Soepele overgang bij het Wellantcollege naar Raet Online
“Raet Online heeft de flexibiliteit. Het is een pakket met toekomst. Toekennen van autorisatie is gemakkelijk te regelen. En mocht je tot organisatorische veranderingen besluiten, dan is dat met Raet Online administratief relatief gemakkelijk te regelen,” zegt Edwin Zimmerman, unitdirecteur bedrijfsvoering en control Servicecentrum van het Wellantcollege.
Het Wellantcollege is een toonaangevende, professionele onderwijsinstelling met 27 vestigingen. Zij biedt vmbo-onderwijs, mbo-opleidingen, cursussen en trainingen aan zo’n 13.000 leerlingen en 10.000 cursisten. Edwin Zimmerman geeft leiding aan de unit van het Servicecentrum waaronder de personeels- en salarisadministratie (psa).
Als opdrachtgever was Zimmerman betrokken bij de overgang naar Raet Online.
Implementatie
Het Wellantcollege is van start gegaan met de module voor de basis HR-administratie (HR Access in-service), de salarismodule (Payroll Gemal Direct), verzuimmanagement (Verzuim Manager), module Business Intelligence en online loonstroken voor de medewerkers.
Het implementatietraject naar Raet Online, was er een uit het boekje, stelt Zimmerman tevreden vast. “Het verliep snel en soepel. De samenwerking tussen beide partijen is goed gegaan, we zijn wel enkele hobbels tegengekomen, maar doordat het Wellantcollege en Raet dezelfde inzichten hadden, zijn we hier goed doorheen gekomen.” Het resultaat is er ook naar.
Zimmerman: ”De salarissen van de 1500 medewerkers zijn in de eerste maand op tijd betaald. Het overgrote deel van de stroken was correct. Misschien dat er op vier of vijf een fout voorkwam, maar dat is een verwaarloosbare hoeveelheid bij zo veel medewerkers. Een groot deel van dit resultaat is toe te schrijven aan de inzet en energie die de medewerkers van de personeels- en salarisadministratie in dit project hebben gestoken.”
De soepelheid in de overgang is ook te verklaren doordat het Wellantcollege de HR-processen keurig op orde heeft. De laatste grote fusie is inmiddels alweer ruim acht jaar geleden en alle personeelsgegevens waren al volledig en correct ingevoerd. Een inhaalslag, zoals zo vaak bij een overgang, had het Wellantcollege niet nodig.
Verzuimbeleid belangrijk
Het Wellantcollege voert een zorgvuldig verzuimbeleid. En met succes; het verzuimcijfer ligt ver onder het gemiddelde in de onderwijssector. Om dit beleid een succes te laten blijven is een goede ondersteuning van belang. Die vonden ze in Raet Verzuim Manager. “Het grote voordeel is dat je vanuit verschillende perspectieven, als leidinggevende of als HR-professional, allemaal dezelfde gegevens ziet”, vertelt Zimmerman.
Dat is een belangrijke voorwaarde voor een instelling waarvan de 27 vestigingen over vier verschillende provincies zijn verdeeld. De vestigingsdirecteuren en teamleiders zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het verzuimbeleid. Het ziekmelden van een medewerker is de verantwoordelijkheid van de leidinggevenden.
Digitaal declareren
In het eerste kwartaal heeft de grote onderwijsinstelling vooral de aandacht gefocust op het consolideren van het hart van de HR-administratie, de basis. Edwin Zimmerman: “De managementrapportages vind ik heel overzichtelijk en duidelijk leesbaar. Dit is een eerste indruk, we zijn nog bezig met het verder inrichten van de rapportages.”
Nu er een solide basis voor de toekomst is gelegd, kijkt Zimmerman vooral uit naar de andere mogelijkheden zoals digitaal declareren, met de module HR Self Service: “Dat is het mooie, dat je dan online, volgens vastgelegde routes kunt accorderen en de controleslag kunt uitvoeren.”
DoorsturenPrinten