Gemeente Coevorden online flexibel in arbeidsvoorwaarden
Goed en leuk, die flexibele arbeidsvoorwaarden. Maar de afdeling P&O van de gemeente Coevorden was wel veel tijd kwijt met het beantwoorden van vragen van medewerkers. De oplossing: Raet Benefit Planner.
Niet alleen kwamen er veel vragen binnen over de arbeidsvoorwaarden, door de dubbele invoer was de kans op fouten aanzienlijk. “Met de Raet Benefit Planner besparen we veel administratief werk”, aldus Joldert de Vries, teamleider P&O.
Samenwerking sinds 1998
De gemeente Coevorden en Raet werken al sinds 1998 samen. In dat jaar koos de Drentse gemeente voor Raet HR Beaufort en Raet Payroll Gemal Direct ter ondersteuning van haar personeels- en salarisadministratie.
Uitbreiding en digitalisering
Joldert de Vries, is zeer nauw betrokken bij het uitbreiden van het digitaliseren van de HR-processen. “Na de digitale verlofkaart zijn wij gaan kijken welke andere HR-processen we efficiënter konden inrichten. Uit dat onderzoek kwam naar voren dat uitvoering van de flexibele arbeidsvoorwaarden veel tijd vergde. Daarom hebben we Raet Benefit Planner aangeschaft.”
Administratieve last
Als één van de weinige gemeenten in Nederland werkt de gemeente Coevorden met een persoonsgebonden budget. Elke medewerker van de gemeente krijgt 675 euro per jaar waarmee zij belastingvrij een arbeidsvoorwaardelijke keuze kan maken volgens het cafetariamodel. “Dit zorgde voor veel administratief werk”, vertelt Marianne Hiemstra, medewerker personeels- en salarisadministratie.
Alle medewerkers kwamen voorheen naar de afdeling P&O om vragen te stellen over het persoonsgebonden budget of om hun wensen kenbaar te maken. Marianne Hiemstra: “Het was mooi dat we onze medewerkers deze dienst boden, maar het was enorm veel werk om het in korte tijd in te voeren. Daarnaast was de kans op fouten ook aanzienlijk, omdat we alle gegevens in Excel invoerde.”
Benefit Planner
“Voor de uitrol van de Benefit Planner hebben we allereerst een plan opgesteld met als uitgangspunt de medewerkers er zoveel mogelijk bij te betrekken”, vervolgt Marianne Hiemstra. “Het moet tenslotte geen P&O feestje zijn, juist de medewerkers moeten mee. Via ons intranet hebben we ruim van tevoren aangekondigd dat de Benefit Planner eraan kwam. Dit om medewerkers er warm voor te krijgen en bekend mee te laten maken. Ook hebben we een groot artikel op de achterkant van ons personeelsblad geplaatst en zijn we samen met Raet alle locaties afgegaan om een presentatie te geven.”
Reacties medewerkers
Bij de gemeente Coevorden werd in eerste instantie wisselend gereageerd op de invoering van de Raet Benefit Planner. Het betekende voor de medewerkers ook kennismaking met e-HRM. Marianne Hiemstra: “Met name onze buitendienst medewerkers moesten wennen aan het idee, omdat zij niet dagelijks achter een computer zitten. Vandaar dat wij op alle locaties een aantal computers hebben neergezet waar de medewerkers hun keuze kunnen invullen. Op die manier kunnen collega’s elkaar ook helpen.”
De medewerkers van de gemeente vinden het inmiddels zeer prettig dat zij zelf kunnen bepalen wanneer ze online hun keuze voor flexibele arbeidsvoorwaarden kunnen invullen. “Voorheen kregen ze altijd een briefje van de P&O afdeling waarin stond dat ze voor een bepaalde datum een keuze moesten maken waardoor veel mensen overhaast een beslissing namen”, vervolgt Joldert de Vries. “Nu kunnen onze medewerkers eerst kijken wat de consequenties voor het loon zijn en kunnen ze het ook thuis overleggen en invullen.”
Advies
De gemeente Coevorden heeft in de loop van het jaar de Raet Online-module Benefit Planner in gebruik genomen. Gevolg: alle keuzes van de voorgaande maanden moesten handmatig worden ingevoerd. Marianne Hiemstra: “Ik adviseer daarom andere partijen per kalenderjaar te beginnen. Daarnaast kwamen wij er achter dat bepaalde regelingen die wij bij de gemeente hebben niet één op één waren met de regelingen die in de Raet Benefit Planner zouden komen te staan. Wij moesten die regeling toen openmaken en kortsluiten met de Belastingdienst en dat kostte uiteraard tijd. Vandaar dat het aan te raden is om dat in het voortraject te doen.”
Toekomst
Met de invoering van online aanvragen van flexibele arbeidsvoorwaarden, houdt de gemeente Coevorden niet op.
“Op het vlak van het digitaliseren van HR-processen is er nog een enorme winst te behalen”, stelt Joldert de Vries. “Als teamleider P&O wil ik graag de mogelijkheden van e-HRM steeds meer benutten en uitbouwen. Het uiteindelijke doel is een online Personeelsdossier dat zowel de medewerker als de manager inzicht geeft.
DoorsturenPrinten