Bel ons op +31 88 23 02 300
Blog

"Ik kan het nog steeds in mijn ogen zien"

Kevin Harmsen
Kevin Harmsen 20 november 2017

Een nieuwe kijk op het selecteren van je toekomstige HR-software leverancier...

Mijn zoontje Dani, 4 jaar oud, bevindt zich nu in een fase waarin hij de leukste uitspraken en woordcombinaties heeft. Voor mij is zijn ‘creatieve’ manier om zich uit te drukken vaak een stuk logischer dan wij volwassenen dat soms doen. Het voelt puur en efficiënt. Hij vindt bijvoorbeeld dat een strijkplank een ‘strijktafel’ moet worden genoemd. Ik kan het niet uit zijn hoofd krijgen en hij blijft het ‘fout’ zeggen. Op dezelfde manier dat ijsblokjes voor hem ‘waterglazen’ zijn. Het idee voor deze blog kwam met zijn nieuwste manier om iets abstracts uit te leggen, namelijk het proces van iets onthouden. Ik vroeg hem laatst namelijk of hij zich onze vakantie in Frankrijk nog herinnerde en hij antwoordde: “Ja pap, dat weet ik nog wel”. Omdat ik weet dat hij soms een beetje afgeleid is, vroeg ik hoe ik echt kon weten dat hij het zich herinnerde en hij zei: “Omdat ik het nog steeds in mijn ogen kan zien”. Ik wist meteen wat hij bedoelde en vind het nog steeds een geweldige manier om jezelf te verwoorden. Voor hem is iets kunnen herinneren gelijk aan iets kunnen inbeelden in je hoofd. Hij ervaart dit als iets voor je zien, ‘het in je ogen zien’.

De ideale manier van werken

Omdat we samen deze ideale wereld voor de klant vormgeven, hebben we allebei hetzelfde inzicht. Het is alsof we het bijna ‘in onze ogen zien’.

Mijn naam is Kevin Harmsen en ik werk als Solution Consultant voor Raet. In mijn werk krijg ik de mogelijkheid om organisaties te adviseren over hoe ze HR software kunnen gebruiken om hun doelen te bereiken. Samen bespreken en ‘shapen’ we de oplossing die nodig is en zorgen we ervoor dat we het idee en de behoeften begeleiden vanaf het begin tot aan de livegang. Omdat we samen deze ideale wereld voor de klant vormgeven, hebben we allebei hetzelfde inzicht en delen we een gecombineerde visie. Het is alsof we het bijna ‘in onze ogen zien’.

Het doel ‘doden’ met het proces

Helaas is dit niet altijd de realiteit. Soms heeft een potentiële nieuwe klant vooraf alle stappen in zijn selectieproces al gedefinieerd (beantwoording functionele eisen, een live productdemo, scoping maken, aanbiedingen ontvangen, onderhandelen, etc.). En soms zelfs in een mate dat alle ruimte voor een echt gesprek verdwenen is. Een goede discussie waarin we daadwerkelijk van elkaar kunnen leren, wordt ‘gekilled’ voordat deze echt van start kan gaan. Hoewel ik de voordelen begrijp van deze voorgedefinieerde aanpak (ervoor zorgen dat je leveranciers kunt vergelijken, de vereisten kunt controleren, het budget in de gaten houden, tijdlijnen bewaken, etc.), ontstaat er tussen de klant en leverancier direct een koude sfeer. Je werkt niet samen vanuit een gedeeld doel en belangrijker, je gebruikt de expertise van verschillende leveranciers niet omdat je hen niet in staat stelt om je te adviseren. De vraag is of dit de beste manier is om een echt ‘partnership’ (waar klanten om vragen en leveranciers zo graag over praten) te beginnen.

Niet dezelfde ‘ideale wereld’ zien

Een groot risico bij deze traditionele manier van selecteren van een softwareleverancier, is dat beide partijen mogelijk niet dezelfde oplossing of ‘ideale wereld’ zien. Je ziet het niet ‘in je ogen’ en als je je al iets inbeeld, is het misschien niet het beeld dat de leverancier voor ogen heeft. Je controleert eigenlijk alleen de vereisten van je projectgroep, ervan uitgaande dat de doelen bereikt worden als hieraan voldaan wordt. Tegelijkertijd loop je mogelijk andere kansen of risico's mis. Anticiperen hierop is lastig, het selecteren van een nieuwe HR- software leverancier is namelijk niet iets dat je elke dag doet. Je zal waarschijnlijk fouten maken of problemen ondervinden die alle leveranciers hadden kunnen voorspellen als ze meer van de totale agenda en doelstellingen hadden geweten. Toch blijven leveranciers vaak ‘blind’, omdat ze worden betrokken in een formeel selectieproces waarbij ze alleen antwoord kunnen geven op de technische en functionele eisen. 

Best Value Procurement

BPV is helemaal niet ‘soft’, het dwingt leveranciers juist om veel specifieker te zijn.

Gelukkig is Best Value Procurement (BVP) in opkomst! BVP is een manier om samen de doelstellingen van de klant centraal te stellen in plaats van de functionele eisen van de software. Met BVP word je uitgedaagd echt goed na te denken over je uiteindelijke doelen en laat je tegelijkertijd je potentiele partners hier invulling aan geven. Bovendien is een BVP-aanpak helemaal niet ‘soft’ (zoals sommigen denken). Het dwingt leveranciers juist om veel specifieker te zijn, bijvoorbeeld door hun beloften met statistieken te onderbouwen of uitspraken over de software verder te verklaren. Helaas wordt BVP nog steeds zelden gebruikt in vergelijking met de ‘old school’ aanpak voor het selecteren van een HR-oplossing en leverancier. Ook heb ik BVP-projecten onderuit zien gaan wanneer (toekomstige) klanten halverwege het proces besloten om toch een aantal functionele eisen uit te vragen. Gewoon ‘voor de zekerheid’. Vervolgens raken het proces en de rollen in de war, wat resulteert in veel onduidelijkheid. Zowel voor de uiteindelijk gekozen leverancier als voor de klant.

Geef me een verkoopdemo en word mijn partner!

Sociaal-filosoof Confucius zei: "Vertel het me en ik zal het vergeten, laat het me zien en misschien herinner ik het me, betrek me en ik zal het begrijpen".

Voor de meeste organisaties voelt het toch veiliger en comfortabeler om een leverancier te selecteren op de traditionele manier. Ze vragen een voorstel aan met gedetailleerde vereisten, vaak inclusief vooraf gedefinieerde productdemonstraties. Ondertussen wordt er wel een partnerschap verwacht. Maar is dat niet een beetje vreemd? Is het niet tijd om na te denken over de manier waarop we onze selectieprocessen vormgeven? Sociaal-filosoof Confucius zei: "Vertel het me en ik zal het vergeten, laat het me zien en misschien herinner ik het me, betrek me en ik zal het begrijpen". Leveranciers vragen om een reeks eisen te beantwoorden en demo's te geven op basis van vooraf gedefinieerde scripts is een goede manier om zeker te weten dat het product doet wat je (denkt dat je) nodig hebt. Maar dit zou niet de enige focus moeten zijn. Het toevoegen van referentiebezoeken en het vragen om statistieken die aantonen wat de oplossing van de leverancier oplevert, is een verstandige uitbreiding van uw selectiecriteria. Het betekent echter nog niet dat je elkaar echt begrijpt, laat staan dat je een goede basis hebt om samen een partnership op te bouwen. Je creëert geen gedeelde visie en bent zeker niet in staat om je doelen te monitoren. Ze zijn immers niet volledig gedeeld. Je ziet het niet samen ‘in je ogen’. Het laatste deel van de redenering van Confucius, “involve me and I will understand”, is het belangrijkste aspect van een succesvolle samenwerking tussen beide partijen. Zouden we elkaar niet meer moeten betrekken?

Laten we teruggaan naar de basis

Om kwaliteit te waarborgen en mismatches te voorkomen, ben ik er helemaal voor om de juiste processen en structuren in te zetten. De laatste jaren heb ik zowel de BVP-benadering gezien als de ‘zoveel mogelijk functionele eisen uitvragen’ benadering. Natuurlijk is deze laatste aanpak geëvolueerd uit teveel mismatches in functionaliteiten en verkeerde aannames. Als klant wil je daarom natuurlijk zo min mogelijk grijs gebied. Maar brengt deze benadering ons wel echt naar het beste resultaat, de beste toekomstige oplossing en leverancier? Laten we even terugkijken op hoe we onze aanpak de afgelopen jaren hebben veranderd. Moeten we niet terug naar de basis en opnieuw met elkaar in gesprek gaan tijdens een selectiefase? Als je op het punt staat een nieuwe leverancier van HR-oplossingen te selecteren (of eigenlijk elke oplossing en elke leverancier): ga met elkaar om tafel en creëer nu eens echt iets samen. Wees open over waar je kennis mist en de andere partij zal hier ook transparant in zijn. Betrek elkaar bij de dingen waarin je als organisatie kan groeien en waar je bang voor bent. Deel niet alleen de projectdoelen, maar ook de organisatiedoelstellingen. Bespreek, teken, brainstorm, en ‘vecht’ zelfs misschien een beetje over diverse zienswijzen en ideeën. 

Zouden we niet meer naast elkaar moeten zitten, in plaats van tegenover elkaar?

Zouden we niet meer naast elkaar moeten zitten, in plaats van tegenover elkaar? Wat zou er gebeuren als we iets minder formeel en juist wat meer persoonlijk zouden zijn? Bijvoorbeeld: je hebt geen “geïntegreerde software-oplossing” nodig, je wil op tijd naar huis en krijgt volgend jaar een promotie. Dat is wat telt. Deel je persoonlijke doelen en laat de leverancier ze voor je vertalen naar de juiste oplossing. Maak ze niet lui door dit voor hen te doen. Je hoeft niet in vakjargon en functionaliteit te praten. Zij zijn experts en moeten jou en je projectteam adviseren. Houd minder kaarten tegen de borst, wees een sponsor voor elkaar. Door je echte verhaal te delen, kunnen leveranciers je ook helpen jouw verhaal en beslissingen te ‘verkopen’ binnen je organisatie. Misschien word je zelfs verrast in de mate waarin ze je kunnen helpen. Dus bedenk minder zelf en creëer iets samen. Alleen dan kan je in een partnership écht succesvol zijn en kunnen jij en je toekomstige solution partner het samen ‘in jullie ogen zien’.

4

Reacties

Lees meer reacties

Plaats een reactie

Kevin Harmsen

HR Solution Consultant

+31 6 29 54 63 87

Volg ons

Visma heeft een overeenkomst getekend om voor minstens 5 jaar de titelsponsor te worden van de Nederlandse schaats-… https://t.co/BxLg34y1Qc