Bel ons op +31 33 45 06 506

"Als we vandaag een nieuwe medewerker aannemen, is dat morgen in onze salarisadministratie verwerkt."

Interview met

Groupe Pierre & Vacances Center Parcs Marianne Riedstra
Country HR Manager Nederland

In deze case

  • Payroll software
  • HRM software

Samenvatting

Groupe Pierre & Vacances Center Parcs zocht naar een manier om mutaties sneller en eenvoudiger van de diverse parklocaties naar de centrale salarisadministratie te communiceren. Met de software van Raet verloopt dit proces - en de verwerking van de mutaties - nu automatisch en heeft HR altijd de juiste personeelsdata bij de hand.

Professionalisering van processen 

6000 mutaties per jaar - op acht verschillende locaties - snel en foutloos verwerken via één systeem, zodat medewerkers altijd correct en op tijd worden uitbetaald. Dat was de wens van Marianne Riedstra, Country HR Manager Nederland bij Groupe Pierre & Vacances Center Parcs, toen ze in 2012 Raet benaderde. 

“We verwerkten mutaties handmatig in de HR-administratie en in de salarisadministratie en verrichtten daardoor onnodige dubbele handelingen.”

In de Nederlandse recreatieparken van Center Parcs werken 3100 medewerkers, in een wisselende samenstelling en met veel verschillende contractvormen. Voorheen voerden HR-medewerkers op de parken alle mutaties via het ene systeem in; vervolgens verwerkte de salarisadministratie die handmatig in een ander systeem. Inefficiënt, vond Riedstra. Bovendien was het oude HR-systeem erg ingewikkeld. “Het risico op fouten was te groot. En we verrichtten onnodige dubbele handelingen. Dat proces wilde ik verder professionaliseren.” 

Die professionalisering is belangrijk voor de concurrentiepositie van Center Parcs, vertelt Riedstra. “We opereren in een uitdagende markt. Onze filosofie: een tevreden medewerker maakt een tevreden gast. Daarom vind ik het belangrijk dat alles piekfijn is geregeld voor onze medewerkers. We zijn daardoor ook een aantrekkelijke werkgever en binden mensen aan ons bedrijf. Tegelijkertijd moeten we goed op de kosten letten en zo efficiënt mogelijk met onze tijd omgaan.”

Mutatiestromen nu via één systeem 

“Ik zocht een laagdrempelig HR-systeem waarmee we onze processen verder konden professionaliseren.”

In haar zoektocht naar een oplossing keek Riedstra in de eerste plaats naar het gebruikersgemak van de systemen die ze vergeleek. “Ik zocht naar een laagdrempelig systeem. Geen ingewikkelde toestanden, maar duidelijke schermen waar je makkelijk gegevens kunt invullen. Onze collega’s van de salarisadministratie moesten er op hun beurt op kunnen vertrouwen dat het systeem goed aansloot op hun processen. En ik keek zelf al een stap verder in de toekomst: als ik mijn HR-processen straks in de breedte wil professionaliseren, kan ik dat dan met dit systeem? Raet kwam op deze punten als beste uit de bus.” 

Riedstra en haar collega’s kregen vlot het groene licht van de directie, op basis van een heldere business case. “Het is eigenlijk heel simpel: als je de verwerking van mutaties niet goed hebt ingeregeld, kost dat geld. De verminderde foutgevoeligheid gaf de doorslag.” Spannend was het natuurlijk wel: het koppelen van een HR-proces aan dat van de salarisadministratie. Maar voor zover er scepsis was, viel die weg in het implementatietraject. 

Riedstra: “Doordat we in de implementatie verschillende functiegroepen hebben betrokken – van HR-managers en HR officers tot salarisadministrateurs – is de nieuwe werkwijze goed geland. Het proces verloopt nu snel en betrouwbaar: een HR officer voert een mutatie in via de software van Raet, de HR-manager accordeert de mutatie en de salarisadministratie krijgt deze mutatie automatisch binnen. Een indiensttreding hebben we op die manier bijvoorbeeld binnen no time geregeld. Dat moet ook wel in onze business: als een hulpkracht vandaag wordt aangenomen, wil je dat morgen in alle administraties verwerkt hebben – want in veel gevallen begint zo’n medewerker de volgende dag al met werken.”

Altijd de juiste data paraat 

“De software van Raet helpt me met onze jaarlijkse rapportages. Het komt heel professioneel over dat ik alle cijfers kan presenteren. Directieleden waarderen dat ook.”

Naast de geboekte efficiencywinst is Riedstra vooral blij met de rapportagemogelijkheden die Raet haar biedt. “Ons hoofdkantoor in Parijs vraagt jaarlijks een rapportage met meer dan 200 statistieken over de personeelssamenstelling en het loongebouw. De software van Raet helpt me aan veel van dat soort statistieken. Jaarlijks ga ik ook bij alle directieleden langs om hen inzicht te geven in hun eigen personeel. Het komt heel professioneel over dat ik dan alle cijfers kan presenteren. Directieleden waarderen dat ook. Ze kijken uit naar mijn komst.” 

Daar is Riedstra misschien wel het meest trots op: dat HR echt als business partner wordt gezien binnen de organisatie. “HR zit bij ons aan de directietafel. Dat kan alleen als je kwaliteit levert, kostenbewust bent en de juiste data paraat hebt.” Dat Riedstra die data altijd bij de hand heeft, geeft haar een goed gevoel. “Ik ben vaak onderweg. Via mijn iPad kan ik overal ter wereld inloggen op de software van Raet. Dat is superhandig als ik snel informatie nodig heb.” 

Riedstra kijkt uit naar de volgende stappen die ze met Raet gaat zetten. Op dit moment loopt een onderzoek naar het implementeren van Employee Self Service (ESS), mogelijk gevolgd door Manager Self Service (MSS). Als Center Parcs besluit tot ESS en MSS over te gaan, kunnen medewerkers en managers straks zelf mutaties doorgeven, of online hun loonstroken inzien. “Dat maakt mijn werk boeiend,” besluit Riedstra. “Steeds weer een stapje verder professionaliseren.”

Over Groupe Pierre & Vacances Center Parcs 

De Groupe Pierre & Vacances Center Parcs is ontstaan uit de fusie tussen het Nederlandse Center Parcs en het Franse Pierre et Vacances. Het bedrijf is Europees leider op het gebied van dicht-bij-huis vakanties, met bijna 48.000 appartementen en huizen op meer dan 300 locaties in Europa. In Nederland heeft Center Parcs 3100 medewerkers, verspreid over 8 verschillende locaties.

Bel ons op +31 33 45 06 506 of Bel mij terug