Gemeente Dronten digitaliseert HR-proces
/Playlist.aspx?item={C00ABA02-DDB4-41FA-92DB-F112C943E487}
Een centrale database aangevuld met gebruiksvriendelijke modules die complete digitalisering van het HR-proces mogelijk maken. Het is het ideaalbeeld van Inske Reumer van de gemeente Dronten.
Dat ideaal komt met Raet HR Beaufort in combinatie met Raet Online heel dichtbij. De modules Werving & Selectie, Dossier Online, HR Self Service en de Verzuimmanager draaien al, andere modules zijn in aantocht. “Onze managers omarmen het systeem.”
Digitalisering
De Drontense afdeling Personeel- en Salarisadministratie (PSA) stuurt maandelijks zo’n vierhonderd salarisstroken uit. Reumer is senior medewerker PSA en Rechtspositie.
“Met Self Service kunnen onze managers en medewerkers zelf hun dienstverbandgegevens raadplegen en controleren. De planning is dat in 2010 ook de (declaratie)formulieren opgenomen zijn. Dat scheelt ons veel werk, omdat invoer en controle van veel gegevens aan de bron plaatsvindt. Wij hoeven dan alleen nog maar te fiatteren. De digitalisering tot dit moment heeft ons inmiddels al een halve fte bespaard.”
Geleidelijke overgang
De gemeente Dronten werkt naar tevredenheid met webportal Raet Online waarin HR-modules als Werving & Selectie, Dossier Online, HR Self Service en Verzuim Manager beschikbaar zijn. Medewerkerontwikkeling komt daar binnenkort bij.
Reumer: “Ik wil toe naar een ‘kaal’ HR Beaufort als centrale database, met de modules om mee te werken. Beaufort draait immers lokaal en de modules in Raet Online zijn via het internet te benaderen. Het einddoel: volledige digitalisering, verbetering van de informatievoorziening, vermindering van de administratieve belasting, invoer en controle aan de bron, verkleinde kans op fouten, kostenbesparing en beperking van de papieren stroom.”
Het begin is gemaakt met digitale salarisstroken. Alleen medewerkers die geen gelegenheid hebben om in te loggen op Raet Online, krijgen hem nog per post. Uiteindelijk moet iedereen over. Die geleidelijke overgang is tekenend voor de aanpak van de Flevolandse gemeente. “De PSA verandert als service nog niet het werkproces. We hebben eigenlijk alleen ons eigen werk gedigitaliseerd. Managers en medewerkers kijken nu met ons mee; we maken ons werk transparant. Daardoor verandert er niet te veel ineens. En de ervaring is dat de betrokkenen vanzelf taken gaan overnemen, als ze zien hoe eenvoudig het in de praktijk is.”
Werving en selectie
Dronten gebruikt de online mogelijkheden van Werving & Selectie niet alleen voor het stroomlijnen van het standaard sollicitatieprocedures, maar ook voor het werven van stagiairs. Met een paar muisklikken geven managers via een standaardformulier in Raet Online aan wat voor stagiair ze zoeken. PSA zet de vacature snel online. Komen er reacties, dan krijgt de manager daar automatisch een melding van.
Daarnaast ondersteunt het systeem het gewone sollicitatieproces, inclusief overzichten van lopende en afgesloten procedures. Alle open sollicitaties komen in één map terecht. “Voorheen gingen die op papier langs de betreffende manager, nu kunnen zij zelf altijd gericht zoeken via Raet Online. Via de module is het ook eenvoudig een pdf aan te maken met alle beschikbare kandidaten. Naast het werven van sollicitanten wordt de module ook nog, als de kandidaat is aangenomen, gebruikt voor het opvragen van gegevens voor de personeels- en salarisadministratie. Zo veel mogelijk digitaal dus!”
Snel sollicitaties afhandelen
Aan het begin van de zomer startte de gemeente met de module Werving & Selectie. Achteraf gezien een perfecte timing, want in drie maanden tijd kwamen er ruim 300 sollicitaties binnen. “In de zomervakantie zit er vaak maar één medewerker op de PSA”, vertelt Reumer.
”Normaal gesproken kunnen we zo’n stroom sollicitaties in die periode dan ook niet aan. Nu was het geen enkel probleem. Zelfs niet toen de ene resterende collega ziek werd. Van een bepaalde procedure moesten ongeveer 90 kandidaten een bericht krijgen. Ik heb toen vanaf mijn vakantieadres even ingelogd en dit snel geregeld.”
Leukere werkzaamheden
Volgens Reumer zorgt Werving & Selectie niet alleen voor minder werk, maar is het werk dat resteert ook leuker. “Het maken van bijvoorbeeld kopietjes, vacatureoverzichten is verleden tijd. Onze rol is veranderd. We richten ons meer op applicatiebeheer, de inrichting van systemen en ondersteuning van de managers en medewerkers bij het gebruik ervan."
"Ook de managers en medewerkers zelf zijn erg tevreden. Ze vinden het systeem vriendelijk in gebruik. Zo kun je bijvoorbeeld binnen Raet Online meerdere tabbladen en modules naast elkaar openzetten. Het zou fijn zijn als ook nog Raet HR Beaufort op de server bij Raet gaat draaien; dan is alles via het internet te benaderen en zijn we dus niet meer afhankelijk van een vaste PC."
"Inmiddels is de implementatie gestart van de module Medewerkerontwikkeling. Daarnaast staat nog hoog op de verlanglijst de digitalisering van de personeelsdossiers. En ik zou op termijn ook wel met de mogelijkheden van flexibele arbeidsvoorwaarden met Benefit Planner willen gaan werken. Want nu we eenmaal bezig zijn, wil ik ook het complete pakket.”
DoorsturenPrinten