Bel ons op +31 33 45 06 506

"Youforce Flex Benefits onmisbaar voor eigen regie over flexibele arbeidsvoorwaarden."

Interview met

Gemeente Almelo André Donker
Coördinator Personeels- en Salarisadministratie
Patrick Wolters
Financieel adviseur

In deze case

  • Flex Benefits

Samenvatting

Medewerkers bij gemeente Almelo hebben al jaren een persoonlijk budget voor flexibele arbeidsvoorwaarden. Vrijwel alle medewerkers maken hier gebruik van. Om medewerkers zelf de regie te geven over hun flexibele arbeidsvoorwaarden, maakt de gemeente gebruik van Youforce Flex Benefits.

De  ‘persoonlijke portemonnee’ voor flexibele arbeidsvoorwaarden

De medewerkers van gemeente Almelo maken al jarenlang gebruik van e-HRM om hun eigen HR-zaken te regelen. Youforce Flex Benefits was de eerste e-HRM module waarmee de Twentse gemeente startte, vanuit de filosofie dat iedere medewerker zelf aan het roer staat van zijn flexibele arbeidsvoorwaarden.

André Donker, coördinator Personeels- en salarisadministratie, is tevreden over de module Flex Benefits waarmee medewerkers zelf de uitruil van hun flexibele arbeidsvoorwaarden kunnen regelen: “Ons Georganiseerd Overleg (GO), een overleg tussen de vakbonden en het gemeentebestuur, had destijds aan onze wethouder met HRM in de portefeuille het voorstel gedaan om iedere medewerker een ‘persoonlijke portemonnee’ van 250 euro per jaar te geven. Deze portemonnee mochten medewerkers zelf inzetten voor de financiering van bepaalde arbeidsvoorwaarden. De wethouder ging akkoord maar vroeg zich gelijk af hoe de individuele keuzes van medewerkers geadministreerd moesten worden. Dat was de aanleiding voor de invoering van de module Flex Benefits.”

“De invoering van een ‘persoonlijke portemonnee’ van 250 euro per jaar was de aanleiding voor de invoering van de module Flex Benefits.”

“Flex Benefits geeft medewerkers de mogelijkheid om via een online omgeving flexibele arbeidsvoorwaarden tegen elkaar uit te ruilen. Medewerkers hebben hierdoor meer grip op de arbeidsvoorwaarden die passen bij hun levensfase. Iedere medewerker is anders: de een hecht waarde aan geld; de ander vindt meer vrije tijd belangrijk. We zijn in Flex Benefits gestart met de regelingen voor reiskosten woon-werk verkeer, spaarloon, levensloop, de fietsregeling, de parkeerkaart, extra pensioen, vakbondscontributie en het extra verlof.”

Inzicht in financiële gevolgen bij uitruil

Patrick Wolters is financieel adviseur bij gemeente Almelo en maakt als medewerker vooral gebruik van de uitruil van reiskosten: “Ik ruil de reiskosten woon-werkverkeer zo laat mogelijk in het jaar, vanwege de maximale fiscale ruimte die benut kan worden, bijvoorbeeld voor het fiscaal voordeel voor mijn eindejaarsuitkering. Daarnaast verkoop ik regelmatig verlof via de module. Bijna alle medewerkers maken gebruik van Flex Benefits. In het begin vonden sommige collega’s het best wel spannend om flexibele arbeidsvoorwaarden op een digitale manier uit te ruilen. Een e-HRM module zoals Flex Benefits maakt de keuzes erg inzichtelijk en confronteert je gelijk met de financiële consequenties van de uitruil.”

“Youforce heeft allerlei controles, die met een stoplicht aangeven of je als medewerker een bepaalde keuze kunt maken.”

Donker vult aan: “Youforce heeft allerlei controles, die met een stoplicht aangeven of je als medewerker een bepaalde keuze kunt maken. Medewerkers die bijvoorbeeld gebruik maken van de fietsregeling, mogen niet een parkeerkaart financieren via onze regeling. Vroeger, toen we nog op papier de uitruil van flexibele arbeidsvoorwaarden verwerkten, hoorden medewerkers achteraf dat sommige keuzes afgekeurd werden. Nu, met de module Flex Benefits van Raet, hebben ze hierin gelijk inzicht. Daarnaast willen medewerkers soms eerst thuis met hun partner overleggen als ze overwegen arbeidsvoorwaarden uit te ruilen. Dat is het mooie van Youforce: het is een cloud-oplossing waar je laagdrempelig toegang tot hebt en waarin je op ieder gewenst moment je HR-zaken kunt regelen. Daarnaast ben je als werkgever altijd verzekerd van de meest actuele versie van de software.”

Medewerkers ‘in control’ met Flex Benefits

Gemeente Almelo heeft zes maanden de tijd genomen voor de implementatie van Flex Benefits. Volgens Donker zijn interne communicatie en individuele begeleiding belangrijke succesfactoren voor iedere organisatie: “We hebben ongeveer 50 medewerkers uit allerlei afdelingen betrokken in pilots. Persoonlijke begeleiding is belangrijk. De projectgroep kreeg ook veel fiscale vragen die betrekking hebben op de uitruil van flexibele arbeidsvoorwaarden. Het mooie van Flex Benefits is dat je zelf je eigen helpteksten kunt plaatsen. Medewerkers krijgen hierdoor heel specifieke informatie over de regelingen die onderdeel uitmaken van ons flexibele arbeidsvoorwaardenbeleid. Daarnaast hebben we samen met een consultant van Raet voor ruim 600 medewerkers twee voorlichtingssessies georganiseerd.”

Wolters is enthousiast over de voordelen van Flex Benefits: “Papier is met Flex Benefits verleden tijd.  Alles is digitaal, je hoeft niets te printen en je ziet gelijk wat de financiële gevolgen van de uitruil zijn. Als je een fout maakt, pas je dat gelijk in het systeem aan. Vroeger moest ik dan het formulier opnieuw printen en invullen.  Daarnaast waarschuwt Flex Benefits mij als ik bepaalde keuzes maak die gevolgen hebben voor de pensioengrondslag. Dat is belangrijk, want je bent als medewerker niet iedere dag bezig met het uitruilen van arbeidsvoorwaarden.” 

“Je moet er niet aan denken dat je iedere maand handmatig al deze mutaties moet verwerken.”

Donker vult hem aan: “Ik vind de integratie met de salarisadministratie een heel groot voordeel. Alle geaccordeerde keuzes van medewerkers worden automatisch verwerkt in de administratie. Dit scheelt zoveel dubbele invoer. Straks gaan wij over op het Individueel Keuzebudget (IKB). Dan kunnen medewerkers iedere maand een keuze indienen. Je moet er niet aan denken dat je iedere maand handmatig al deze mutaties moet verwerken. Daarom denk ik dat gemeenten niet zonder Flex Benefits kunnen als ze overgaan op de IKB-regeling voor flexibele arbeidsvoorwaarden.”

Over Gemeente Almelo 

Gemeente Almelo is een middelgrote gemeente met ongeveer 750 medewerkers. De Twentse gemeente biedt burgers en het bedrijfsleven tal van producten en diensten op het gebied van wonen en werken, publieke dienstverlening en sociale en ruimtelijke projecten.  

Download het klantverhaal

Wilt u dit klantverhaal van Gemeente Almelo opslaan, printen of delen, download dan het praktijkverhaal.

Download

Lees meer over

Volg ons

Slechts 30% medewerkers ervaart focus op talentmanagement. Lees het talent rapport van de Raet HR Benchmark 2017:… https://t.co/aHEaCC0Aop