Bel ons op +31 33 45 06 506

Partnership Hogeschool Utrecht en Raet leidt tot ontwikkeling van compliant HR-module voor PNIL

Interview met

Hogeschool Utrecht Michiel van der Horst
manager HR en Financial Services

Producten in deze case

  • PNIL Advanced

Samenvatting

Hogeschool Utrecht (HU) maakt gebruik van personeel dat niet in loondienst werkt. Tot 2016 gebeurde dat via het inkoopordersysteem, maar dat ging knellen. Samen met Raet werd de module PNIL (personeel niet in loondienst) ontwikkeld, waarmee de flexibele schil van de HU inzichtelijk werd en het inzetproces van flexibel inzetbaar personeel eenvoudiger.

Michiel van der Horst was als manager HR en Financial Services aan Hogeschool Utrecht (HU) nauw betrokken bij de ontwikkeling van PNIL Advanced, de module die Raet biedt voor de registratie van personeel niet in loondienst. "Onze oude manier van registreren voldeed niet en strategisch verwachtten we dat de flexibele schil (verbinding beroepspraktijk) voor ons alleen maar belangrijker zou worden. We zijn met Raet een co-creatieproject gestart, beide met de ambitie om tot een generieke oplossing te komen."

Personeel als inkoopartikel

Michiel van der Horst: "In 2014 zijn we begonnen met het registreren van personeel niet in loondienst in een inkoopordersysteem, met inkoopartikelen. Dat had flinke nadelen. Onze medewerkers van de afdeling HR en Financial Services konden er niet altijd goed mee overweg, maar ook werd het niet begrepen als flexibele krachten werden aangesproken als item, artikel of leverancier. Het was bij deze werkwijze ook onmogelijk om mensen uniek te identificeren, en NAW-gegevens of geboortedatum konden niet goed worden toegevoegd. Laat staan hun kwalificaties, bevoegdheden en competenties."

Toekomstontwikkelingen

"We zagen een aantal maatschappelijke ontwikkelingen waarop we wilden inspelen, zoals de toenemende flexibilisering van de arbeidsmarkt. Steeds meer hoger opgeleide beroepsbeoefenaren zijn niet meer in loondienst werkzaam of willen dat niet meer. Dit soort medewerkers is echter interessant voor een open instelling zoals Hogeschool Utrecht, waar je wilt werken op het snijvlak van onderwijs, onderzoek en beroepspraktijk. Jaarlijks zet de HU zo’n 2600 unieke mensen in die niet bij de HU in loondienst zijn, maar meerdere keren, dus we komen op ongeveer 5000 inzetten. Dat betekent veel handling, voor soms weinig volume. We wilden het inhuren van flexibel personeel begrijpelijker laten zijn en het hele proces gladder laten verlopen.

We hebben toen gezegd: 'We moeten eens proberen om dat anders te organiseren.’ Onze voorkeur ging uit naar registratie in de HR-applicatie. Die is bij uitstek geschikt om mensen te definiëren en administreren en ook om je HRM-beleid vorm te kunnen geven en te ondersteunen zoals met complete en gestandaardiseerde rapportages uit dezelfde bron. We hebben ons met Raet gebogen over oplossingen. Op enig moment hadden we allebei, zowel de HU als Raet, wel het idee dat we een co-creatieproject konden starten. Dat project heette bij ons VIPP (Verbeteren Instroom Proces Personeel) en is door Raet als PNIL Advanced in de markt gezet."

We wilden het inhuren van flexibel personeel begrijpelijker laten zijn en het hele proces gladder laten verlopen.

Generieke oplossing

Aan beide kanten is vervolgens op bestuursniveau het commitment aan de co-creatie uitgesproken en zo werd het project gestart. Michiel van der Horst: "De HU is er ingestapt met het idee dat wij geen maatwerkoplossing wilden. We streefden naar een stuk programmatuur dat kon draaien in de context van andere applicaties. Als je dat helemaal tailormade maakt en we willen nog eens een andere applicatie vervangen, dan kan dat niet vanwege allerlei afhankelijkheden. Dus wij hadden er belang bij dat het een generieke oplossing werd, maar Raet natuurlijk ook. Zij willen PNIL Advanced ook elders kunnen inzetten. Het maakt het voor ons ook een stuk duurzamer als ze het blijven doorontwikkelen, dan wordt het een betere oplossing.

Wij hadden belang bij een generieke oplossing, maar Raet natuurlijk ook.

Het project heeft ruim twee jaar geduurd. Maar we hebben eraan gewerkt met vertrouwen in elkaars ambitie. Een intensieve samenwerking als deze is gebaat bij duidelijkheid. Daarom hebben we aan beide kanten een projectleider aangewezen, twee linking pins. Als we afspraken maakten ging dat via hen en zij hadden elk aan hun kant het overzicht op het totaal.” 

Werkbaarder

"Uiteindelijk zijn we in januari 2016 live gegaan met het nieuwe proces, wetende dat het systeem nog wel wat aandacht zou vergen. Maar aan de voorkant, voor gebruikers (managers in de lijn en PNIL’ers zelf) was er gelukkig een nieuwe, werkbaarder situatie. 

Om de nieuwe applicatie te introduceren hebben we roadshows gedaan, inloopbijeenkomsten. Het grote voordeel was dat we al met Youforce en Self Service werkten en de werking voor de meeste mensen al bekend was. Als je dan voor het aanmelden van nieuwe kandidaten in de PNIL-pool een invulformulier maakt dat niet al teveel vragen oproept, betekent dat voor de meeste mensen niet meer dan een nieuwe tegel erbij. Daar is iedereen dan snel aan gewend."

Vaste en flexibele medewerkers op één plek

"Raet heeft de architectuur zoals we die hadden bedacht opgeleverd, inclusief de koppelingen met onze andere software. Voorheen stonden medewerkers of in ons inkoopordersysteem Proactis (flex) of in HR Core (vast). Nu is HR Core de plek waar alle medewerkers staan geregistreerd. Een manager kan een nieuwe medewerker invoeren of een bestaande medewerker kiezen, als iemand eenmaal is ingevoerd in HR Core blijft hij daar. Een nieuwe medewerker (PNIL) kan zich via een formulier uit Raet Werving en Selectie online inschrijven, dan controleren wij of hij of zij compliant is, voldoet aan de eisen, en in de PNIL-pool kan. Als dat zo is, dan kunnen we zijn gegevens vanuit Werving en Selectie doorschuiven naar HR Core. Vanaf dat moment kan de manager deze persoon inzetten en zelf afspraken maken over aantal uren en tarief. Die worden nu als bestellingen vanuit PNIL naar Proactis gepusht en daar opgenomen als order."

Controle mogelijk

"Een groot voordeel ten opzichte van het vorige systeem is dat we in PNIL Advanced historie opbouwen van een persoon. Daarmee wordt het verleden inzichtelijk en kunnen we het controleren, waar we dat voorheen nauwelijks konden of het moesten beleggen bij een leverancier. En wat heel goed is – dat kon met alleen het inkoopsysteem ook niet – is dat we mensen uit de pool opnieuw kunnen inzetten. Waar we vroeger elke aanvraag opnieuw moesten registreren, is het nu gewoon hergebruik. Hierbij houden we vanzelfsprekend ook rekening met wettelijke bewaartermijnen. Zo is het proces gecontroleerder en eenvoudiger geworden.

En het is zeker beter werkbaar dan het oude systeem. Gebruikersvriendelijker voor de manager, begrijpelijker voor de PNIL’er. De applicatie is ingebed in het landschap waartoe ook PNIL zich verhoudt: orderregistratie en financiële administraties, zodat we zicht hebben op de verplichtingen die we zijn aangegaan, welke zijn gerealiseerd, en wanneer de kosten in het grootboek landen."

Conclusie

Als HU hebben we onze eerste doelstellingen gerealiseerd: zicht hebben op wie hier rondloopt en een uniform en eenvoudig proces voor de gebruiker.

Michiel van der Horst concludeert: "Als HU hebben we onze eerste doelstellingen gerealiseerd: zicht hebben op wie hier rondloopt – welke arbeidsrelaties we met elkaar zijn aangegaan en welke verplichtingen – en een uniform en eenvoudig proces voor de gebruiker. We weten nu welke kosten we van plan zijn te maken. Kortom: we zijn blij dat PNIL Advanced draait en we grip hebben op alle processen rond de inzet van flexibele medewerkers. We zijn nu aan het denken over de vervolgstap: registreren van potentie, kwalificaties en competenties van alle gastdocenten en het systeem openzetten voor managers van andere afdelingen, zodat zij bij behoefte aan speciale kennis de gehele PNIL-pool kunnen doorzoeken.

Ik vond het erg leuk om dit in co-creatie met Raet te doen. Uiteindelijk is de enige duurzame relatie die je kunt hebben met een SAAS-leverancier, die van partnerschap. Dat je allebei op zoek gaat naar een win-winsituatie."

Over Hogeschool Utrecht

Hogeschool Utrecht (HU) staat voor vernieuwend onderwijs en (onderzoeks)kennis die in de praktijk toegepast kan worden. Met 38.000 studenten, 4000 medewerkers en 35 nationaliteiten is de HU een compacte, internationaal georiënteerde kennisorganisatie.