Bel ons op +31 33 45 06 506

“Met e-HRM hebben we meer transparantie en een kortere doorlooptijd van onze HR-processen” 

Interview met

Sensire Marieke Bokkinga
Manager Financiën & Control
Eddy Tanck
Adviseur PSA
Elke Wassink
Adviseur PSA

In deze case

  • HRM software

Samenvatting

Sensire legt verantwoordelijkheden laag in de organisatie. De zorgorganisatie uit de Achterhoek heeft kleine zelfstandige teams die zelf verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van HR-taken. De HR cloud software van Raet, Youforce, ondersteunt de teams en zorgt voor meer efficiëntie en kwaliteit in HR-processen.

Zelfstandige teams: medewerkers hebben zelf de regie over HR-processen

Sensire richt zich met ruim 3.500 medewerkers op intramurale en extramurale zorg, maatschappelijk werk en jeugdgezondheidszorg.  Vanuit de sturingsfilosofie van Sensire hebben medewerkers zelf een grote verantwoordelijkheid bij het leveren van zorg.

Marieke Bokkinga, manager Financiën & Control, legt uit hoe Sensire dit georganiseerd heeft: “We werken sinds 2009 met zelfstandige teams. Onze organisatie heeft slechts drie lagen: een Raad van Bestuur, 15 managers en daaronder circa 200 zelfstandig georganiseerde teams. Digitalisering van onze processen speelt al jaren een belangrijke rol. Met de toenemende verschuiving van taken laag in de organisatie, hebben we kritisch gekeken naar de kwaliteit en efficiëntie van onze HR-processen. Om hier een verbeterslag in aan te brengen, hebben we gekozen voor de HR-cloud oplossing Youforce van Raet."

“De verantwoordelijkheid voor HR-zaken kwam steeds meer in de teams en bij de medewerkers zelf te liggen. Dat vraagt om e-HRM.”

Eddy Tanck, adviseur PSA, vertelt dat Sensire bij de start van de zelfstandige teams ook al voor een deel digitaal werkte. “Voor de implementatie van Youforce hadden we zelf een aantal digitale formulieren gemaakt. Deze formulieren werden echter alleen door wijkverpleegkundigen gebruikt. Met de verdere doorvoering van de zelfstandige teams kwam de verantwoordelijkheid voor HR-zaken steeds meer in de teams en bij de medewerkers zelf te liggen. Dat vraagt om een volwassen e-HRM oplossing met een sterke integratie met achterliggende backoffice-systemen."

Ambassadeurs van e-HRM

Sensire maakt sinds begin 2014 gebruik van de Youforce-modules HR Self Service, Digitale Salarisstrook en het Personeelsdossier. Elke Wassink, adviseur PSA, heeft samen met Tanck het implementatieproject geleid: “Ieder zelfstandig team beschikt over een of twee medewerkers die de rol ‘Medewerkers & Organisatie’ (M&O) op zich nemen. De M&O-rol binnen het zelfstandige team is het eerste aanspreekpunt voor alles wat met HR te maken heeft. Medewerkers in het team gebruiken natuurlijk ook Self Service om hun persoonlijke gegevens te beheren, maar de medewerker met de M&O-rol beoordeelt de aanvragen en heeft de autorisatie om namens het team processen op te starten. Bijvoorbeeld het wijzigen van functies, het aantal werkuren per week of het uitzetten van een vacature."

“Het gaat bij de implementatie van e-HRM niet alleen om techniek. Het gaat ook om een verandering in cultuur en werkwijzen.”

Tanck vult haar aan: “Het was bij de implementatie erg belangrijk om de medewerkers met de M&O-rol ambassadeurs van Youforce te maken. Deze mensen hebben hiervoor intern een training gehad. We hebben veel aandacht besteed aan gebruikershandleidingen, een uitgebreide intranetpagina en eigen helpteksten bij alle schermen in Youforce. Daarnaast is er gecommuniceerd met de zelfstandige teams via hun eigen teampagina en e-mailaccount. Op deze wijze kunnen onze PSA-medewerkers de aanpassingen in Youforce snel en eenvoudig naar de teams communiceren. En als medewerkers vragen hebben, melden ze zich bij de M&O-er uit het team.

Bokkinga vertelt dat implementeren van de techniek vaak niet zo ingewikkeld is. “Het gaat bij e-HRM vooral om de verandering in cultuur en werkwijzen. Vroeger hadden we medewerkers bij de PSA die alle mutaties moesten controleren, de gegevens vervolgens handmatig in een ander systeem invoerden en veel documenten kopieerden. Die tijd is met e-HRM voorbij. Zowel de gegevensverwerking als de dossiervoering verloopt nu volledig digitaal."

Youforce biedt Sensire transparantie in HR-processen

Youforce helpt Sensire bij de administratieve HR-processen zoals indiensttreding, uitbreiding van uren en inzetwijzigingen. De zelfstandige teams zijn vooral enthousiast over de transparantie in HR-processen. Iedere betrokkene in het proces heeft inzicht in de status van een mutatie. Door de digitalisering zijn de doorlooptijden van processen aanzienlijk verkort. Tanck: “De doorlooptijd voor de indiensttreding van een nieuwe medewerker is nu ongeveer twee weken; dat was voorheen een maand. Binnen Youforce kun je goed zien wie wat moet doen in het proces en mensen eerder aanspreken wanneer een digitaal formulier te lang openstaat. Onze doelstelling voor het aankomend jaar is de mutatieverwerking voor een nieuwe medewerker in drie werkdagen af te kunnen handelen."

“De doorlooptijd van de indiensttreding van nieuwe medewerkers was vroeger een maand. Met Youforce is dat twee weken.”

Wassink geeft aan dat Youforce ook de logistiek rondom ondersteunende middelen efficiënter maakt. “Wanneer een nieuwe medewerker in dienst komt, moeten er allerlei zaken aangevraagd worden: een toegangspasje, een telefoon en soms een I-pad. Vroeger registreerden we de aanvraag van deze middelen op verschillende plekken. Nu geeft Youforce bij indiensttreding automatisch door aan de betrokken afdelingen dat er iets aangevraagd moet worden. Dat scheelt ontzettend veel dubbele en handmatige handelingen in het proces."

Bokkinga vertelt dat e-HRM volledig past bij deze tijd: “Thuis zijn medewerkers ook online. Ze boeken een vakantie of regelen hun bankzaken allemaal via internet. Dus waarom zouden ze bij hun werkgever niet digitaal zijn?”

Bel ons op +31 33 45 06 506 of Bel mij terug

Volg ons

Slechts 30% medewerkers ervaart focus op talentmanagement. Lees het talent rapport van de Raet HR Benchmark 2017:… https://t.co/aHEaCC0Aop