Gemeente Almelo digitaliseert cafetariasysteem met de Raet Benefit Planner
Zo veel mogelijk digitaliseren en meer verantwoordelijkheid bij medewerkers leggen. André Donker van de gemeente Almelo wist precies wat hij wilde én wat hij daarvoor nodig had: de Raet Benefit Planner.
“Het is een goed stuk gereedschap. Niet alleen voor het digitaliseren van ons cafetariasysteem, maar ook om de afdeling P&O opnieuw op de kaart te zetten binnen de organisatie.”
Tevreden
De Twentse gemeente Almelo werkt sinds jaar en dag met Raet HR Beaufort. Naar tevredenheid, meldt Donker, coördinator personeels- en salarisadministratie. “Een aantal jaar geleden besloten we onze P&O werkwijzen en -processen grondig te gaan bekijken. We hebben samen met Raet bepaald wat we precies wilden en wat we daarvoor nodig hadden.”
Het resulteerde onder meer in de aanschaf van de Raet Benefit Planner van Raet Online.
Digitaal cafetariasysteem
De Benefit Planner voorzag in de digitalisering van het cafetariasysteem van de gemeente. Het systeem werd meteen uitgebreid met meer keuzemogelijkheden. “Ieder personeelslid kreeg een persoonlijk budget”, zegt Donker. “Het was niet doenlijk om dat op papier bij te houden.”
Met de Benefit Planner kunnen medewerkers via internet aangeven hoe zij het flexibele deel van hun arbeidsvoorwaarden willen inrichten. Donker: “Het is gebruiksvriendelijke software die medewerkers via internet dus ook thuis kunnen gebruiken. Bijvoorbeeld om met hun partner rustig te bekijken wat ze willen. Groot voordeel van de Benefit Planner is dat het meteen de netto gevolgen van hun keuzes laat zien.”
Degelijke partner
De keuze voor de Raet Benefit Planner was snel gemaakt. Niet alleen bij de gemeente Almelo werkt Donker al jaren naar tevredenheid met Raet-systemen, in zijn bijna dertigjarige carrière bij verschillende werkgevers heeft hij nooit anders gedaan.
“Raet is door de jaren heen een degelijke partner gebleken. Ik zeg nadrukkelijk partner en niet leverancier. Het is een partij waarvan ik geen echte concurrent op de markt zie. We zijn steeds met elkaar in gesprek en onze wensen worden altijd snel vertaald naar resultaat. Zo heeft Raet bijvoorbeeld de werkgeversbijdrage levensloop in het systeem verwerkt en de aan- en verkoop van verlof.”
Ook Almelo zelf moest hier en daar aanpassingen doorvoeren. “In het eerste jaar heb ik 4000 wachtwoorden en inlogcodes uitgegeven voor maar 750 mensen. Zij loggen namelijk maar een keer per jaar in om hun arbeidsvoorwaarden in te richten en daarna een heel jaar niet meer. Dan zijn ze hun wachtwoord vergeten en kloppen ze bij ons aan."
"Het is voor ons dan ook een grote verbetering dat medewerkers in Raet Online inmiddels zelf hun wachtwoord kunnen aanpassen en automatisch een nieuw wachtwoord kunnen aanvragen met behulp van eerder beantwoorde controlevragen. Zo neemt Raet Online de organisatie opnieuw geautomatiseerd een deel van de administratieve last over.” Inmiddels kunnen de medewerkers van de Gemeente Almelo binnen Raet Online ook beschikken over hun digitale loonstrook.
Communiceren essentieel
De gemeente heeft Raet bij alle stappen van het proces betrokken, bijvoorbeeld bij de presentaties aan medewerkers. “Vreemde ogen dwingen”, zegt Donker. “Niet dat er weerstand was, maar het was wel nieuw. En nieuwe dingen introduceren moet je goed doen.”
Communiceren is volgens hem daarbij het sleutelwoord. Donker noemt een voorbeeld: “Medewerkers in de groenvoorziening zijn niet gewend om met computers te werken. Zij deden aanvankelijk dan ook niets met de Benefit Planner. Met hen hebben we een-op-een gesprekken gevoerd. Dat heeft veel goodwill gekweekt.”
Veelbelovend
Inmiddels heeft de gemeente het eerste jaar met de Benefit Planner achter de rug. Keiharde resultaten kan Donker nog niet noemen. “Het afgelopen jaar hebben we ook de papieren administratie erbij gehouden, dus de grote besparing op dat gebied moet nog komen. Bovendien heeft de eerste grote uitruil van arbeidsvoorwaarden nog niet plaatsgevonden.”
Maar de eerste tekenen zijn veelbelovend: “De Raet Online Benefit Planner communiceert uitstekend met HR Beaufort, de reacties van managers en andere medewerkers zijn positief en we hebben geen omkijken naar het beheer. Bovendien hebben we er een eigen draai aan kunnen geven, bijvoorbeeld door ons logo erin te verwerken en de helpteksten te herschrijven. En de werkgeverslasten dalen. Alleen daarom al is het het waard om in de Benefit Planner te investeren. Ik verwacht dat we de komende jaren veel tijd en geld gaan besparen.”
DoorsturenPrinten