Bel ons op +31 33 45 06 506

“Ons streven is alles digitaal voor iedereen.”

Interview met

Deltion College Jur Maring
Hoofd Personeels- en Salarisadministratie
Ed Namink
Opleidingsmanager

Producten in deze case

  • HR Self Service

Case in het kort

Deltion in Zwolle wilde haar centraal geregelde HR-processen – op papier – zoveel mogelijk digitaliseren. Na het HR-systeem (HR Core) volgden andere e-HRM-modules waaronder HR Self Service. Het resultaat: tijdwinst en een enorme kwaliteitsverbetering.

MBO-instelling Deltion in Zwolle begon in 2010 met het digitaliseren van de HR-processen. De onderwijsinstelling werkte daarvoor met het HR-systeem Edukaat waarin vrijwel alle HR-processen centraal bij de HR-afdeling werden afgehandeld. 

Jur Maring, Hoofd Personeels- en Salarisadministratie vertelt. “Formulieren voor declaraties, overwerk, correspondentie, het ging allemaal op papier. Het was geen efficiënt proces. De papieren formulieren gingen met bijlagen van het ene naar het ander postbakje. Op een gegeven ogenblik wisten alleen nog enkele mensen die er intensief bij betrokken waren wat er in welk bakje lag… Daarnaast zag ieder declaratieformulier er weer anders uit. Er bestond geen eenduidigheid en de processen waren niet gestroomlijnd. Het digitaliseren van onze administratieve HR-processen met behulp van HR Self Service moest daar een einde aan maken

“Er bestond geen eenduidigheid en processen waren niet gestroomlijnd. Het digitaliseren van onze administratieve HR-processen moest daar een einde aan maken.”

Dezelfde stappen nu digitaal

Deltion koos bij de implementatie van HR-cloudoplossing Youforce voor een gefaseerde aanpak. Jur: “We zijn gestart met de inrichting en conversie van het HR- en salarissysteem van Raet, maar al vrij snel daarna volgden de self service processen, waaronder de ziek- en hersteldmeldingen. Die eerste digitaliseringsstap richting de lijnmanagers leverde al zoveel snelheid en efficiëntie op.”

De volgende stap was de uitrol van HR Self Service richting de medewerkers. “Ook dat is allemaal vrij soepel gegaan. We hebben medewerkers via email en via allerlei informatie op de portal geïnformeerd. Daarnaast hielden we voor medewerkers inloopsessies waar ze vragen konden stellen. Daar zijn maar enkele mensen op afgekomen... Eigenlijk wisten vrijwel alle medewerkers direct hun weg te vinden in de portal. Bijkomstig voordeel was de invoering van single sign on (SURF Connect) waardoor eindgebruikers met hun inlogggevens van Deltion direct in Youforce kunnen. Dit scheelt een heleboel vragen over wachtwoorden en usernames.” 

"Voordeel was de invoering van single sing on waardoor eindgebruikers met hun inloggegevens van Deltion direct in Youforce kunnen."

Deltion koos bij de uitrol van HR Self Service ervoor om de processtappen nagenoeg hetzelfde te houden: van medewerker naar manager naar de afdeling HRD. “Enkele processen hebben we aangepast,” legt Jur Maring uit. “We zijn er achter gekomen dat voor een aantal declaraties de rol van de personeelsadministratie geen toegevoegde waarde heeft. Bijvoorbeeld als het gaat om overwerk of dienstreizen. De personeelsadministratie kan deze declaraties inhoudelijk niet allemaal beoordelen, dus na accordering door de verantwoordelijke lijnmanager gaan ze direct het HR- en salarissysteem in.”

Tijdwinst en kwaliteitsverbetering

Ed Namink, opleidingsmanager bij Deltion en eindgebruiker van HR Self Service, vult aan: “Ik heb 44 mensen in mijn team, dat betekent veel mutaties en formulieren. Youforce is een verademing. Je ziet in één oogopslag wat iemand ingediend heeft. Vroeger kreeg ik alles binnen via de interne post en moest ik handmatig alle formulieren aftekenen. Nu kijk ik iedere week even in HR Self Service en werk ik alle declaraties en andere HR-zaken digitaal weg. Dat bespaart veel tijd. En als medewerker, want die rol heb ik uiteraard ook, vind ik het vooral heel handig dat je kunt zien wanneer je het laatst iets hebt gedeclareerd en waar die declaratie zich in het accordatieproces bevindt. Dat was vroeger op papier lastig te achterhalen.”  

Ook de aanvraag om  de dertiende maand  tegen reiskosten woon – werkverkeer uit te ruilen wordt in HR Self Service afgehandeld. Ed is enthousiast over de ondersteuning: “Vroeger ging dat ook met allerlei declaratieformulieren, nu gaat alles digitaal. Je krijgt als medewerker een mail van de afdeling HRD en dan is het je eigen verantwoordelijkheid of je gebruik wilt maken van de fiscale voordelen. Met HR Self Service is dat zo geregeld.” Ook voor HRD levert dit gemak op. Jur: “Voorheen moesten we in dit soort gevallen per deelnemende medewerker alles opnieuw uitzoeken: heeft hij al eerder meegedaan, hoe dan, etc. Nu regelen we dat via HR Self Service. In plaats van twee dagen controleren, zitten we nu op een half uur.”  

“In plaats van twee dagen controleren, zitten we nu op een halfuur.” 

Jur ziet dat het gebruik van HR Self Service binnen de organisatie flink toegenomen is: “In 2013 kregen we in totaal 6.000 mutaties binnen. Dat waren er in 2014 8.000 en vorig jaar hebben we meer dan 10.000 regels verwerkt in Youforce. Het gaat daarbij niet alleen om declaraties of personeelsmutaties, we sturen ook de correspondentie over HR-zaken via HR Self Service naar de medewerkers. Bijvoorbeeld als er een aanpassing van de arbeidsovereenkomst is. Medewerkers krijgen in HR Self Service te zien dat er iets voor ze klaarstaat en vervolgens worden de documenten ook automatisch in het personeelsdossier opgeslagen.” 

Heeft HR Self Service gezorgd voor een efficiencybesparing bij de salarisadministratie? Jur Maring vindt dat een lastige vraag. “Ik kan wél zeggen dat er een enorme kwaliteitsverbetering is gekomen. Processen zijn nu eenduidig, we kunnen alles gemakkelijk terugvinden, je raakt niets meer kwijt. Het is ook een moeilijke vraag omdat je ziet dat andere processen toenemen. Je krijgt nieuwe rollen binnen de personeels- en salarisadministratie. Maar als ik de organisatie nu vergelijk met vijf jaar geleden, dan doen we nu veel meer activiteiten, die we uitvoeren met een kleinere personeelsbezetting. In die zin zou je wel zeggen dat er sprake is van meer efficiency.”

Jur is blij met de resultaten, maar kijkt alweer vooruit: “Ik wil graag dat externen zoals uitzendkrachten en oproepkrachten ook toegang krijgen tot Self Service, zodat zij ook mutaties kunnen invoeren. Ons streven is alles digitaal voor iedereen.” 

Over Deltion

Het Deltion College in Zwolle verzorgt voor 13.700 jongeren en volwassenen beroepsonderwijs op middelbaar niveau. Er werken rond de 1.200 mensen, als docent, instructeur of in staffuncties. Met uitdagende faciliteiten en een brede maatschappelijke blik stimuleert Deltion studenten en medewerkers om zich zo succesvol mogelijk te ontwikkelen in hun beroep, in de maatschappij en in hun persoonlijk leven.

Volg ons

Slechts 30% medewerkers ervaart focus op talentmanagement. Lees het talent rapport van de Raet HR Benchmark 2017:… https://t.co/aHEaCC0Aop