Bel ons op +31 33 45 06 506

"Eigen regie over ontwikkeling staat bij ons met Youforce Performance Management meer dan ooit centraal."

Interview met

Gemeente Maastricht Luc Dahlmans
Senior adviseur P&O

In deze case

  • Youforce Performance Management

Samenvatting

De rol van gemeente Maastricht verandert in een snel tempo. Medewerkers moeten aan andere competenties voldoen om die nieuwe rol waar te maken. Met Youforce Performance Management werken managers en medewerkers samen op een moderne manier aan de noodzakelijke persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid.

Ambities van de stad vragen om ander soort medewerker

Gemeente Maastricht is een stad in ontwikkeling en beweging. Er zijn veel ontwikkelingen op allerlei terreinen en daarbij verandert de rol van de gemeente in snel tempo. Intensieve samenwerkingsrelaties en co-creatie met burgers en partners worden steeds belangrijker.

De nieuwe opgaven vragen ook om een ander soort medewerker. Met andere competenties, die nodig zijn om de ambities van de stad waar te maken. Luc Dahlmans, senior adviseur P&O, bij gemeente Maastricht: “De ambtenaar van de toekomst is onderzoekend, flexibel, leergierig, heeft oog en oor voor zijn omgeving en zoekt naar oplossingen in co-creatie met anderen. Om de ontwikkeling van deze competenties te sturen en te realiseren, ontwikkelden we vijf nieuwe samenhangende HR-instrumenten: een nieuwe compacte competentiegids, een methodiek voor strategische personeelsplanning, mobiliteitsinstrumenten en een mobiliteitsbureau, een nieuwe gesprekkencyclus en een eigen opleidingsaanbod. De nieuwe gesprekkencyclus en het opleidingsaanbod worden ondersteund door de e-HRM modules Youforce Performance Management en Youforce Opleidingsmanagement.”

“Met de vlootschouw als vertrekpunt maakten lijnmanagers met hun medewerkers afspraken met elkaar over resultaten, persoonlijke ontwikkeling en loopbaan.”

Dahlmans vertelt dat de gemeente in 2018 de omslag gemaakt wil hebben: “Dan moet de organisatie ‘toekomstproof’ zijn en klaar zijn voor de nieuwe opgaven. Strategische personeelsplanning speelt op de weg daar naartoe een belangrijke rol. Hoe verandert de maatschappelijke omgeving van gemeente Maastricht? Welke kwaliteiten heeft de organisatie nodig om hieraan invulling te geven? Hoe ziet het personeelsbestand er in 2018 uit?”

“Met deze vraagstukken in het achterhoofd hebben we ons personeelsbestand tegen het licht gehouden en, op basis van de nieuwe, gewenste competenties een vlootschouw bij alle teams uitgevoerd. Met deze vlootschouw als vertrekpunt voerden alle lijnmanagers met hun medewerkers planningsgesprekken en maakten ze afspraken met elkaar over resultaten, persoonlijke ontwikkeling en loopbaan. Via de voortgangs- en beoordelingsgesprekken sturen managers op de resultaten en persoonlijke ontwikkeling. Deze gesprekkencyclus was de basis voor de inrichting van Youforce Performance Management.”

Gesprekkencyclus: een co-productie tussen medewerker en manager

Dahlmans vertelt dat twee jaar geleden de ‘oude’ gesprekkencyclus nog op papier werd uitgevoerd. “Dat was heel arbeidsintensief. Managers en medewerkers vulden een papieren formulier in en dat werd per post over en weer gestuurd waarbij er vele handtekeningen gezet moesten worden. Met Youforce is papier verleden tijd. Alles gaat digitaal, veel informatie, zoals de competenties, is al in het systeem opgenomen en de workflow in het systeem zorgt ervoor dat de gespreksverslagen op tijd worden vastgelegd en ondertekend. Medewerkers en managers hebben alle informatie binnen handbereik.”

“Managers en medewerkers vulden een papieren formulier in en dat werd per post over en weer gestuurd waarbij er vele handtekeningen gezet moesten worden. Met Youforce is papier verleden tijd.”

Dahlmans legt uit hoe Youforce Performance Management de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers stimuleert: “De medewerker kan nog voordat het gesprek daadwerkelijk plaatsvindt, al in het systeem zijn gesprek voorbereiden. We wijzen daar medewerkers nadrukkelijk op en vragen hen daarin het initiatief te nemen. Tijdens het gesprek kan de voorbereiding van de medewerker, bijvoorbeeld op een iPad, worden opgevraagd en vervolgens besproken, aangepast en definitief gemaakt. Dat werkt perfect! En de e-HRM module signaleert automatisch wanneer het volgende gesprek gevoerd moet worden”, licht Dahlmans toe.

De gemeente Maastricht heeft bij de implementatie van Youforce veel geïnvesteerd in communicatie en training. Dahlmans: “Uiteindelijk gaat het natuurlijk toch om de kwaliteit van de gesprekken. Daarom investeerden we veel in praktische trainingen voor managers en medewerkers maar maakten we ook gebruik van moderne communicatiemiddelen zoals banners, video’s en infographics om de boodschap goed over de bühne te brengen.”

“Daarnaast heeft de innovatieve cloudoplossing een professionele uitstraling. De invoering en acceptatie van Youforce Performance Management verliepen eigenlijk vrij vlotjes, waarschijnlijk ook omdat we al een aantal andere modules zoals HR Self Service en HR Self Service Declaraties in gebruik hebben en medewerkers over het algemeen al vrij goed hun weg wisten te vinden in de e-HRM portal.”

Tijdswinst en professionalisering van de gesprekkencyclus door inzet van Youforce

Dahlmans vertelt hoe belangrijk het is om een HR-cloudoplossing te gebruiken bij de uitvoering van performance management. “Youforce zorgt voor een enorme efficiëntie in onze gesprekkencyclus. Managers hebben in onze organisatie vaak behoorlijk grote teams, waardoor ze veel gesprekken moeten voeren. Met Performance Management van Raet hebben managers en medewerkers alle benodigde informatie uit de eerder gevoerde gesprekken binnen handbereik op één plek. Dat scheelt dubbele invoer en levert een flinke tijdswinst op.”

“Youforce geeft ons op alle niveaus veel informatie over de kwaliteit van de mensen in onze organisatie.”

“Daarnaast helpt Youforce ons bij de professionalisering van de gesprekkencyclus: medewerkers hebben met de software van Raet zelf het stuur in handen. De regie voeren over persoonlijke ontwikkeling vergt een cultuuromslag, waarbij medewerkers zelf moeten nadenken over resultaten en persoonlijke ontwikkeling. Ze hebben nu een tool in handen die hen daarbij kan helpen.”

Dahlmans geeft aan dat gemeente Maastricht Youforce Performance Management ook inzet  als een managementtool. “We sturen steeds meer op de ontwikkeling van mensen en teams.  Youforce geeft ons op alle niveaus veel informatie over de kwaliteit van de mensen in onze organisatie. We hebben niet alleen inzicht in bijvoorbeeld het aantal gevoerde gesprekken, maar we krijgen ook steeds meer inzicht in  de aanwezige kennis en competenties in de organisatie.  We kunnen dus met Youforce Performance Management veel beter sturen op de prestaties en kwaliteit van onze hele organisatie.”

Over gemeente Maastricht

Gemeente Maastricht wil een cultuurstad, internationale kennisstad en stedelijke woonstad zijn. Ruim 1.600 medewerkers zetten zich iedere dag in voor het welzijn en de initiatieven van burgers en bedrijfsleven. De gemeente helpt hen bij publiekszaken, de regionale economie, onderwijs, sociale zaken, openbare ordening en groen- en milieubeheer. 

Download het klantverhaal

Wilt u dit klantverhaal van Gemeente Maastricht opslaan, printen of delen, download dan het praktijkverhaal.

Download

Lees meer over

Volg ons

@nuterdepuut Voor zover wij weten waren er geen verstoringen vandaag. De website raet.nl was wel slecht bereikbaar.… https://t.co/KO96DtibVA