Bel ons op +31 33 45 06 506

“Ook als het gaat om het uitbesteden van de salarisadministratie, willen we dat al onze regiokantoren dezelfde taal spreken.”

Interview met

VluchtelingenWerk Nederland Han Baartmans
Manager Diensten
Maureen Dijkman
Adviseur Personeel & Organisatie

In deze case

  • Uitbesteden salarisadministratie MKB

Samenvatting

VluchtelingenWerk Nederland wil verder centraliseren naar vijf zelfstandige regiokantoren. Om zo kostenefficiënt mogelijk te werken, willen zij overal dezelfde ondersteunende systemen gebruiken. Raet is gekozen als partner voor het verzorgen van de complete salarisadministratie.

VluchtelingenWerk Nederland zit middenin een grootschalig opschalingstraject. In ruim tien jaar tijd zijn een paar honderd zelfstandige lokale vestigingen samengevoegd tot op het moment twaalf regiokantoren. Han Baartmans, Manager Diensten: “We zitten nu in de laatste fase: de opschaling van twaalf naar vijf zelfstandig opererende regiokantoren. Belangrijk is dat we zo kostenefficiënt mogelijk werken. Dat willen we bereiken door zoveel mogelijk te werken met dezelfde ondersteunende systemen. 

“We willen zo kostenefficiënt mogelijk werken. Daarom werken we zoveel mogelijk met dezelfde ondersteunende systemen.” 

Onze e-mailcommunicatie en telefonie lopen inmiddels centraal. Ook als het gaat om onze salarisadministratie, willen we dat alle regiokantoren dezelfde taal spreken. Daarom besteden het Landelijk Bureau en een groot deel van de regiokantoren de salarisadministratie centraal uit aan Raet. In de toekomst is het doel om de salarisverwerking van alle regiokantoren te laten verzorgen door Raet.”

Raet als preferred supplier 

Voorheen werkten de regiokantoren van VluchtelingenWerk met verschillende partners voor het uitbesteden van de salarisadministratie. Zowel grote leveranciers als lokale accountantskantoren. Maureen Dijkman, Adviseur Personeel & Organisatie: “In onze keuze voor een geschikte partner hebben we de ervaringen gepolst van al onze vestigingen. Het Landelijk Bureau en de regiokantoren die al samenwerkten met Raet waren het meest positief. 

“Het Landelijk Bureau en de regiokantoren die al samenwerkten met Raet waren positief.”

De kwaliteit van de dienstverlening is gewoon erg goed dus de keuze voor Raet als preferred supplier was snel gemaakt. Daarom worden alle regiokantoren gestimuleerd over te stappen op de dienstverlening en software van Raet. Op dit moment moeten nog drie kleinere vestigen deze overstap maken.”

Complexe, maar geslaagde testcase 

Het uitbreiden van de samenwerking met Raet naar een groot deel van de regiokantoren ziet Baartmans als een intensieve en geslaagde testcase. 

 “Raet begrijpt dat we volledig ontzorgd willen worden en levert maatwerk wanneer dat nodig is.” 

“Alleen de praktijk kan uitwijzen of je samenwerking succesvol is. Raet heeft binnen het complexe centralisatietraject proactief met ons meegedacht. Ze begrijpen dat we volledig ontzorgd willen worden van onze salarisadministratie en leveren maatwerk wanneer dat nodig is; dat is voor ons belangrijk in een partner.”

Eén centrale partij voor uitbesteden van de salarisadministratie 

Baartmans geeft aan dat het uitbesteden van de salarisadministratie voor VluchtelingenWerk een ideale oplossing is: “Zowel op het Landelijk Bureau als op de regiokantoren hebben we niet de mensen in huis die de cao kennen en de gevolgen van wijzigingen in wet- en regelgeving op het salaris juist kunnen toepassen. Daarnaast ben je als organisatie erg kwetsbaar wanneer je de salarisadministratie zelf organiseert. Wat doe je bijvoorbeeld als de persoon verantwoordelijk voor de salarisverwerking ziek is? Die zorg neemt Raet voor een groot deel weg.” 

“Wat doe je als de persoon verantwoordelijk voor de salarisverwerking ziek is? Die zorg neemt Raet voor een groot deel weg.” 

Dijkman geeft aan dat samenwerken met één centrale partij veel voordelen heeft: “Nu zijn alle regiokantoren aangesloten op hetzelfde salaristeam van Raet. De communicatie met onze vaste contactpersonen verloopt erg soepel. Daarnaast houden ze alle wijzigingen in de salarisverwerking en de afspraken die we daarover maken voor ons bij. En doordat ze vertrouwd zijn met onze manier van werken, zijn ze ook in staat om eventuele fouten te signaleren.”

Digitale salarisstroken vanuit de cloud 

Het werken met de software van Raet voor het invoeren van personeels- en salarismutaties bevalt Dijkman uitstekend: “De mutaties voer ik eenvoudig door in Youforce van Raet. 

“We bieden onze salarisstroken nu digitaal aan, waardoor ze veel eerder en overal en altijd beschikbaar zijn voor medewerkers.” 

Omdat deze software in de cloud staat, kan ik dit wanneer het nodig is ook vanuit huis doen. Dat is een mooi voordeel. Bovendien bieden we onze salarisstroken nu digitaal aan, waardoor ze veel eerder en overal en altijd beschikbaar zijn voor medewerkers. We krijgen daardoor veel minder vragen vanuit de organisatie.”

Vrijwilligersmodule en HR-processen digitaliseren 

VluchtelingenWerk wil de samenwerking met Raet in de toekomst steeds verder uitbreiden. 

Baartmans: “Raet overweegt bijvoorbeeld een vrijwilligersmodule te ontwikkelen zodat we ook de vrijwilligers die niet op de loonlijst staan in Youforce kunnen registreren.” Dijkman: “Daarnaast werken we op het gebied van HR nu nog veel met aparte systemen, zoals een aparte verzuimregistratie, tijdschrijfsysteem en verlofregistratie. De software van Raet is erg uitgebreid. Wanneer de basis salarisadministratie met Raet in onze regiokantoren op orde is, kunnen we kijken in hoeverre we onze HR-processen kunnen samenvoegen in één applicatie.”

Over VluchtelingenWerk Nederland 

VluchtelingenWerk Nederland is de belangrijkste onafhankelijke belangenbehartiger van vluchtelingen en asielzoekers die naar Nederland komen. In 2014 waren dat er ongeveer 25.000. Ruim 500 professionals, ongeveer 100 stagiairs en nog eens 7.000 vrijwilligers maken zich vanuit 12 regiokantoren en het Landelijk Bureau sterk voor het werk van VluchtelingenWerk.

Bel ons op +31 33 45 06 506 of Bel mij terug

Volg ons

Slechts 30% medewerkers ervaart focus op talentmanagement. Lees het talent rapport van de Raet HR Benchmark 2017:… https://t.co/aHEaCC0Aop