Bureau Jeugdzorg werkt efficiënter na komst interim professional
Vervanging bij ziekte, optimalisatie van het personeelsinformatiesysteem en de uitvoer van het flexibele arbeidsvoorwaardenbudget. Daarvoor zocht Paul Schenke, hoofd Personeel & Beleid bij Bureau Jeugdzorg Stadsregio Rotterdam, ondersteuning. "Ook wilde ik een coach voor mijn werknemers. Interim Services van Raet heeft precies de juiste persoon bij ons geplaatst."
De personeels- en salarisadministratie van Bureau Jeugdzorg, Stadsregio Rotterdam verzorgt elke maand 680 verloningen. "Uiteraard moeten we er altijd voor zorgen dat de salarissen worden uitbetaald. Het is een kwetsbaar proces waarbij de noodzaak groot is om snel vervanging te hebben als een medewerker uitvalt, helemaal in de periode van de eindejaarsverwerking. Vanwege onze goede ervaringen met Interim Services van Raet, heb ik direct een beroep op hen gedaan, toen één van de twee medewerkers langdurig ziek werd", aldus Schenke.
Verstaan van de vraag
"De salarisadministrateur springt op een rijdende trein. Daarom is het heel belangrijk dat hij snel in de organisatie wordt opgenomen." Paul Schenke is erg tevreden over de manier waarop de interim professional bij Bureau Jeugdzorg is binnengekomen. "Het gaat niet alleen om een persoon met de juiste kwaliteiten, maar vooral ook dat Raet voldoet aan onze vraag. Raet heeft ruimschoots aan onze eisen voldaan. Het is een succes omdat Raet geen mentaliteit van ‘u vraagt, wij draaien’ heeft, maar de tijd neemt om in een persoonlijk gesprek onze wensen boven tafel te krijgen."
Kwaliteitsverbetering
Net als bij veel zorginstellingen, heeft ook Bureau Jeugdzorg te maken met krappere budgetten. "Een kwaliteitsslag was nodig om processen sneller en efficiënter te laten verlopen. Meer kennis binnen onze organisatie over de inrichting van het personeelsinformatiesysteem Raet HR Beaufort en het salarissysteem Raet Payroll Gemal Direct was hierbij essentieel. De professional heeft de systemen geoptimaliseerd, onder andere door de inrichting van werkprocedures te actualiseren Ook heeft onze medewerkster, dankzij de coaching, veel meer kennis van het systeem gekregen. Zij kan nu zelf meer zaken inrichten."
Kennis van actualiteit
Naast het optimaliseren van HR Beaufort was er binnen Bureau Jeugdzorg ook behoefte aan een ervaren salarisadministrateur voor de invoering van de meerkeuze arbeidsvoorwaardenregeling. Paul Schenke: "Voor ons was het een heel gepuzzel om alle varianten kloppend te krijgen. Bijvoorbeeld hoeveel reiskosten een medewerker vergoed had gekregen en hoeveel dit had mogen zijn van de fiscus. De ervaring en kennis van actuele wetgeving van de interim professional heeft ons geholpen om de proefberekeningen kloppend te krijgen, maar ook om medewerkers inzicht te geven. Zij kunnen nu elke maand op de loonstrook zien hoeveel ze al vergoed hebben gekregen."
Ondersteuning werkkostenregeling
Het uitvoeren van de flexibele arbeidsvoorwaarden was niet het enige actuele vraagstuk bij Bureau Jeugdzorg. De salarisadministratie heeft ook de invoering van de werkkostenregeling voorbereid. "De interim salarisadministrateur heeft ons enorm geholpen door codes op te stellen die wij nodig hadden om de werkkostenregeling correct uit te kunnen voeren. Toen we startten met de werkkostenregeling, scheelde het enorm dat het technische voorwerk al voor ons was gedaan", aldus Schenke.
Meer met minder
"Voor ons is het pure winst dat we de processen binnen onze organisatie nu sneller kunnen inrichten. We zijn ook met Raet in gesprek hoe we nog meer stappen kunnen zetten, bijvoorbeeld door medewerkers selfservice-mogelijkheden te geven in het verlof- en declaratieproces. Uiteindelijk draait het ook bij ons om het vraagstuk: hoe kan ik in de toekomst meer bereiken met minder uren en kosten."
Bel mij terugDoorsturenPrinten