Bel ons op +31 33 45 06 506

Medewerkers van De Kleine Prins zijn eigenaar van hun professionalisering

Interview met

De Kleine Prins Jan Reitsma
Bestuurder
Machteld Rohn
HR-manager

In deze case

  • Performance Management

Samenvatting

De Kleine Prins (DKP) is een onderwijsinstelling voor speciaal onderwijs. Om kwaliteit en specialisme te kunnen blijven bieden, investeert DKP veel in de professionaliteit van haar medewerkers. De instelling zocht een oplossing voor het digitaliseren van de medewerker competenties en de gesprekscyclus en vond daarbij in de Raet-module Performance Management het ideale hulpmiddel.

Onvoldoende zicht op performance en competenties

Speciaal onderwijsinstelling De Kleine Prins (DKP) werkt intensief samen met verschillende scholen en gemeenten die onderdeel uitmaken van 28 samenwerkingsverbanden in Midden-Nederland. De instelling ondersteunt de scholen met specialistische kennis en biedt zorg aan kinderen met een lichamelijke of meervoudige beperking.  Sinds de introductie van passend onderwijs bepalen de samenwerkingsverbanden welke zorg kinderen krijgen. Veel speciaal onderwijs scholen laten daarom aan de buitenwereld steeds nadrukkelijker zien welke specialisaties, kennis en kunde zij in huis hebben. Het in kaart brengen van de competenties en kwaliteiten van medewerkers speelt hierbij een belangrijke rol. Hoe hebben medewerkers zich de afgelopen jaren ontwikkeld? En welke ontwikkelstappen kunnen zij nog zetten? DKP deed een inventarisatie en zette een volgende stap in de professionalisering van het speciaal onderwijs. 

Bestuurder Jan Reitsma: “Ons strategisch professionaliseringsplan beschrijft hoe we onze medewerkers willen ontwikkelen op thema’s als ICT, opbrengstgericht werken en onderwijskwaliteit. Ook met een blik op de toekomst waarbij we rekening houden dat de omgeving van DKP snel verandert en we hierdoor andere competenties van medewerkers nodig hebben.”

HR-manager Machteld Rohn vertelt dat DPK aan de slag ging met het in kaart brengen van alle competenties van medewerkers. “Om een nulmeting te kunnen doen, zijn we alle personeelsdossiers ingedoken. Daaruit bleek dat er de afgelopen jaren te weinig was gebeurd. Het onderwerp ontwikkeling stond niet bovenaan de agenda en kwam ook in de gesprekscyclus onvoldoende aan bod. En omdat we de gesprekscyclus op papier uitvoerden, misten we uniforme management informatie over de performance van individuele medewerkers en de teams, én was er te weinig zicht op de ontwikkeling van competenties.”

“Het is belangrijk om continu in gesprek te zijn over opleiding en ontwikkeling”

Rohn vervolgt: “De conclusie was al snel getrokken: het is belangrijk om continu met medewerkers in gesprek te zijn over opleiding en ontwikkeling. En om die gesprekken ook op een goede en uniforme manier vast te leggen. Daarom zijn we gaan kijken naar mogelijkheden van de Performance Management module van Raet. De acht managementteamleden reageerden daar gelijk enthousiast op en zagen ook de meerwaarde van een goed zicht op de competenties die we in huis hebben.”

Leidraad voor gesprekken over professionalisering

Reitsma: “In ons beleidsplan staat: ‘medewerkers zijn van kapitaal belang.’ Zo’n uitspraak kun je alleen doen, als je er ook écht iets mee doet. Daarom zijn we na de inventarisatie in alle teamoverleggen in gesprek gegaan over onze visie op talentontwikkeling. We hebben de leerkrachten, het ondersteunend personeel, de klassenassistenten; kortom iedereen meegenomen in onze plannen.”

“Medewerkers zijn van kapitaal belang”

Rohn: “Voorafgaand aan de invoering van de module Performance Management hebben we een nieuw functieboek opgezet, op basis van de competenties en resultaatgebieden die aan de hand van onze kernwaarden en beoogde resultaten waren vastgesteld. Het functieboek dient echt als een leidraad voor de gesprekken met medewerkers over hun professionalisering. Niet als afvinklijstje.”

De module Performance Management van Raet ondersteunt de nieuwe gesprekscyclus van DKP, met een resultaat- en ontwikkelgesprek, een voortgangsgesprek en een beoordelingsgesprek. In het eerste gesprek geeft de medewerker zijn ambities en ontwikkelpunten aan. Reitsma: “In het begin was  er nog wel wat weerstand bij medewerkers, maar toen duidelijk werd waar onze organisatie met deze nieuwe werkwijze naar toe wil, verdween die. We hebben heel veel aandacht besteed aan interne communicatie over de gesprekscyclus en het gebruik van de module. Ook hebben we leidinggevenden door een externe adviseur getraind in het voeren van de gesprekken omdat we het belangrijk vinden dat de kwaliteit van de gesprekken over ontwikkeling en functionering goed is.”

De HR-software van Raet ondersteunt DKP ook met 360 graden feedback. Medewerkers kunnen zelf vragenlijsten uitzetten naar collega’s, leidinggevenden en ouders of andere shareholders. De resultaten van de feedback worden vervolgens besproken in het voortgangsgesprek.

Meer regie bij de medewerker

Reitsma noemt de eigen regie van medewerkers één van de belangrijkste resultaten van de invoering van Performance Management. “Zij zijn nu meer de initiator, vragen feedback aan collega’s en leidinggevenden, worden uitgedaagd innovatieve ideeën in te dienen en hun talenten ten volle te benutten. Daarmee zet je ze in hun kracht.”

Rohn: “Een ander groot voordeel vind ik dat er nu altijd inzicht is in de gesprekken die zijn gevoerd en de inhoud daarvan. Omdat alle informatie binnen handbereik is, betekent dat ook dat je efficiënter kunt werken. De voorbereiding van gesprekken kost minder tijd. Dat geldt voor medewerkers, maar ook voor de managers. Welke managers zijn actief in het plannen en voeren van gesprekken en wie heeft daarbij nog een steuntje in de rug nodig?”

“Voorbereiding van gesprekken kost minder tijd”

Ook de vlootschouw levert DKP veel bruikbare informatie op. Rohn: “De module van Raet is voor mij een tool om met de teamleiders in gesprek te gaan over een vlootschouw. We maken een overzicht  in de module van de 9-Grid, waardoor we goed zicht hebben in wie waar zit. De meeste mensen zitten in de middenmoot. Aan de medewerkers die rechtsboven zitten, de toppers, kun je nu extra aandacht besteden. Het is belangrijk om hen binnen te houden. En wat doe je met de mensen links onderaan? Hoe  hou je die in beeld? Hoe kun je daar actie op ondernemen? Dat kunnen we nu allemaal borgen met de module van Raet.”

Reitsma: “Ons Strategisch Beleidsplan loopt nu af. Alle plannen worden geëvalueerd en er komt een nieuw plan voor de periode 2017-2021. Het personele deel is daar een belangrijk onderdeel van. Ontwikkeling en professionalisering zijn de speerpunten, net als duurzame inzetbaarheid. Bij de ontwikkeling van het personeelsbestand kijken we naar 2025 en hoe we nu al kunnen inspelen op de veranderingen waarmee we dan te maken hebben. Ons werk wordt daarmee steeds strategischer en de module Performance Management is daarbij een belangrijk ondersteunend middel.” 

Samengevat de voordelen van Youforce Performance Management voor DKP op een rij:

  • Altijd inzicht in de gevoerde gesprekken en de inhoud daarvan
  • Efficiency en tijdwinst
  • Regie ligt bij de medewerker
  • Managementinformatie op orde
  • Vlootschouw biedt zicht op het potentieel

Over De Kleine Prins

De Kleine Prins (DKP) verzorgt speciaal onderwijs (SO) en voortgezet speciaal onderwijs (VSO) voor leerlingen met een langdurige ziekte of met een lichamelijke en/of meervoudige beperking. Daarnaast biedt DKP ambulante dienstverlening in het reguliere onderwijs (PO en VO). DKP werkt voor 28 samenwerkingsverbanden van scholen in Midden-Nederland. Bij De Kleine Prins werken ongeveer 375 medewerkers op drie locaties in Utrecht en één  in het Gooi. Het bestuursbureau is gevestigd in Baarn.

Lees meer over

Volg ons

@nuterdepuut Voor zover wij weten waren er geen verstoringen vandaag. De website raet.nl was wel slecht bereikbaar.… https://t.co/KO96DtibVA