Bel ons op +31 33 45 06 506

Medewerkers en managers Summa College hebben regie over hun HR-zaken met de HR-software van Raet

Interview met

Het Summa College Maureen van Teeffelen
teamleider HRM Services
Rob Hollander
adviseur HRM
Monique Lemaire
teamleider onderwijs

In deze case

  • Self Service
  • Performance Management
  • Opleidingsmanager

Case in het kort

Na de salarisadministratie wilde het Summa College ook de HR-processen digitaliseren met Raet. Hoe zijn ze te werk gegaan en wat zijn de resultaten tot nu?

Het Summa College had al de salarisadministratie met de software van Raet operationeel, maar wilde ook met Raet aan de slag voor het digitaliseren van de verschillende HR-processen. Maureen van Teeffelen, Monique Lemaire en Rob Hollander van het Summa College vertellen over het digitaliseringsproces en de resultaten tot nu toe. 

Managers en medewerkers ondersteunen

Maureen van Teeffelen, teamleider HRM Services: “In 2015 zijn we bij het Summa College begonnen met de eerste stappen van de Self Service HR-processen. We hadden in 2011 al de salarisadministratie met Youforce van Raet geautomatiseerd en in 2012 Performance Management in gebruik genomen. Nu wilden we daar onze andere HR-processen in laten volgen, met als doel managers en medewerkers, onze interne klanten, beter te kunnen ondersteunen in het uitvoeren van hun HR-taken.”

 

Rob Hollander vult aan: “…achteraf gezien hadden we misschien beter met een ander proces dan Performance Management kunnen beginnen, omdat dit best een complex proces is met veel interne stakeholders die er iets van vinden. We kwamen er gedurende het traject achter dat we een stuk draagvlak misten. We hadden het management eerder moeten meenemen, al bij de beleidskeuzes. Om het digitaliseringstraject succesvol te vervolgen en iedereen alsnog mee te krijgen, hebben we een presentatie gegeven aan alle stakeholders: de directeuren, managers en het College van Bestuur – we hadden natuurlijk hun ‘Go’ nodig om verder met e-HRM te gaan.”

We kwamen er gedurende het traject achter dat we een stuk draagvlak misten.

Processen tegen het licht

Van Teeffelen: “We hebben een gebruikersgroep samengesteld, waarin ook directeuren en teamleiders zaten. Deze diende ertoe om een groter draagvlak binnen het Summa College te creëren. In eerste instantie hadden we bij de invoering van Youforce onze processen onaangetast gelaten, maar je moet bij digitaliseren ook kijken naar de processen en beleidsprocedures, anders krijg je daar achteraf last van bij de software-inrichting. 
Met de stuurgroep voor het digitaliseringsproces van de ESS-processen hebben we alle HR- en salarisprocessen opnieuw tegen het licht gehouden. Bijvoorbeeld in het declaratieproces: als bedragen onder 500 euro door de teamleider worden geaccordeerd, waarom moet een directeur dan nog eens zijn handtekening zetten? Het is voldoende als dit is gevalideerd in het digitale proces. Op allerlei manieren hebben we de processen dichter bij het natuurlijke gedrag van de gebruikers gebracht. Gaandeweg bleek dat de administratieve last aanzienlijk minder was in het digitale proces.

Je moet bij digitaliseren ook kijken naar de processen en beleidsprocedures, anders krijg je daar achteraf last van bij de software-inrichting.

 Monitoren, meten en bekijken

Toen hebben we het digitaliseringsvuurtje nog wat opgestookt: in het tweede kwartaal van 2014 zijn we gestart met Verzuimmanagement en in januari 2015 is het personeelsdossier gedigitaliseerd. We bereidden de invoer van Self Service voor, met onder meer het declaratieproces. Die moest in april 2015 live staan. We willen HRM zo lean mogelijk inrichten; meer servicegericht werken, maar zonder mensen het idee te geven dat we het werk over de schutting gooiden. In deze fase van het traject hebben we een aantal leidinggevenden verzameld als steun en ambassadeurs, zij hebben alle processen voor de livegang gemonitord, gemeten en bekeken. Hierdoor kregen we steeds meer goede feedback van onze eindgebruikers. ‘Hé, dat is makkelijk!’ hoorden we dan. Medewerkers kregen in de gaten dat ze zelf aan het roer stonden.”

 

Hollander: “We hebben daarnaast ook veel verschillende middelen ingezet om managers en medewerkers te laten zien wat de voordelen van digitalisering zijn: inloopbijeenkomsten, quick reference cards, maar ook videofilmpjes die uitleg geven van de functionaliteit. Daarnaast hebben we de helpdesk HRM Services ingericht. En vanaf april ging Self Service dus live: kon iedereen digitaal declareren, persoonsgegevens zelf wijzigen.” 

We hebben veel verschillende middelen ingezet om managers en medewerkers te laten zien wat de voordelen van digitalisering zijn.

Het goede gesprek

Monique Lemaire is teamleider onderwijs bij het Summa College en een van de betrokken eindgebruikers: “Ik was vanaf het begin heel blij met het digitaliseren van de gesprekscyclus met Performance Management. De software van Raet is een prachtig hulpmiddel om met mijn teamleden in gesprek te gaan. Uiteindelijk draait het erom dat we het goede gesprek met elkaar kunnen voeren. De software is daarbij ondersteunend. Mijn medewerkers kunnen zelf het gesprek voorbereiden en initiëren. Alleen de beoordeling vul ik zelf in. 

Aan het begin in het schooljaar bespreken we de persoonlijke leerdoelen van de medewerker. Tevens werken we met een teamjaarplan dat is afgeleid van de doelstellingen die het College van Bestuur en het management van de scholen hebben geformuleerd. Die teamdoelstellingen neem ik mee in de evaluatiegesprekken en daar komen dan individuele afspraken uit voort. Er is veel bespreekbaar. In het onderwijs is het sowieso gangbaar om aan het begin van het schooljaar te bedenken aan welke drie dingen je het komend jaar wilt gaan werken.”

Performance Management is een prachtig hulpmiddel om met mijn teamleden in gesprek te gaan.

Strenger en transparanter

Lemaire: “Voor teamleiders is niet alleen de digitale ondersteuning bij de gesprekscyclus belangrijk, het is ook heel fijn dat we het ziekteverzuim digitaal bijhouden. Het is heel makkelijk in de software van Raet om notities te maken, en de Arbo-arts werkt ook in Raet, weliswaar onder een aparte autorisatie, dus alle informatie staat bij elkaar.” 

Hollander: “Dat is sowieso iets waar je goed over moet nadenken als je gaat digitaliseren: wie heeft er toegang tot welke informatie. Wij houden nu aan dat iemand alleen toegang heeft tot informatie waar hij iets mee te doen heeft. Dat betekent dat sommige niveaus bredere autorisaties hebben dan andere. Vroeger zat alles in dossierkasten, waar iedereen zo in kon. Met deze digitaliseringsslag kan alleen de leidinggevende bij het dossier en bij gegevens van hun medewerkers. De HR-Helpdesk heeft een servicefunctie, die kunnen weer wel overal bij, omdat ze de teamleiders en medewerkers moeten ondersteunen. We zijn dus veel strenger geworden en alleen waar het noodzakelijk is hebben mensen toegang gekregen. Dat is wel transparant naar onze medewerkers.”

Conclusie

Van Teeffelen: “Door het digitaliseren van steeds meer processen zien wij een betere samenwerking ontstaan in de keten van de informatievoorziening. Youforce van Raet is het bronsysteem waardoor de andere diensten een betere verbinding hebben naar hun eigen systemen. Als je je processen goed inricht, ze laat aansluiten bij de manier van werken, wordt het systeem sneller opgepakt en geaccepteerd. Het digitaliseren van HR heeft even tijd nodig. We kijken steeds naar het juiste tijdstip, mensen moeten eerst wegwijs worden gemaakt. Om een voorbeeld te geven: we hebben dit gedaan bij de implementatie van de Opleidingsmodule. In de eerste fase is deze in gebruik genomen door de dienst HRM en in een nog later te bepalen fase wordt deze uitgerold naar leidinggevenden en medewerkers.

Het volgende project is werving en selectie. Deze module zijn we nu aan het testen met een aantal interne klanten. We zullen de functionaliteit op korte termijn vrijgeven en dat gaat tijd opleveren, met name voor de leidinggevenden. Zij zijn de drijfveren van het sollicitatieproces: zij formuleren de punten die van belang zijn voor de vacature en de kandidaat. HRM ondersteunt de teamleiders bij dit proces.”

Uiteindelijk gaat het om het gesprek. En dat het prettig is dat je wat je nu zegt over drie maanden nog eens terug kunt lezen.

Lemaire: “De acceptatie van een digitaal systeem gaat veel sneller als je inzichtelijk kunt maken dat het je ondersteunt, maar dat het uiteindelijk gaat om het gesprek. En dat het prettig is dat je wat je nu zegt over drie maanden nog eens terug kunt lezen. 
Van Teeffelen: “Medewerkers kunnen met Youforce veel meer zelf doen. Het is niet altijd direct zichtbaar, maar in de loop der tijd heeft HR wel een efficiencyslag gemaakt. De dienstverlening is van een hogere kwaliteit geworden met een bredere dienstverlening. Hierdoor kunnen we meer werk verzetten. 

Over het Summa College

Het Summa College bestaat uit 22 scholen voor middelbaar beroepsonderwijs, die samen meer dan 200 beroepsopleidingen bieden in verschillende leerwegen en op verschillende niveaus. Er werken ongeveer 1.600 medewerkers.

 
 

Lees meer over