Bel ons op +31 33 45 06 506

"Self-service en roosterplanning van Raet geven mij meer tijd voor zaken waar het in mijn werk echt om gaat."

Interview met

Rotterdam Shortsea Terminals Stefan van Mil
Salarisadministrateur

In deze case

  • Rooster Planning
  • Self Service 
  • HRM software

Samenvatting

RST implementeerde in 2014 twee softwaremodules van Raet die de salarisadministratie veel efficiënter en minder tijdrovend maken: self-service en roosterplanning. Behalve de salarisadministratie plukken ook de medewerkers er de vruchten van.

Zoeken naar oplossing voor veel omslachtig papierwerk

Sinds februari 2014 gebruikt Rotterdam Shortsea Terminals (RST) self-service HR-software van Raet. In september van dat jaar volgde de implementatie van de roosterplanningssoftware. De reden? “We deden nog heel veel op papier”, vertelt salarisadministrateur Stefan van Mil. “Het doorrekenen van overwerk naar de salarisstrook bijvoorbeeld.  Ik kreeg aan het begin van elke maand een verse stapel met uitgeprinte excelsheets van de afdelingen met ‘overwerk’ en compensatiedagen. Dat moesten we dan allemaal handmatig verwerken. Erg omslachtig en tijdrovend.

“Het doorrekenen van overwerk naar de salarisstrook was voorheen erg omslachtig.” 

Ook verlof werd bijvoorbeeld met een briefje aangevraagd en adreswijzigingen werden soms per mail of op papier doorgegeven. Dat was allemaal niet meer van deze tijd; het moest echt anders.”

Medewerkers kunnen intuïtief goed uit de voeten met de software 

Raet bracht vervolgens de self-service module onder de aandacht van RST, vertelt Van Mil. “Er was maar één demo nodig om het besluit te nemen met deze module aan de slag te gaan, tegelijkertijd met de digitale loonstrook. Vervolgens heeft Raet ons uitstekend ondersteund en begeleid bij implementatie. 

Werken met self-service is ook geen rocket science. Onze medewerkers kunnen er intuïtief goed mee uit de voeten, ook al zijn ze niet gewend veel met computers te werken. “ 

“Er was maar één demonstratie nodig om het besluit te nemen met self-service aan de slag te gaan.”

“In september 2014 hebben we als vervolg op self-service ook roosterplanning ingevoerd. Dat systeem koppelen we aan de salarisadministratie. Dan is bijvoorbeeld direct duidelijk hoe het overwerk van iemand terugkomt op zijn salarisstrook. 

Om die invoering soepel te laten verlopen hebben we veel tijd gestoken in gesprekken met medewerkers en managers over wat het voor hen zou betekenen. Dat is belangrijk geweest voor het succes van de implementatie.”

Gebruik software creëert tijd voor wezenlijke zaken 

Van Mil is blij met de digitalisering van tijdrovende processen. “Het gebruik van deze software levert mij veel meer tijd op voor zaken waar ik voorheen veel minder aan toe kwam”, vertelt hij. “Vooral controlezaken. Terwijl controle een wezenlijk onderdeel is van het werk van de salarisadministratie. En als het gaat om adreswijzigingen: vroeger werd soms een kladje ingeleverd, dat makkelijk kon kwijtraken. Nu vult de werknemer zijn nieuwe gegevens direct zelf in.” 

“Ik kan nu meer tijd besteden aan de zaken die ik écht leuk vind om te doen.” 

Niet alleen Van Mil is blij met de software. “Onder de medewerkers overheersen de positieve geluiden. Zij ervaren het gebruik van de software als inzichtelijk; doordat ze zelf hun uren goedkeuren weten ze vooraf al wat er uitbetaald gaat worden. En ze kunnen nu bijvoorbeeld vanuit huis verlof aanvragen. 

Ook onze directeur P&O is erg enthousiast en een stuwende kracht achter de ontwikkelingen. Zij ziet dit niet alleen als een stap die het werk gemakkelijker en inzichtelijker maakt, maar ook als een investering die zich zeker terugverdient.”

Over Rotterdam Shortsea Terminals 

Rotterdam Shortsea Terminals (RST) in Rotterdam is een van de grootste shortsea containeroverslagbedrijven van Europa; het overgrote deel van de overslag van de shortsea-lading in de Rotterdamse haven verloopt via RST. De 320 medewerkers zijn continu – 24/7 - in de weer de schepen in de Rotterdamse haven zo efficiënt en snel mogelijk te laden en lossen. Jaarlijks passeren zo’n half miljoen containers.

Bel ons op +31 33 45 06 506 of Bel mij terug