Bel ons op +31 88 23 02 300
Klantverhaal

E-HRM bij Antes werkt als katalysator voor meer efficiency en goede borging kwaliteit zorgproces

Interview met

Antes Judith Joval
Hoofd Personeels- en salarisadministratie

Producten in deze case

  • Raet HR Core

Samenvatting

Antes werkt sinds enige tijd met Youforce, de cloudsoftware van Raet. De GGZ-instelling heeft de afgelopen jaren haar personeels-en salarisadministratie in hoge mate succesvol gedigitaliseerd en levert daarmee een betere service naar de managers en medewerkers. Verder heeft de introductie van e-HRM een positieve impuls gegeven aan de kwaliteit van het zorgproces.

Antes werkt sinds een aantal jaar met Youforce, de cloudsoftware van Raet. De GGZ-instelling uit regio Rijnmond heeft de afgelopen jaren haar personeels-en salarisadministratie in hoge mate succesvol gedigitaliseerd. Met de introductie van e-HRM via Youforce van Raet, heeft Antes een enorme efficiency-slag gemaakt. De grootste winst is misschien wel geboekt op het gebied van compliancy. Alle zorgprocessen zijn in Youforce goed geborgd wat leidt tot een betrouwbare basisadministratie en een positieve bijdrage aan de kwaliteit van het zorgproces. Bovendien hebben zowel medewerkers als leidinggevenden nu meer tijd en aandacht voor de werkvloer omdat ze al hun HR-zaken digitaal en efficiënt via de cloud afhandelen.

In 2012 zijn de psychiatrische instellingen Bouman GGZ en Delta Psychiatrisch Centrum bestuurlijk gefuseerd tot Antes en op 1 januari 2015 is de juridische fusie ingegaan. De nieuwe zorginstelling was op zoek naar meer efficiency en goede borging van het zorgproces en wilde met digitalisering van de personeels- en salarisadministratie een belangrijke slag slaan. Een eerste stap in het digitaliseringstraject was een inrichtingsplan waarin onder meer de harmonisatie en integratie van de administraties en arbeidsvoorwaarden van beide GGZ-instellingen stond beschreven.

Judith Joval, hoofd Personeels- en salarisadministratie: ‘Bij het opstellen van het inrichtingsplan keken we eerst naar de HR-processen waar maandelijks de meeste mutaties vandaan komen, zoals wijzigingen in het dienstverband, urenwijzigingen, omzettingen van contracten van onbepaalde naar bepaalde tijd etc. Deze processen zijn bovendien vaak complex omdat er ook een financiële component aan zit. Medewerkers in de zorg worden regelmatig ingezet op verschillende afdelingen en hun uren worden doorbelast naar meerdere kostenplaatsen. Bij de invoering van Youforce, het e-HRM-portaal van Raet, hebben we daarom veel aandacht besteed aan de inrichting van de organisatiestructuur met leidinggevenden, afdelingen en kostenplaatsen. Het overplaatsen van mensen in onze administratie wordt zo een stuk makkelijker.

HR-zaken eenvoudiger maken via Youforce

HR-zaken eenvoudiger maken via Youforce liep sowieso als een rode draad door het e-HRM-project. Wij vinden het belangrijk dat medewerkers en leidinggevenden blindelings de juiste informatie vinden en hun HR-taken moeiteloos kunnen afhandelen. Of het nou gaat om het indienen van mutaties of het ondertekenen van een document, vervolgt Judith. We hebben de workflows in Youforce zo ingericht dat je letterlijk met één druk op de knop overeenkomsten kan tekenen en toevoegen aan de medewerkerdossiers. Als je beseft voor hoeveel mutaties we dit toepassen, realiseer je je de besparing die dit ons jaarlijks oplevert. Uiteindelijk hebben we dit proces zoals alle nieuwe processen uitgebreid getest en zijn tot een werkwijze gekomen waar medewerkers eenvoudig en foutloos door heen worden geloodst.’

We hebben de workflows in Youforce zo ingericht dat je letterlijk met één druk op de knop overeenkomsten kan tekenen en toevoegen aan de medewerkerdossiers.

Joval vertelt over het belang van communicatie bij het digitaliseren van HRM richting eindgebruikers, zowel medewerkers als leidinggevenden. ‘Een proces afhandelen met een druk op de knop klinkt natuurlijk prachtig, maar hoe krijg je iedereen enthousiast? We zijn vaak op de vestigingen geweest voor toelichting en de medewerkers van de personeelsadministratie hebben veel op locatie gewerkt om vragen van collega’s direct te beantwoorden. Als projectmanager voor de invoering van e-HRM heb ik vooral nadruk gelegd op het creëren van draagvlak. Wij hebben veel tijd en energie geïnvesteerd om medewerkers en leidinggevenden achter de knoppen te krijgen en te houden. Kijk je nu naar de statistieken, dan zien je dat slechts 2% van het personeel niet inlogt. Het gaat dan vooral om langdurige zieke medewerkers of interim personeel zonder rol in Youforce. Een mooi resultaat maar gebruikersgemak blijft belangrijk om mensen aan boord te houden. Wij voeren nog steeds aanpassingen door om werken met het systeem makkelijker en intuïtiever te maken.

Verder speelt ons intranet, Iris een belangrijke rol in de communicatie van P&O. Op de pagina ‘Personeel’ vinden medewerkers naast de cao en informatie over personele regelingen alles wat met Youforce te maken heeft. Denk hierbij dan aan quick reference cards, veel gestelde vragen en instructievideo’s. Voor ons vormen Intranet en Youforce één totaalpakket dat je niet los van elkaar kunt zien. Nieuwe medewerkers kregen vroeger bijvoorbeeld een ‘Indiensttredingspakket’ met regelingen, formulieren en de bedrijfsprotocollen. Nu vinden zij deze informatie op Iris. Ook lezen zij hier meer over toegang tot de Antes netwerkomgeving en eventuele andere systemen zoals Youforce. Met ons intranet nemen we Youforce-gebruikers, zowel leidinggevenden als medewerkers, actief mee in de reguliere personeelsprocessen instroom, doorstroom en uitstroom.

Youforce is het startpunt van alle registraties en mutaties binnen Antes en daarmee het kernregistratiesysteem van onze organisatie.

Antes heeft te maken met een stijgende zorgvraag. Dit betekent dat we de inzet van personeel snel moeten regelen. Youforce helpt hierbij. Nieuwe medewerkers hebben één dag na hun registratie in het systeem een account en kunnen vrijwel direct snel aan de slag in de ICT omgeving van Antes. Het HR-systeem van Raet is de bron van het merendeel van de systemen waar Antes mee werkt zoals Intranet, Outlook, Roosterplan en Topdesk. Youforce is het startpunt van alle registraties en mutaties binnen Antes en daarmee het kernregistratiesysteem van onze organisatie.

Digitaal HR als basis voor een correct zorgproces binnen Antes

Judith vertelt vol trots hoe de kwaliteit van de personele administratie grote impact heeft op het zorgproces en de zorgfacturatie binnen Antes: Wij hebben de afgelopen anderhalf jaar geïnvesteerd in de inrichting van horizontaal toezicht dat zich richt op rechtmatige uitgaven binnen de gezondheidszorg. We zijn gestart met het optimaliseren van bestaande bedrijfsprocessen. Vervolgens hebben we per proces de fiscale risico’s in kaart gebracht en de processen beter op elkaar afgestemd. Alle gelinkte processen, zoals de salarisverwerking die gekoppeld is aan de financiële administratie, hebben we beschreven in de ‘Tax Control Framework’ van Antes Zorg B.V. Dankzij deze werkwijze hebben we akkoord gekregen voor de toepassing van horizontaal toezicht.

De laatste twee jaar verloopt de controle door onze accountant veel efficiënter. Accountants krijgen tijdens de audit tijdelijk toegang tot Youforce en kunnen de logbestanden in Self Service combineren met het digitaal patiëntendossier om bepaalde controles uit te voeren. De digitalisering was in het begin even wennen. In plaats van een formulier met vier ‘natte’ handtekeningen van verschillende zorgverleners zagen zij nu een printscreen van een workflow waarin het volledige proces wordt afgehandeld. Hierin lopen we echt voorop. We krijgen veel complimenten voor deze manier van werken en er komen regelmatig zorginstellingen uit de regio bij ons over de vloer om te kijken naar onze inrichting.

Ik zat bij de afgelopen interne controle volledig op mijn gemak, we scoorden 100%.

Voor Antes is compliancy cruciaal. Een fout in de HR-administratie en de gevolgen zijn niet te overzien. Als psychiater ben je verplicht de basisgegevens op orde te hebben voor een correcte zorgfacturatie. Je moet dan denken aan een gescande kopie ID, een Registratiecommissie Geneeskundig Specialisten(RSG)-inschrijving, een Algemeen GegevensBeheer(AGB)-code of een lidmaatschap van een beroepsvereniging. Via Self Service in Youforce vragen leidinggeven aan medewerkers zelf alle noodzakelijke documenten op te slaan. Zo dwingen we vanuit heldere HR-richtlijnen iedereen aan de voorkant zich aan de wet te houden. Ik zat bij de afgelopen interne controle volledig op mijn gemak, we scoorden 100%. Maar we blijven bij het PSA-team binnen Antes wel alert en streng dat iedereen digitaal volgens de regels werkt en op tijd alle stukken inlevert en dat loont. Er komt geduld bij kijken, coaching, denkwerk maar vooral initiatief en lef.’

Meer efficiency op zowel de personeels-en salarisadministratie als de werkvloer

Judith: ‘Onze cliënten en andere stakeholders kunnen er in elk geval op vertrouwen dat het zorgproces en de inzet van onze specialisten volledig volgens de afspraken verloopt. Dankzij de borging van de compliancy in het e-HRM-systeem worden de juiste, bevoegde mensen ingezet voor het verlenen van een specifieke behandeling. Verder zijn we erg trots dat we nagenoeg alle HR-processen hebben gedigitaliseerd. Papieren formulieren en dubbele invoer zijn vrijwel verleden tijd. Dit levert ons HR-team natuurlijk een enorme besparing op, meer dan 50%! Sinds de invoering van Youforce zijn de administratieve lasten fors afgenomen en is de headcount van 24 fte naar 11 fte gegaan.

Maar de efficiency zit niet alleen in de back-office. Dankzij Youforce en Self Service handelen leidinggevenden personele aanvragen en - mutaties een stuk makkelijker en sneller af. Dit kan namelijk vanaf iedere locatie en op ieder moment zodat er meer tijd overblijft voor de werkvloer. Maar dit geldt ook voor medewerkers die altijd en overal hun HR-zaken kunnen afhandelen in Youforce, digitaal en via de cloud. Declaraties dienen zij bijvoorbeeld thuis in of onderweg. Voor ambulante medewerkers hebben we zelfs een speciaal declaratieformulier opgesteld met vooraf ingevulde gegevens. En dat scheelt tijd. In de toekomst willen ook de app van Raet My HR hier voor inzetten. Zo blijven we werken aan slimme oplossingen die het werk van onze medewerkers eenvoudiger maken en leiden tot meer tijd en aandacht voor onze patiënten.

Volg ons

Visma heeft een overeenkomst getekend om voor minstens 5 jaar de titelsponsor te worden van de Nederlandse schaats-… https://t.co/BxLg34y1Qc