Bel ons op +31 33 45 06 506

”Administratieve HR-handelingen maken dankzij e-HRM van Raet steeds meer ruimte voor advieswerk.”

Interview met

Saxion Hogescholen Ingrid Lammerse
HR-directeur
Hans Oeloff
Directeur Servicecentrum Informatie

In deze case

  • Verzuim Management
  • Werving en Selectie
  • Self Service

Samenvatting

Saxion werkt sinds 2008 met HR-cloud oplossing Youforce van Raet met als doel de kwaliteit en efficiëntie van HR-processen te verhogen. Youforce helpt de hogeschool onder meer bij het verzuimmanagement en het verbeteren van het werving- en selectieproces.

Samenwerken aan procesverbetering met e-HRM

Saxion vindt digitalisering van HRM-processen erg belangrijk. De hogeschool met vestigingen in Enschede, Deventer en Apeldoorn werkt sinds 2008 met HR-cloud oplossing Youforce van Raet en heeft verschillende HR-processen met behulp van e-HRM gedigitaliseerd. “Ons motto is: zoveel mogelijk digitaliseren. Hoe minder handmatig werk, hoe minder fouten in onze administratie”, vertelt Hans Oeloff, directeur van het Servicecentrum Informatie.

“We trekken samen op om de kwaliteit en efficiëntie van onze HR-processen te verbeteren.”

Oeloff geeft leiding aan een shared service centrum waar de administraties en alle managementinformatie van de hogeschool worden verzorgd. De HR-afdeling is een van zijn interne klanten. Samen met Ingrid Lammerse, HR-directeur bij Saxion, werkt Oeloff aan de procesverbeteringen van HR. Lammerse: “Mijn HR-afdeling is proceseigenaar en daarmee verantwoordelijk voor de inrichting van de e-HRM processen. Het team van Hans is verantwoordelijk voor de uitvoering van deze processen in het e-HRM systeem, Youforce. We trekken samen op om de kwaliteit en efficiëntie van HR-processen te verbeteren.”

Saxion een is groeiende hogeschool; jaarlijks komen ongeveer 100 nieuwe medewerkers in dienst. Daarnaast heeft Saxion te maken met een grote hoeveelheid personeelsmutaties. Oeloff: “Denk aan medewerkers die tijdelijk gedetacheerd worden aan andere afdelingen of medewerkers met een tijdelijke uitbreiding. E-HRM helpt ons bij het voorkomen van dubbele invoer en het maken van onnodige fouten door handmatig werk.”

E-HRM brengt meer focus op verzuimreductie en werving en selectie

Saxion is bij de start met e-HRM in 2008 begonnen met het werving- en selectieproces. Lammerse: “We werken nu ruim zeven jaar met Youforce Werving en Selectie. Voorheen ging alles nog op papier. Sollicitatiebrieven kwamen binnen en werden allemaal letterlijk op een stapel gelegd bij de juiste vacature. Daarna moesten ze gekopieerd worden en vervolgens verdeeld worden over de verschillende managers die vacatures hadden uitstaan. Erg arbeidsintensief dus.”

Oeloff vult aan: “Met Youforce van Raet kijken managers zelf in het systeem. Ze krijgen een signaal als er nieuwe reacties op een vacature zijn. Daarnaast helpt Youforce hen bij de selectie op harde criteria. Dit scheelt ontzettend veel tijd. Ook zorgt Youforce ervoor dat de correspondentie met kandidaten automatisch en efficiënt verloopt. Bijvoorbeeld het uitnodigen van sollicitanten voor een gesprek.”

“We hebben al jaren een laag ziekteverzuimpercentage; dat willen we graag zo houden. E-HRM van Raet helpt daarbij.”

Saxion zet Youforce ook in voor het verzuimmanagement. Lammerse: “We hebben al jaren een laag ziekteverzuimpercentage; dat willen we graag zo houden. Youforce Verzuimmanagement ondersteunt actief ons verzuimprotocol. Hierin zit een Plan van Aanpak, de Probleemanalyse en andere interventies die de Wet Verbetering Poortwachter voorschrijft. Daarnaast helpt het systeem ons lijnmanagement bij het verzuimmanagement, demedicalisering en ondersteuning van het tweede spoor bij ziekte. Onze verzuimspecialisten werken iedere dag in Youforce en worden door het systeem geholpen met signaleringen en de templates voor verslaglegging. E-HRM brengt zo echt meer focus op verzuimreductie en re-integratie.”

Toekomstbestendigheid en continuïteit

Naast de digitalisering van het recruitmentproces en verzuimmanagement heeft Saxion de reiskostendeclaraties en de personeelsdossiers voor een deel van de organisatie gedigitaliseerd. Oeloff: “We draaien nu een pilot bij een aantal diensten en academies. Digitaal declareren gaat eenvoudig met Youforce. De berekende bedragen worden automatisch ingevuld in het declaratieformulier. Je verstuurt deze in Youforce Self Service en een workflow zorgt voor de fiattering en automatische verwerking in de salarisadministratie. Fantastisch, in vijf seconden heb je een reiskostendeclaratie ingediend. En in Youforce kan je de status van de afhandeling volgen. Ook loopt er een pilot voor de de digitalisering van alle personeelsdossiers. Straks heeft iedere medewerker haar eigen digitale personeelsdossier.”

“Er vindt met Youforce van Raet een verschuiving in HR-taken plaats; administratieve handelingen maken steeds meer ruimte voor advieswerk.”

Lammerse vat de voordelen van Youforce samen: “De oplossing van Raet zorgt voor meer efficiëntie binnen onze administratie. Mijn personeelsadviseurs hebben meer tijd over voor andere werkzaamheden, zoals individuele casuïstiek. Er vindt een verschuiving in HR-taken plaats; administratieve handelingen maken steeds meer ruimte voor advieswerk. Daarnaast zorgt e-HRM voor meer effectiviteit van onze HR-processen. Zo is de doorlooptijd voor de werving van goede nieuwe medewerkers aanzienlijk korter geworden en zijn we succesvol in verzuimmanagement.”

Oeloff sluit af: “Niet alleen de software helpt maar ook de medewerkers van Raet spelen een belangrijke rol. We zijn heel tevreden over onze vaste consultant. Medewerkers van Raet zijn deskundig, houden ons een spiegel voor en snappen de branche. Bovendien beschikken we met Raet over een toekomstbestendige partner met een bewezen oplossing in het onderwijs.”

Over Saxion Hogescholen

Saxion is een van de grote hogescholen in Nederland met ruim 2.500 medewerkers en 26.000 studenten. Saxion gaat met haar onderwijs en onderzoek voor innovatie. Living technology: de hogeschool werkt samen met het bedrijfsleven en studenten aan de toekomst van de samenleving. Met nieuwe kennis, technologie en methodieken worden studenten voorbereid op de arbeidsmarkt van morgen.

Bel ons op +31 33 45 06 506 of Bel mij terug

Volg ons

Slechts 30% medewerkers ervaart focus op talentmanagement. Lees het talent rapport van de Raet HR Benchmark 2017:… https://t.co/aHEaCC0Aop