Bel ons op +31 33 45 06 506

"Alle 1.000 dossiers zijn foutloos gedigitaliseerd. Dat hadden wij van te voren nooit verwacht."

Interview met

Reed Business Renée van der Laan
HR-directeur

In deze case

  • Personeelsdossier

Samenvatting

Reed Business werkt sinds 2013 met Raet Personeelsdossier. HR-directeur Renée van der Laan licht toe waarom ze koos voor deze oplossing en waar je op moet letten als je afscheid neemt van papieren dossiers.

Papieren dossiers opgeslagen op drie verschillende locaties

Reed Business werkt sinds 2013 met Raet Personeelsdossier. HR-directeur Renée van der Laan licht toe waarom ze koos voor deze oplossing en waar je op moet letten als je afscheid neemt van papieren dossiers.

"Reed Business richt zich meer en meer op data solutions. Een papieren personeelsdossier hoort daar niet in thuis."

 “Onze personeelsdossiers waren fysiek opgeslagen op drie verschillende locaties. Het archiveren en zoeken naar bestanden vond allemaal handmatig plaats. Dat is niet meer van deze tijd en in lijn met onze bedrijfsstrategie. Reed Business richt zich meer en meer op data solutions. Een papieren personeelsdossier hoort daar niet in thuis.”

“De overgang naar digitale dossiers is een logische stap en sluit bovendien naadloos aan bij onze HR strategie: een efficiënte, volledig digitale administratie en back office. Een win-win situatie. Ook voor onze medewerkers en leidinggevenden. Zij zijn nu verzekerd van digitaal toegankelijke, up-to-date gegevens. Na een inventarisatie van beschikbare leveranciers hebben wij gekozen voor Raet Personeelsdossier. De gebruiksvriendelijkheid van het systeem gaf de doorslag”.

Een goed begin is het halve werk

“Voor we zijn gestart met digitaliseren hebben we eerst duidelijke afspraken gemaakt. Je werkt namelijk met verschillende leveranciers die hun processen op elkaar moeten afstemmen. Een goede informatie-uitwisseling tussen alle partijen is noodzakelijk voor een succesvolle overgang. We hebben ook veel aandacht besteed aan het ‘opschonen’ van de dossiers. Een tijdrovende klus maar we wilden graag met een schone lei beginnen.”

Vlekkeloze overgang

“De medewerkers van Raet zijn zeer betrokken bij de inrichting van de digitale dossiers. Mede dankzij hun hulp kijken wij terug op een goede voorbereiding en zijn alle papieren dossiers foutloos gedigitaliseerd. Door het grote aantal (1.000) en verscheidenheid hadden wij dit van tevoren zeker niet verwacht.”

Controle en gemak

"Informatie staat achter hekjes. Je hebt alleen inzage in gegevens waarvoor je bent geautoriseerd."

“Met Raet Personeelsdossier hebben onze medewerkers, leidinggevenden en HR-afdeling altijd toegang tot hun dossier. Uiteraard staat verschillende informatie ‘achter hekjes’ zodat je alleen inzage hebt in gegevens waarvoor je bent geautoriseerd. Alle partijen zijn zeer enthousiast over de uitgebreide mogelijkheden en de gebruiksvriendelijkheid. Leidinggevenden, HR-medewerkers en collega’s zoeken zelf documenten op, verwerken deze en voegen ze toe aan hun dossier. De tijd die we besparen komt ten goede aan de ontwikkeling van onze medewerkers. En dat is waar HR bij Reed Business uiteindelijk om draait.”


Lees meer over