Administratiekantoor CABO verhoogt kwaliteit met Raet Online
Administratiekantoor CABO werkt voor schoolbesturen in het primair en voortgezet onderwijs. Met kwaliteit en continuïteit tegen kostprijs als belangrijkste doelstelling.
Ter vervanging van een ‘lappendeken aan systemen en rapportages’ op het vlak van personeelsinformatie en salarisadministratie kiest CABO sinds 2008 voor Raet Online.
“Dit bleek het antwoord op zowel onze wensen als op die van de scholen”, vertelt directeur Ed van den Bosch.
Betrouwbaar
Tientallen scholen vinden hun weg naar CABO voor ondersteuning en advisering op het gebied van administratie, beheer en bestuur. De organisatie heeft geen winstoogmerk. “Voor ons staat de vraag centraal wat de schoolbesturen en scholen aan informatie en ondersteuning nodig hebben om hún werk goed te kunnen doen”, zegt directeur Van den Bosch.
“Het belang van betrouwbare managementinformatie weegt steeds zwaarder. Zeker door de verandering van de bekostiging en de ontwikkeling in de opvattingen hierover vanuit de rijksoverheid. Scholen moeten erop kunnen vertrouwen dat hun administratie goed functioneert.”
Met Raet Online kan CABO hierop inspelen. Dankzij de mogelijkheden van (de)centrale salarisverwerking, maar ook door HR-modules als Raet Verzuim Manager en Raet Medewerkerontwikkeling decentraal aan de scholen beschikbaar te stellen, via internet. Van den Bosch: “Het is een compliment aan Raet dat het voelt alsof we hier al jaren mee werken!”
Intensieve zoektocht
Na een jaar van voorbereiden, kreeg op 1 januari 2008 de invoering van webportal Raet Online zijn beslag, met HR Access in-service voor de personeelsadministratie. “Ons vorige systeem voldeed prima voor de salarisverwerking”, vertelt Van den Bosch, “maar het ontbreken van koppelingen met andere applicaties gaf steeds meer problemen.”
Door het gebruik van allerlei deelpakketten was met name de volledigheid van informatie een punt van zorg. Na zelfstandig diverse pakketten te hebben afgelopen, kwam CABO uit bij Raet. Vrijwel op datzelfde moment diende zich een kans aan om aan te sluiten bij Synergia, een samenwerkingsverband van zes administratiekantoren.
“Het mooie was dat ook zij met Raet in zee wilden gaan. Aansluiten bij een groep die hetzelfde wil, was voor ons interessant. Zo kun je je inbreng hebben over de inhoud van de portal en vanwege het volumevoordeel afspraken maken over prijs-kwaliteit.”
Uniek ontwikkelproces
Wat volgde, was een uniek proces van ontwikkelen en overleg waarin Synergia en Raet nauw met elkaar optrokken. “Raet moest zich eerst de werkwijze, werkprocessen en wensen van administratiekantoren en de vertaling hiervan in de programmatuur eigen maken”, legt Van den Bosch uit.
Er werd een stuurgroep gevormd. Doel: een systeem neerzetten waarmee elk administratiekantoor kan werken en zijn klanten kan voorzien. Van den Bosch: “Dankzij het ontwikkeltraject kon Raet ervaring opdoen met een voor haar nieuwe markt. Voor ons een prachtkans om ons verlanglijstje wat betreft functies maximaal vertaald te zien.”
Het heeft volgens Van den Bosch een pakket opgeleverd dat zeer goed matcht met wat administratiekantoren in de onderwijssector zoeken. “De wetenschap dat er in Raet Online wordt geïnvesteerd en dat Raet dit nog volop doorontwikkelt is een heel belangrijke factor geweest in onze keuze.”
Voor de volledigheid
De salarisverwerking voor de ongeveer 6.000 personeelsleden die bij de aangesloten scholen werken, draait inmiddels volop via Raet Payroll Gemal Direct. “De opstartperiode vergde natuurlijk van beide kanten extra inzet”, vertelt de directeur. “Op de loonstroken was bijvoorbeeld nog niet te zien welke dagdelen iemand precies had gewerkt. Onze medewerkers maakten daar aparte overzichten van. Raet heeft dit alsnog toegevoegd.”
Nu zijn de modules aan de beurt, zoals Raet Verzuim Manager en Raet Medewerkerontwikkeling. Met name deze laatste functionaliteit vraagt enige uitleg en gewenning. “De beleving is soms dat het niet mogelijk is de beoordeling van mensen vast te leggen. Toch is het niet nieuw. Dit gebeurde al in allerlei varianten van dossiers. Nu kan het op een goede digitale manier.”
Van den Bosch denkt dat Raet Online daarom zeker meerwaarde heeft en veel kwalitatieve sturingsinformatie oplevert. “De keus is natuurlijk aan onze klanten. Voor wie interesse heeft in een specifieke module, zetten wij de knop om. Zo vervangen we op termijn steeds meer relatief dure, losse pakketten voor de eenduidige oplossing van Raet.”
DoorsturenPrinten