Bel ons op +31 33 45 06 506

“De HR-software van Raet brengt onze dienstverlening naar een hoger niveau.”

Interview met

Onderwijsbureau Meppel Geert Boltjes
Adjunct-directeur

In deze case

  • Self Service
  • Verzuim Management
  • HR Data Feed

Case in het kort

Onderwijsbureau Meppel (OBM) helpt scholen indirect bij het geven van goed onderwijs. Dat doet OBM onder meer door de HR-processen van scholen zo goed mogelijk te ondersteunen. Het administratiekantoor zet HR-cloud oplossing Youforce in om efficiënter te werken en scholen van betere managementinformatie te voorzien.

De komst van lumpsum als driver voor digitalisering

Betrokkenheid is een van de pijlers waarop de dienstverlening van Onderwijsbureau Meppel (OBM) leunt. Het bureau uit Drenthe betrekt schoolbesturen uit het hele land bij nieuwe ontwikkelingen en laat hen actief meedenken over de dienstverlening. De missie van OBM is het bijdragen aan de ontwikkeling van het kind. Dat doet OBM door werk uit handen te nemen van bestuurders en managers op het gebied van administratie, beheer en beleid, zodat zij zich kunnen richten op hun kerntaken. Het bureau maakt dit mogelijk  door een breed palet aan diensten. ICT-oplossingen, waaronder e-HRM spelen hierbij een grote rol. Sinds 2006 maakt de onderwijsdienstverlener intensief gebruik van HR-cloud oplossing Youforce van Raet.

Geert Boltjes is adjunct-directeur van OBM en heeft de ontwikkelingen in dienstverlening op de voet gevolgd: “Onze core business bestond vroeger uit het invoeren van allerlei mutaties, waaronder de HR- en salarismutaties. Ons werk is flink veranderd sinds we met de software van Raet onze klanten bedienen. De invoer van mutaties vindt nu voornamelijk op digitale wijze plaats direct bij de bron.”

“Met de komst van de lumpsum is het  belangrijker geworden om allerlei managementinformatie op orde te hebben.”

Boltjes vertelt dat de lumpsum in het primair onderwijs de driver was voor de digitaliseringsslag  van HR- en salarisprocessen: “Met de komst van de lumpsum is het belangrijker geworden om allerlei managementinformatie op orde te hebben. Waaronder het sturen op kosten, zicht op inkomsten, ontwikkeling van leerlingenaantallen en HR-informatie.  Onze schoolbesturen willen steeds vaker digitaal deze managementinformatie inzien, het liefst met een druk op de knop. En wij zagen met e-HRM kans om onze administratieve processen efficiënter en moderner uit te voeren. Dat was destijds de aanleiding om samen met een aantal administratiekantoren (Synergia Groep) een marktselectie te houden voor een nieuw HR- en salarissysteem.” 

Snelle overgang 

OBM biedt standaard een brede dienstverlening aan ruim 400 scholen. Het bureau zet de HR-software van Raet in om de kwaliteit van de dienstverlening op een hoog niveau te houden: “Alle schoolbesturen maken gebruik van Onderwijsbureau Self Service (OSS). Dit is eigenlijk HR Self Service van Raet maar dan geïntegreerd in het portaal van OBM. De schooldirecteuren dienen zelf hun mutaties in, denk aan ziek- en herstelmeldingen, aanstellingen, aanstellingswijzigingen, vervangingen en tijdelijke uitbreidingen. Een workflow zorgt ervoor dat de mutaties automatisch in de administratie terecht komen. Uiteraard doen wij nog de controles maar we voeren als onderwijsbureau niet meer alle mutaties in. En de schooldirecteuren kunnen precies in de portal volgen wat de status van hun mutaties is.”

“We hebben de schoolbesturen actief betrokken bij onze digitaliseringsplannen en eigenlijk is de uitrol vlekkeloos verlopen.”

Boltjes vertelt dat OBM een aantal jaar geleden bewust gekozen heeft voor een volledige  uitrol van e-HRM: “We wilden geen papieren formulieren meer, daarom zijn alle scholen tegelijk overgegaan op Onderwijsbureau Self Service. We hebben de schoolbesturen actief betrokken bij onze digitaliseringsplannen en eigenlijk is de uitrol vlekkeloos verlopen. De meeste schoolbesturen maken ook gebruik van Youforce Verzuim Management. Hiermee kunnen de schooldirecteuren nog beter sturen op het ziekteverzuim. Deze module beschikt over verzuimprotocol ondersteuning met allerlei signaleringen. Alle uitgevoerde verzuimacties worden automatisch opgeslagen, zodat de scholen een goede dossieropbouw hebben. De bedrijfsartsen hebben ook toegang. Daarnaast bieden we medewerkers de mogelijkheid om digitaal hun HR-zaken te regelen. Zo hebben alle medewerkers hun salarisstrook en jaaropgave digitaal en heeft intussen ook een groot aantal medewerkers toegang tot het digitaal personeelsdossier.” 

Boltjes vertelt trots over Tobias, het managementinformatie portaal waar schooldirecteuren toegang tot hebben: “Ons management portaal presenteert in prachtige dashboards en tabellen allerlei data over onder andere de financiën, huisvesting, verantwoording,  onderwijsopbrengsten, leerlingen en HRM. Schoolbesturen zijn hierdoor integraal ‘in control’: of het nou gaat om de begroting, leeftijdsopbouw van personeel, de gemiddelde personeelslast (GPL) of de technische staat van de cv-ketel in een school. Alle informatie is binnen handbereik. En de e-HRM software van Raet voedt Tobias met alle HR- en salarisdata. Hierdoor kijken besturen iedere dag naar de meest actuele informatie.”

Meer tijd voor HR-dienstverlening

Het werk van de HR-professionals die bij de dienstverlener uit Meppel werken, is de afgelopen jaren sterk veranderd. Boltjes legt uit hoe digitalisering voor een verschuiving van de werkzaamheden heeft gezorgd: “Doordat de HR-cloud oplossing van Raet onze operationele processen volledig automatiseert, ontstaat er bij ons meer ruimte en tijd voor HR-advieswerk. Onze klanten verwachten dat ook van ons. Bijvoorbeeld op het gebied van talentmanagement en HR analytics. We willen schoolbesturen meer inzicht geven in de samenhang van bepaalde data, denk aan het ziekteverzuim versus de onderwijskwaliteit.”

“Doordat de HR-cloud oplossing van Raet onze operationele processen volledig automatiseert, ontstaat er bij ons meer ruimte en tijd voor HR-advieswerk.”

Boltjes vertelt dat de goede samenwerking met Raet bijdraagt aan de kwaliteit van de dienstverlening van OBM: “De software van Raet is goed en betrouwbaar. Raet begrijpt bovendien de onderwijssector. De cao’s en de specifieke processen zoals de vervangingen, aanstellingen en directe doorbelasting worden goed door Raet ondersteund. Daarnaast is het voor ons erg belangrijk dat het HR-systeem beschikt over zgn. administratiekantoor-functionaliteit. Hiermee kunnen we als onderwijsbureau grote groepen klanten op efficiënte wijze bedienen.” 

Boltjes is ook zeer te spreken over de medewerkers van Raet: “We hebben een goede samenwerking met de professionals binnen Raet, waaronder de accountmanager. Raet geeft ons snel terugkoppeling en betrekt ons bij allerlei nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld in klankbordgroepen. Daarnaast is Raet een toekomstbestendige partner, die meegaat met de tijd. En software in de cloud aanbiedt, die ook op een smartphone of tablet te gebruiken is. Want dat wordt in het onderwijs steeds belangrijker.”

Over Onderwijsbureau Meppel

Onderwijsbureau Meppel (OBM) ontzorgt bestuurders en managers uit het onderwijs op het gebied van administratie, beheer en beleid, zodat zij zich optimaal kunnen richten op hun kerntaken. OBM biedt een integrale dienstverlening aan scholen op het gebied van HRM, financiën, materiële zaken en bestuurlijke ondersteuning, met als doel een hogere kwaliteit van het onderwijs. Bij OBM werken ruim 80 medewerkers. 

Volg ons

In een artikel in het #AD geeft collega Joke van der Velpen haar visie op het fenomeen 'vakantiegeld' in deze tijd: https://t.co/kR652YbuI0