Het uitbestedingsproces
Kostenbesparing, waarborging van continuïteit en kwaliteit zijn drie belangrijke overwegingen voor een organisatie om te gaan uitbesteden (outsourcing). Of u nu de HR- en payroll-administratie buiten de deur laat uitvoeren, catering of IT-beheer, dat maakt in essentie geen verschil. In praktijk moeten bestaande processen ontvlecht worden en buiten uw dagelijkse organisatie worden geplaatst. Dit vraagt een grondige en gedegen voorbereiding, een zorgvuldige overdracht en duidelijke afspraken. Het uitbestedingstraject bestaat uit zes stappen.
Stap 1 Inventariseren
Een uitbestedingstraject begint met een inventarisatie. Deze is noodzakelijk om vast te stellen welke processen in aanmerking kunnen komen voor uitbesteding en welke niet. U brengt daarmee de omvang van het project in kaart.
Stap 2 Identificeren
Met het overzicht dat u in de eerste fase heeft verkregen, gaat u nu afwegingen maken: wat kunt u uitbesteden en wat wilt u zelf uitvoeren en wat zijn de consequenties van uw keuze? Dit vraagt om een open blik naar de kennis en kunde die uw organisatie in huis heeft én de kwetsbaarheden op verschillende punten. U bekijkt in deze fase tevens of het kostentechnisch verantwoord is om de uitvoering in eigen hand te houden of dat het beter is om processen uit te besteden.
Stap 3 Analyseren
In de derde stap brengt u in kaart wat de consequenties voor uw organisatie zijn als u daadwerkelijk besluit tot outsourcing. Aan welke voorwaarden moet worden voldaan om een uitbestedingstraject succesvol te laten verlopen? Welke risico’s zijn er voor uw organisatie te benoemen als u gaat uitbesteden en hoe managet u deze risico's? Dit zijn slechts enkele vragen die u zichzelf dient te stellen en die u moeten kunnen beantwoorden.
Risicoanalyse
Na de risicoanalyse van uw orgnaisatie, moet het uit te besteden proces aan een grondig onderzoek worden onderwerpen. Hierbij stelt u een zogenoemd risicoprofiel vast voor het proces, voor de operatie en voor de (potentiële) uitvoerder. U beoordeelt daarbij de mate waarin in continuïteit, integriteit en kwaliteit belangrijk zijn voor het proces. U stelt de criteria vast die u helpen te boordelen in welke mate de potentiële uitvoerder u de gewenste zekerheid, kwaliteit en betrouwbaarheid biedt.
Selectiecriteria van de uitvoerder
Uit de risicoanalyse komen de criteria naar voren waaraan een uitvoerder moet voldoen. Het is uw set van eisen en wensen. Deze eisen hebben betrekking op onderwerpen als de expertise van de uitvoerder. Is het een gerenommeerde organisatie of een nieuwkomer die een plaats op de markt probeert te veroveren? Bent u voor de uitvoerder een belangrijke klant, is het werk een van zijn kernactiviteiten of is outsourcing een nevenactiviteit voor de uitvoerder? Omdat het bij HR- en salarisprocessen gaat om vertrouwelijke informatie, zult u op dat punt aan uw uitvoerder eisen moeten stellen. Denkt u daarbij aan eisen op het gebied van betrouwbaarheid, vertrouwelijkheid en beveiliging van informatie.
Stap 4 Selecteren
De vierde stap betreft het maken van een shortlist, het opstellen van een Request for Proposal (RFP), het opvragen en vergelijken van offertes. Om tot een weloverwogen keuze te komen, hanteert u de criteria uit de analysefase. Omdat u met een partner doorgaans een meerjarige relatie aangaat, is het belangrijk dat u naast de zakelijke argumenten ook het persoonlijke contact mee laat wegen. Uitbesteden is en blijft immers mensenwerk.
Stap 5 Uitbesteden
U heeft uw partner gekozen. In deze fase gaat het om de concrete invulling van het uitbesteden. De afspraken tussen u en de uitvoerder worden vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst of Service Level Agreement (SLA). Het is belangrijk dat de afspraken gedetailleerd, concreet en voor beide partijen duidelijk zijn. Een goede SLA omvat in ieder geval afspraken over de aard en omvang van het uit te besteden proces en specifieke prestatie-indicatoren. De SLA bevat bovendien afspraken over de informatievoorziening, rapportage, eigendom van de gegevens en de verplichting tot naleving van wet- en regelgeving.
De concrete invulling begint met een implementatietraject waarin de gegevens en werkzaamheden worden overgedragen.
Stap 6 Beheersen
In deze fase is de initiële uitbesteding afgerond en de uitbesteede processen zijn operationeel. Daarmee is het uitbestedingsproces nog niet afgelopen. De zesde en laatste stap is het beheersen en monitoren van de uitbesteding. Want al besteedt u de feitelijke processen en een groot deel van de zorg uit, u behoudt natuurlijk wel de eindverantwoordelijkheid.
De relatie die u aangaat omvat meestal enkele jaren. Het is noodzakelijk afspraken te maken voor tussentijdse evaluatie, aanpassing of bijstelling.
Tot slot
Uitbesteden biedt uw organisatie de mogelijkheid om continuïteit, integriteit en kwaliteit van een proces te bewaken zonder dat u daar een hele organisatie voor in stand houdt. U betaalt een vaste prijs voor de geleverde diensten.
Uitbesteding van bedrijfsfuncties is een proces dat soms kleine, maar vaak ingrijpende veranderingen binnen uw organisatie met zich meebrengt. Vertrouwde procedures veranderen of moeten wijken voor nieuwe spelregels, inzichten en methoden. Dat vraagt om zorgvuldigheid, geleidelijkheid en het nodige begrip. Dat vraagt om een solide en ervaren uitvoerder als Raet.
Bel mij terugDoorsturenPrinten