Schiedam richt verzuimadministratie in met Raet Verzuim Manager
“Door taakverschuivingen binnen de overheid en een interne reorganisatie is het aantal ambtenaren op het stadskantoor de laatste jaren flink gegroeid”, vertelt Cees Roos, teamleider P&O-beheer bij de gemeente.
“De druk die deze uitbreiding op de afdeling P&O legde, was groot. We liepen ook al snel tegen het beheer aan dat niet meer actueel was. We werkten bijvoorbeeld nog met een verlofkaart en een prikklok.”
Online oplossing
De gemeente wilde snel van die omslachtige en gedateerde aanpak af om door te gaan met het digitaliseren van de personeelsprocessen. Cees Roos benaderde Raet, als huisleverancier van de HR- en salarisadministratiesystemen HR Beaufort en Payroll Gemal Direct.
“We zijn samen op zoek gegaan naar een online oplossing, waarbij laagdrempeligheid en gemak voorop stonden.” Raet Verzuim Manager bleek de ideale oplossing. Juli 2009 nam Schiedam haar eerste tactische HR-module binnen webportal Raet Online in gebruik.
Gestroomlijnde processen
Voorheen werd de verzuimadministratie volgens Cees Roos ‘nogal omslachtig’ geregeld. “Ziekmeldingen kwamen van alle afdelingen telefonisch of per mail binnen. Vervolgens werden de gegevens door een P&O’er handmatig ingevoerd en doorgemaild naar de arbodienst. Verschillende partijen wisselden informatie uit, waardoor de kans op fouten behoorlijk groot was.”
Geen goede zaak, vond ook beleidsmedewerker P&O Bettina Idema: “De Verzuim Manager zorgt voor meer gestroomlijnde processen. De applicatie geeft automatisch signalen aan de leidinggevenden wanneer zij actie moeten ondernemen nadat een medewerker zich ziek heeft gemeld. Zij houden hierdoor overzicht. Precies zoals het in de wet Poortwachter staat beschreven. Bovendien levert dit een tijdbesparing, én dus een kostenbesparing, op.”
Niet langer sceptisch
De verwerking van verzuimgegevens was niet het enige gewenste verbeterpunt. Een andere was de wijze waarop de gemeente managementinformatie boven tafel moest krijgen. Cees Roos: “Het kostte veel tijd om de juiste en actuele informatie te achterhalen over verzuimpercentages, verzuimfrequentie en verzuimduur."
"We moesten de parameters handmatig invoeren, waardoor de overzichten regelmatig niet overeenkwamen met de realiteit of te ongedetailleerd waren. Met ruim 750 medewerkers vraagt actuele managementinformatie om andere werkprocessen. De Verzuim Manager bracht de oplossing.”
Begeleiding
Wat Cees Roos als belangrijke meerwaarde van de Verzuim Manager ervaart, is het zelf kunnen bepalen en het definiëren van het verzuimprotocol en de daarbij horende rollen en verantwoordelijkheden. “De gebruikers, de leidinggevenden zelf, worden min of meer gedwongen dagelijks hun actielijst af te werken."
"Een deel van het management was aanvankelijk nogal terughoudend met de online mogelijkheden, omdat zij vreesden voor extra werk. Ambtenaren staan nu eenmaal niet bekend om hun vernieuwingsdrang.”
Warm maken
Vanwege de argwaan bij haar medewerkers koos de gemeente Schiedam voor een gefaseerde aanpak. Én voor professionele begeleiding. “De nieuwe werkwijze zomaar uitstorten over de organisatie zou te veel van het goede zijn”, licht Roos toe.
“We wilden met de Verzuim Manager juist het management warm maken voor verdere digitalisering van gegevens. Een adviseur van Raet begeleidde ons bij de uitrol van de verzuimmodule. Op haar aanraden hebben we een brede projectgroep bij de implementatie betrokken, met gebruikers vanuit de hele personeels- en salarisadministratie, maar ook HR-adviseurs en leidinggevenden in de organisatie. Om meer draagvlak te creëren én om te enthousiasmeren. Dat heeft gewerkt.”
Streefcijfer
Het terugdringen van ziekteverzuim is een hoge prioriteit voor collega’s Roos en Idema. “Ieder procentpunt naar beneden is winst. Raet snapte als geen ander hoe belangrijk dat is”, aldus Roos.
“Wij waren bereid te investeren in een goed begeleidingssysteem en dat is beloond. In 2007 hadden we nog te kampen met een bovengemiddeld ziekteverzuim. Nu zitten we mooi op het streefcijfer van vijf procent.”
Om de verzuimcijfers op dit peil te houden zijn de P&O’ers voornemens de bedrijfsarts en arboverpleegkundige meer bij het registratieproces te betrekken. Roos: “Zij hebben nu alleen leesrechten in het dossier binnen Verzuim Manager, maar op korte termijn kunnen ook zij actief informatie invoeren en dergelijke. Met overzichten, takenlijsten en analyses krijgen zij daarmee ook een handvat voor hun taken en verantwoordelijkheden binnen het verzuimproces.”
Daarnaast wil Roos de verzuimmodule koppelen aan de persoonlijke dossiers van de medewerkers. Daarvoor moeten wel eerst alle personeelsdossiers gedigitaliseerd worden. “We hebben Raet daarvoor al benaderd, want als zij één ding hebben bewezen, is het wel dat zélfs bij een gemeente alle neuzen dezelfde kant op kunnen.”
DoorsturenPrinten