Bel ons op +31 33 45 06 506

Midsourcing: keuze in wat je zelf wilt doen en meer grip op je eigen data

Interview met

Het Baken Almere Hella Lassooy
HRM adviseur van Het Baken Almere
Michel Govers
GoversSalarisConsultancy uit Hengelo

Producten in deze case

  • Youforce

Samenvatting

Het Baken Almere werkt voor de salaris- en personeelsadministratie nauw samen met GoversSalarisConsultancy op basis van midsourcing, een constructie die tussen outsourcing en insourcing in ligt.

In 2012 moest de grote onderwijskolos Amarantis defuseren. Het Baken Almere in Almere was een van de vijf scholen die zelfstandig verdergingen. De focus lag in de eerste jaren vooral op het primaire proces: goed onderwijs verzorgen, dus de administratieve processen werden gelaten zoals ze al waren. HR-adviseur Hella Lassooy van Het Baken Almere vertelt hoe de school een deel van de personeels- en salarisadministratie zelf doet, maar daarbij nauw samenwerkt met GoversSalarisConsultancy – een constructie die tussen in- en outsourcing in ligt dus. “Midsourcing,” noemt Michel Govers het.

Eigen database

“De term ‘midsourcing’ gaat al een jaartje of twaalf, vijftien terug,” legt Govers lachend uit. “Je zag vaak dat alle gegevens van een klant die zijn administratie outsourcete werden opgenomen in de database van het administratiekantoor. Vooral in onderwijsland is dit erg gebruikelijk. Ik heb dat altijd vreemd gevonden. Het is niet logisch om de gegevens van organisaties die juridisch geen band met elkaar hebben in één database stoppen. Daarom heb ik altijd als ik ergens zo’n uitbestedingstraject moest leiden gezegd: ‘Zorg dat je een eigen database krijgt.’ Op het moment dat je een juridische eenheid bent en je hebt nog twee loonbelastingnummers, dan kun je de databases wel aan elkaar koppelen. Maar in elk ander geval moet je de data gewoon gescheiden houden."  

 

“Toen Amarantis defuseerde gaf ik alle vijf de onderwijsinstellingen ditzelfde advies. Een eigen database geeft je – behalve grip op je eigen personeelsgegevens – de ruimte om zelf te bepalen welke processen je gaat inrichten en wanneer je dat wilt doen. Ik heb dat toentertijd ‘midsourcing’ genoemd: de school bepaalt welk deel van de administratie zij zelf doet en wij nemen het andere deel van de dienstverlening voor onze rekening. Maar de onderwijsinstelling blijft altijd eigenaar van zijn eigen koffertje, zijn database.” 

Een eigen database geeft je – behalve grip op je eigen personeelsgegevens – de ruimte om zelf te bepalen welke processen je gaat inrichten.

Overleven

Hella Lassooy: “Het Baken Almere is een van die vijf scholen die verzelfstandigd is in 2012. Wij hebben de eerste jaren in een soort overlevingsmodus gestaan. De core business van Het Baken Almere is onderwijs geven, dat moest voorrang krijgen op alles. Bovendien moesten we Het Baken Almere ook weer op de kaart zetten in de regio. Het schandaal rond Amarantis kleefde toch ook aan ons, het kost ook inspanning om je naam weer op te bouwen. Die focus op overleven betekende dat we de personeels- en salarisadministratie hebben gelaten zoals die bestond. We doen het zelf en geven de mutaties door aan GoversSalarisConsultancy voor de salarisrun. Govers doet ook het applicatiebeheer voor ons.

Onderwijs geven moest voorrang krijgen op alles.

Korte lijnen en betrokkenheid

De manier waarop we met Govers samenwerken kenmerkt zich door korte lijnen. Elke maand voor de 10e sturen wij scans van de volledig ingevulde en ondertekende papieren mutatieformulieren naar Govers. Deze mutatieformulieren komen van vijf verschillende locaties van Het Baken Almere. Medewerkers van Govers verwerken alles in Raet en dan neemt Michel de salarisstukken van die run mee om te laten ondertekenen door de bestuurder. Tijdens dat overleg neemt hij met de bestuurder specifieke personeelszaken door, zodat iedereen weer goed geïnformeerd is. De bestuurder ondertekent voor de uitbetaling en vervolgens worden de salarissen uitgekeerd. 

Verder kom ik vooral bij Michel voor de accountantscontrole en voor specifieke rapporten. De specialisten van Govers zitten veel beter in het Raet-gedeelte en zij kunnen analyses en ad hoc rapportages maken voor Het Baken Almere. Dan komt Michel met een uitdraai waar wij weer verder mee kunnen.”

 

Govers: “Je kunt het zien alsof wij de afdeling personeels-/salarisadministratie en functioneel beheer van Het Baken Almere zijn, maar dan buiten de school. Dat we maandelijks contact hebben met de bestuurder is echt een verschil met outsourcing. We nemen altijd door of er bijzonderheden zijn: ziekte, veranderingen in aanstellingen, aanname van invallers et cetera. Zo blijf je altijd op de hoogte van hoe de organisatie ervoor staat.”

Dat we maandelijks contact hebben met de bestuurder is echt een verschil met outsourcing.

Lassooy: “Ja, die nauwe betrokkenheid bij de organisatie is heel fijn. Hij kent de organisatie daardoor ook; misschien niet de gezichten, maar als we iets overleggen dat specifiek voor Het Baken Almere is, dan weet Michel waar we het over hebben.”

Organisatie is verantwoordelijk

Govers: “Met outsourcing gaat de administratie echt buiten de deur. Dan heb je als onderwijsorganisatie eigenlijk alleen mailcontact met een contactpersoon bij het administratiekantoor, maar voor een betaling teken je één keer per jaar, misschien zelfs überhaupt maar één keer. Midsourcen brengt met zich mee dat je als onderwijsinstelling met de externe dienstverlener meer persoonlijk contact hebt. De bestuurder moet elke maand weer tekenen voor de salarisbetaling.  Ook dat vind ik een principiële zaak: een bestuurder is verantwoordelijk voor de salarisbetalingen.” 

Lassooy: “Welbeschouwd geeft midsourcen de verantwoordelijkheid terug aan de organisatie. Het personeel is de verantwoordelijkheid van de organisatie, niet van een onderwijsbureau of van Michel. Ik denk dat je zo kracht uitstraalt.”

Eén platform: Youforce

Govers. “Wat we vooral doen is krachten bundelen. Als Het Baken Almere alles zelf zou doen, dan kun je daarvoor misschien één fte inzetten, maar daarmee wordt de continuïteit kwetsbaarder. Het zou betekenen dat één fte alle kennis moet vergaren en bijhouden. Wij lopen in het hele land, houden onze deskundigheid continu op peil en delen die met de klanten. Dus ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving worden heel snel afgestemd.” 

Als je dé specialist wilt zijn in wet- en regelgeving en in de software, moet je je focussen op één platform.

Lassooy: “Daarin ondersteunt Raet natuurlijk ook. Die verwerken de nieuwe wet- en regelgeving in de software. Je houdt elkaar daarin scherp. Dat is een mooie driehoek. Hij werkt goed!”
Govers: “Wij hebben als administratiekantoor duidelijk gekozen voor één platform: Youforce van Raet. We ondersteunen niet ook nog eens platforms van andere aanbieders. Dat functioneert niet. Als je dé specialist wilt zijn in wet- en regelgeving en in de software, dan moet je je focussen op één platform.” 

Rustig digitaliseren

Lassooy: “Nu de eerste jaren achter de rug zijn en de organisatie na de defusie weer groeiende is, hebben we meer ruimte om na te denken over efficiency in de andere processen. Zo hebben we het met GoversSalarisConsultancy gehad over welke HR-processen we kunnen optimaliseren, en hoe. We starten aankomend schooljaar met het digitale personeelsdossier en daarna met Self Service. Daarmee geven we invulling aan modern werkgeverschap: veel van onze medewerkers werken digitaal en kunnen op deze manier zelf wijzigingen doorgeven. Het betekent ook dat we als HR over minder schijven mutaties door kunnen geven, wat weer ruimte biedt om andere taken op te pakken. Daarna staat Performance Management op de rol, waarmee we medewerkers ook meer regie geven over hun persoonlijke ontwikkeling. Maar we nemen kleine stapjes tegelijk. Ook op dit gebied is Govers een hulpmiddel voor onze organisatie.

En omdat GoversSalarisConsultancy ook ervaring heeft bij de andere voormalige Amarantis-scholen, hoeven we het wiel niet opnieuw uit te vinden. Hij adviseert ons waar we het best kunnen beginnen. En in het proces deelt hij de ervaringen die hij heeft met andere organisaties: waar zijn ze tegenaan gelopen, waar moeten we echt op letten. Wat moeten we absoluut niet overslaan? Daar kunnen wij ook alleen maar van leren.

Functioneel beheer in goede handen

Samen met GoversSalarisConsultancy, die het applicatiebeheer voor ons doet, rollen we de nieuwe modules stap voor stap uit.  We beginnen met het inrichten van formulieren, dan komen vanzelf ook de workflows, autorisaties en gewenste rapportages aan de orde. Met het digitaliseren worden we gedwongen om naar de processen binnen onze organisatie te kijken. Het is ook goed om dat af en toe te doen. Je moet je gaan afvragen: wie is de verantwoordelijke, wie heeft welke rechten, wie beoordeelt declaraties? Die uitwerking, daar zitten we nu middenin. Het is fijn om dat met partners als Govers en Raet te kunnen doen, in een midsourcingsconstructie. Dat stemt mij heel tevreden.”

Klanttevredenheid

Govers: “Overigens is uit een onderzoek bij Raet gekomen – en ik merk het zelf ook – dat klanten die in hun personeels- en salarisadministratie worden ondersteund én in het functioneel beheer, tevredener zijn met de applicatie zelf. Dat zie je echt terug.”

Lassooy: ”Ja, dat komt ook doordat je erop gewezen wordt wat je allemaal met het systeem kunt. Wij kijken natuurlijk op bepaalde schermen in HR Core vaker dan op andere. Soms wijst iemand van Govers me dan op een onderwaterschermpje waarmee ik ineens veel meer informatie tot mijn beschikking heb! Als functioneel beheer je daarop wijst, kun je verder komen in het systeem.” 

Je wordt erop gewezen wat je allemaal met het systeem kunt. 

Voordelen van midsourcing

Samenvattend vindt Lassooy midsourcing een mooi principe. “Bij outsourcing ben je als organisatie min of meer het zicht kwijt op de data. Als je alles insourcet kost het veel tijd en energie om up-to-date te blijven. Maar bij midsourcing heb je de keuze in wat je zelf wilt doen en je hebt grip op de gegevens. Midsourcing is heel erg gericht op ons als organisatie. Het is maatwerk.” 

Govers: “Ik ben ervan overtuigd dat deze trend zich doorzet. Al die organisaties met meer dan honderd fte gaan over op een eigen database. Dat is een transitie waar de administratiekantoren nog voor staan. Nog afgezien van het feit dat je zelf het beheer van je database hebt, willen onderwijsorganisaties zelf meer hebben grip op hun data…”

Lassooy: “…in deze tijd van informatieveiligheid toch geen onbelangrijk punt.”  

Over Het Baken Almere

Het Baken Almere is een stichting voor interconfessioneel voortgezet onderwijs in Almere. De organisatie heeft vijf vestigingen: Stad College voor vmbo-onderwijs, Poort – school voor havo en mavo, Park Lyceum met mavo, havo en atheneum, Trinitas Gymnasium en International School Almere. Er zijn circa 2.700 leerlingen en 300 medewerkers.

 

Lees meer over