Bel ons op +31 33 45 06 506

“Onze medewerkers zijn zelf aan zet in hun jaargesprek over ontwikkeling en functioneren.”

Interview met

Sint Jacob Merel Barendregt
HR-adviseur
Angelique Hardoar
Senior HR-adviseur

In deze case

  • Performance Management

Samenvatting

Medewerkers van verpleeg- en verzorgingstehuis Sint Jacob staan zelf steeds meer aan het roer van hun ontwikkeling en functioneren. De zorginstelling uit Haarlem introduceerde een HR-gesprekscyclus waarin medewerkers zelf eigenaar zijn van hun jaargesprek. Sinds 2013 maken zij ter ondersteuning van dit proces gebruik van de HR-cloudoplossing van Raet.

Eenrichtingsverkeer

De zorgdienstverlening van Sint Jacob wordt voor het grootste deel bepaald door de kwaliteit van het personeel. De gesprekken tussen medewerkers en managers over ontwikkeling en functioneren spelen hierbij een belangrijke rol. Medewerkers van Sint Jacob krijgen veel ruimte om zelf met voorstellen voor hun ontwikkeling te komen. “Dat was een aantal jaar geleden anders,” vertelt Angelique Hardoar, senior HR-adviseur bij Sint Jacob. “Toen werden de functionerings- en beoordelingsgesprekken door medewerkers voornamelijk als eenrichtingsverkeer beschouwd.”

“In module Performance Management van Raet worden medewerkers stap voor stap door de verschillende gespreksonderwerpen geleid.”

Hardoar vertelt dat de toenemende behoefte van medewerkers om zelf de regie in handen te hebben een belangrijke drijfveer was om in 2013 de nieuwe gesprekscyclus te introduceren: “Medewerkers en managers waren niet tevreden over onze oude gesprekscyclus. Er was weinig sprake van een dialoog. De leidinggevende vertelde wat hij van het functioneren van de medewerker vond of kwam met een opleidingsvoorstel. Vervolgens vinkten we bij HR af dat het gesprek gevoerd was. Uiteindelijk had niemand daar baat bij en daarom introduceerden we het jaargesprek, waarin zowel de medewerker als de manager aan zet zijn.”

Merel Barendregt is HR-adviseur bij Sint Jacob en speelde een grote rol bij de invoering van de nieuwe gesprekscyclus. Digitalisering van het proces maakte daarvan onderdeel uit. “Medewerkers hebben in hun jaargesprek een grote inbreng. Ze moeten goed nadenken over vragen als: wat vind ik van mijn eigen functioneren? Welke resultaten heb ik de afgelopen maanden behaald? Welke steun heb ik gehad van collega’s en leidinggevenden? Welke opleidingen wil ik gaan volgen? Dat vraagt om een goede voorbereiding. Om medewerkers hierin te ondersteunen, maken we gebruik van de module Performance Management van Raet. In deze e-HRM module worden ze stap voor stap door de verschillende gespreksonderwerpen geleid.” 

Digitale ondersteuning

Hardoar legt uit hoe de module van Raet bijdraagt aan een kwaliteitsverbetering van het jaargesprek, waar ook de beoordeling onderdeel van uitmaakt: “De medewerker krijgt via het systeem een uitnodiging voor het gesprek en vult vervolgens een aantal vragen in. De manager krijgt hierna een signalering en beiden gaan met elkaar in gesprek, waarbij vooral ook vooruitgekeken wordt, bijvoorbeeld naar de ontwikkel- of loopbaanbehoefte van de medewerker.”

“Wij hebben de module zo ingericht dat managers de medewerkers kunnen beoordelen op competenties, resultaten en taken.”

Barendregt vult aan: “Alleen de leidinggevende heeft bij ons de autorisatie in het systeem om de beoordeling in te vullen. Wij hebben de module Performance Management zo ingericht dat ze medewerkers kunnen beoordelen op competenties, resultaten en taken. De module houdt bij de eindbeoordeling rekening met wegingsfactoren. En als een medewerker een matige of een onvoldoende beoordeling krijgt, kan een actieplan worden ingevuld om tot de gewenste verbetering te komen.” 

Barendregt en Hardoar gingen samen op tournee om de doelstelling van het jaargesprek en de werking van de software uit te leggen op de acht locaties van Sint Jacob. “Het voordeel was dat onze medewerkers en managers al gewend waren om met het e-HRM-systeem van Raet te werken; ze regelen daarin ook al hun andere HR-zaken. Het voorbereiden en voeren van een jaargesprek doe je echter niet iedere dag, daarom hebben we veel aandacht besteed aan uitleg en documentatie, zoals handleidingen en quick reference cards.”

Verbeterde kwaliteit gesprekken

Barendregt en Hardoar zijn tevreden over de toegevoegde waarde van de software van Raet. Hardoar: “Uiteindelijk draait het om de kwaliteit van het gesprek tussen medewerker en manager. E-HRM is daarbij een middel en geen doel op zich. Managers hebben nu veel meer input van de medewerkers, waardoor het een tweezijdig gesprek wordt.”

“We besparen zoveel tijd sinds we de gesprekscyclus digitaal uitvoeren met Performance Management van Raet.”

Barendregt vult aan: “Een aantal jaar geleden, toen we nog onze ‘oude’ gesprekscyclus hadden, verwerkten we alles op papier. Medewerkers vulden letterlijk met een pen een formulier in, ondertekenden dat en leverden het in bij de HR-administratie. Zij stopten het in het personeelsdossier en vinkten het af. We besparen zoveel tijd sinds we de gesprekscyclus digitaal uitvoeren met Performance Management van Raet. Maar nog belangrijker: medewerkers zijn meer eigenaar van hun jaargesprek.”

De voordelen volgens Merel Barendregt en Angelique Hardoar:

  • Gemak: alle informatie binnen handbereik voor manager en medewerker.
  • Inzicht in de gemiddelde scores per medewerker en team.
  • Inzicht in de kwaliteit van gevoerde gesprekken.
  • Flexibiliteit: in eigen terminologie, maar ook in het bepalen van de gespreksstappen die medewerkers en managers doorlopen.
  • Alle informatie over medewerkers is in één systeem geregistreerd: als een medewerker naar een andere afdeling gaat, gaat alle data over functioneren en ontwikkeling automatisch mee.
  • Forse tijdsbesparing: niet meer hoeven scannen van alle gespreksverslagen en formulieren.
  • Geen risico meer dat (papieren) formulieren kwijtraken.
  • Uitgebreide autorisatiemogelijkheden: een tweede leidinggevende kan in het proces worden toegevoegd, bijvoorbeeld als een manager een grote afdeling heeft met ondersteunende teamleiders die ook gesprekken voeren.
  • Medewerker en manager werken samen aan ontwikkeling.

Over Sint Jacob

Sint Jacob biedt professionele zorg en behandeling aan ouderen. De zorginstelling kijkt daarbij nadrukkelijk naar de specifieke zorgbehoefte die ouderen hebben op het gebied van verpleging, verzorging en revalidatie. Sint Jacob heeft acht locaties in Haarlem waar in totaal 800 mensen werkzaam zijn.

Download het klantverhaal

Wilt u dit klantverhaal van Sint Jacob opslaan, printen of delen, download dan het praktijkverhaal.

Download

Lees meer over

Volg ons

@nuterdepuut Voor zover wij weten waren er geen verstoringen vandaag. De website raet.nl was wel slecht bereikbaar.… https://t.co/KO96DtibVA