Bel ons op +31 33 45 06 506

“Digitalisering van personeelsdossiers betekent voor ons gemak, overzicht en tijdwinst."

Spirit is een jeugdzorgorganisatie met ruim 1.100 medewerkers in Amsterdam en Zaanstreken die hulp en zorg levert aan kinderen van 0 tot 23 jaar in diverse vormen. Om het leven van de kinderen wat eenvoudiger te maken is de cliëntenadministratie volledig gedigitaliseerd. François Mittertreiner, interim-manager salarisadministratie van Spirit wilde dit ook voor zijn medewerkers en heeft samen met Dataspace alle personeelsdossiers in Youforce gedigitaliseerd. In een gesprek met Dataspace vertelt hij over zijn ervaringen.

Waarom ben je op het gebied van de personeelsdossiers digitaal gegaan?

Waarom niet kun je beter vragen! Wat je voornamelijk merkt in de zorg is dat ze op dit gebied een beetje achter lopen. En ik ben altijd van de eenvoud en probeer het voor de medewerkers makkelijk te maken. We hadden een afdeling vol met kasten, vol met dossiers, we raakten soms even wat kwijt, dan was er een dossier weer meegenomen. Dat kwam ik te vaak tegen. Toen ben ik gaan kijken naar de mogelijkheden om de personeelsdossiers te laten digitaliseren. Bij de cliëntenadministratie hadden ze dit al gedigitaliseerd. Ik ben via Raet in contact gekomen met Dataspace en het besluit genomen om de personeelsdossiers te laten digitaliseren.

Het is wel een investering maar we hebben er zoveel profijt en plezier van dat alle dossiers op orde zijn. Medewerkers kunnen bij de dossiers, alle stukken zitten erin. Recent zijn onze multifunctionals voorzien van de dossier connector van Raet waardoor we documenten na scanning direct in het juiste digitale dossier plaatsen.

Heb je een advies voor bedrijven en instellingen die nog werken met papieren personeelsdossiers?

Voordat de dossiers zijn gedigitaliseerd heeft Spirit alle personeelsdossiers inhoudelijk geschoond. Dubbele documenten en documenten die niet bewaard hoeven te worden zijn verwijderd. Dus eerst opschonen en goed nadenken over de structuur van het digitale dossier. Welke (en hoeveel) documenttypen wil je gaan gebruiken en dat ook in de organisatie breed verspreiden. Wij hebben gebruik gemaakt van een consultant van Raet die het hele proces heeft begeleid. Er is een best-practice meegenomen, besproken en aangepast.

Wat te doen met de nieuwe fysieke aanwas van documenten?

Nadat deze zijn ingescand gaan de documenten terug naar de werknemer (bv VOG of een diploma) en anders wordt het document vernietigd. Er is geen nieuwe fysieke dossier opbouw. Er is wel contact geweest met de advocaat en de digitale ondertekende contracten zijn rechtsgeldig.

Alle fysieke personeelsdossiers zijn nu opgeslagen in het archiefdepot van Dataspace. Enig idee hoe lang Spirit deze wil bewaren?

Er is gekozen om de dossiers nog even te laten staan om eventuele opvragingen te doen maar dat is tot op heden niet voorgekomen. Op ons verzoek zullen wij de dossiers vertrouwelijk laten vernietigen.

Tot slot, hoe kijk je terug op de samenwerking met Dataspace en Raet?

Ik vond de samenwerking erg prettig verlopen. Wij zijn tijdens het hele project goed geïnformeerd over de voortgang. We kregen snel antwoord op onze vragen, ook voor het opvragen van dossiers voor Scannen on Demand. Uiteindelijk is dat 5 keer voorgekomen. Verder zijn de contacten tussen Raet en Dataspace keurig verlopen.

dataspace-logo

Meer over Dataspace

Door de overeenkomst tussen Raet en Dataspace kunnen organisaties grote kwaliteitsslagen maken op het gebied van digitale personeelsdossiers. Dataspace is in staat om conform een goede prijs-kwaliteitverhouding uw fysieke personeelsdossiers te digitaliseren ten behoeve van Youforce. Hierdoor zijn uw personeelsdossiers 24/7 toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers. Dit vergroot de kwaliteit en service van uw HR-afdeling.

www.dataspace.nl

Interview met

Spirit François Mittertreiner
Interim-manager salarisadministratie

Producten in deze case

  • Raet Personeelsdossier
  • Raet Dossier Connector

Case in het kort

Jeugdzorgorganisatie Spirit heeft met Dataspace de personeelsdossiers in Youforce gedigitaliseerd. François Mittertreiner, interim-manager salarisadministratie van Spirit vertelt over zijn ervaringen.

Volg ons

In een artikel in het #AD geeft collega Joke van der Velpen haar visie op het fenomeen 'vakantiegeld' in deze tijd: https://t.co/kR652YbuI0