer je je vakantiegeld krijgt?’ 

In de praktijk blijkt dat medewerkers het budget vooral inzetten voor extra vrije tijd. Sita: ‘De levensloopregeling is destijds nooit een succes geworden, maar mensen hebben in bepaalde fases wel behoefte aan extra verlof, voor zorg of kinderen. 

“Medewerkers kunnen in Flex Benefits heel laagdrempelig een keuze maken voor deze doelen.”  

Na het bijkopen van verlofuren voor vrije tijd is het fiscaliseren van reiskosten het meest populair. Voor medewerkers die verder weg wonen is het interessant dat ze de eigen bijdrage boven de 40 kilometer voor het NS-abonnement kunnen fiscaliseren. Ook van de vakbondscontributie wordt veel gebruik gemaakt. Medewerkers kunnen in Flex Benefits heel laagdrempelig een keuze maken voor deze doelen.’  

Makkelijk in gebruik  

Sita: ‘Nieuwe functionaliteit is een mooie aanleiding om het gebruik verder te stimuleren. Aan het eind van het jaar gaan we de nieuwe versie van Flex Benefits in gebruik nemen. De look & feel is helemaal vernieuwd en daarmee vergroten we het gebruiksgemak voor de medewerker. Het werkt heel makkelijk, in een paar stappen vraag je een nieuwe arbeidsvoorwaarde aan.  

"Het werkt heel makkelijk, in een paar stappen vraag je een nieuwe arbeidsvoorwaarde aan."

We werken steeds meer digitaal. Bijna elk soort aanvraag die medewerkers kunnen doen, gaat via een workflow. Ook opleidingen en het proces van werving en selectie zijn we nu verder aan het digitaliseren. Het is belangrijk dat iedereen goed met alle software kan werken en daarom zijn we van plan om dit jaar of begin volgend jaar extra ruimte te maken voor trainingen.’  

 


Over DCMR Milieudienst Rijnmond

DCMR Milieudienst Rijnmond, ook wel afgekort tot DCMR, is de gezamenlijke milieudienst van de provincie Zuid-Holland, veertien gemeenten in de regio Rijnmond en Goeree-Overflakkee. Door het maken van vergunningen en het handhaven van milieu- en veiligheidsregels zorgt de DCMR voor een leefbare en veilige regio. Er werken ongeveer 500 medewerkers bij de DCMR. 

Volg ons

"Wij zien graag dat scholen de juiste tools gebruiken. Een gesprekkencyclus hoort bij de persoonlijke ontwikkeling,… https://t.co/RIgj1KbFXO