Bel ons op +31 33 45 06 506
Blog

Zelfroosteren in de zorg: voordelen en aandachtspunten

Stephan Teunissen
Stephan Teunissen 14 december 2014

Het maken van een passend rooster is een terugkerend probleem voor iedere zorginstelling. Daarom stel ik in deze blog voor om eens op een andere manier naar het maken van roosters te kijken. Laten we spelen met de gedachte dat medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor het indelen van hun diensten. Dit noemen we "zelfroosteren".

Wat is zelfroosteren?

Eigenlijk is zelfroosteren een andere manier van plannen waarbij medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor hun eigen planning, binnen de normen die de organisatie afstemt. Deze normen komen bijvoorbeeld uit het beleid van de organisatie, de CAO en de arbeidstijdenwet. Bij zelfroosteren heeft een medewerker de mogelijkheid om in te loggen op een portaal waarop openstaande diensten zijn weergegeven. De medewerker selecteert een aantal van deze diensten om zo te voldoen aan het aantal contracturen.

Wat zijn de voordelen van zelfroosteren?

Het lijkt niet meer dan logisch dat zelfroosteren een enorme tijdsbesparing oplevert. Maar wat levert zelfroosteren verder op? Enkele voordelen van zelfroosteren: 

  1. Medewerkers hebben eigen regie over hun planning
    Uit de Raet HR Benchmark 2014-2015 blijkt dat 56% van de ondervraagde medewerkers belang hecht aan het organiseren van eigen werkzaamheden. Met andere woorden: medewerkers willen invloed hebben op de dagen en tijden waarop zij werken. Zelfroosteren vergroot hun flexibiliteit, omdat het maatwerk mogelijk maakt.

  2. Betere werk-privé balans
    Zelfroosteren biedt medewerkers de mogelijkheid om werk te organiseren rondom privé-aangelegenheden. Het biedt de ene medewerker de ruimte om te zorgen voor kinderen, terwijl andere medewerkers misschien ruimte willen om het werk te combineren met sport of een studie. Door medewerkers deze ruimte te geven, gaan zij met meer plezier naar hun werk en zijn ze meer betrokken bij de organisatie. Deze medewerkers zoeken minder snel een andere baan en zijn minder vaak ziek.

  3. Aantrekkelijk werkgeverschap 
    De mogelijkheid om zelf te bepalen wanneer, op welke tijden en hoe lang je kan werken is voor veel medewerkers erg aantrekkelijk. Dat geldt ook voor werkzoekenden. Zeker jonge medewerkers zijn op zoek naar deze vrijheid. Ik werk zelf ook liever bij een organisatie waarin ik mijn eigen werktijden kan bepalen, in plaats van de verplichting om van 8.30 tot 17.00 uur aanwezig te zijn. Zelfroosteren maakt een organisatie tot een aantrekkelijke werkgever. 

  4. Betere aansluiting bij de zorgvraag van cliënten
    Zelfroosteren heeft nog een voordeel, heb ik zelf ervaren toen ik werkte bij een zorgorganisatie waar ik verantwoordelijk was voor het rooster van ongeveer 30 huishoudelijk medewerkers. Het maken van roosters vóór medewerkers is minder eenvoudig dan medewerkers zelf hun rooster te laten samenstellen. Niet alleen zijn medewerkers veel meer op de hoogte van wensen van hun cliënten, zij hebben veel beter in kaart op welke momenten in de week zij zelf beschikbaar zijn. Toen ik met het voorstel kwam om medewerkers zelf in overleg te laten gaan met cliënten over de planning, werden cliënten meer tevreden en kreeg ik als roosterplanner minder vragen. Het bleek een win-win situatie te zijn.

Waarop moet ik letten bij het invoeren van zelfroosteren?

Natuurlijk heeft zelfroosteren ook consequenties. Het is geen "vrijheid blijheid" en er zullen ook medewerkers minder tevreden zijn. Welke aandachtspunten zijn er eigenlijk met betrekking tot zelfroosteren? Volgens mij zijn dat de volgende:

  1. Weerstand bij medewerkers
    Je kunt de klok er bijna op gelijk zetten: als je als organisatie aan de slag gaat met zelfroosteren krijg je te maken met weerstand. Over het algemeen zijn mensen geneigd zich vast te houden aan bekende en veilige situaties. Het liefst vermijden zij onzekerheden. Medewerkers zijn vaak bang dat zij in een nieuwe situatie meer moeten werken. Er ontstaat scepsis tegenover het nieuwe systeem. Je kunt die weerstand wegnemen door een duidelijke communicatie rondom zelfroosteren. Zorg er daarnaast voor dat het management en medewerkers met aanzien een goed verhaal hebben over zelfroosteren.

  2. Medewerkers moeten wennen aan hun nieuwe rol
    Zelfroosteren is een hele omschakeling voor medewerkers. Zij zijn niet gewend om de balans tussen werk en privé mede te kunnen bepalen. Daarnaast is het wennen om zelf verantwoording te nemen voor het rooster. Ook kan ik me voorstellen dat medewerkers in sommige gevallen moeten wennen aan het inloggen om zichzelf in te plannen op bepaalde diensten. Al deze elementen vragen om een nieuwe rol en een andere benadering. Hierbij is het ook belangrijk om te waken voor egoïsme ("wie het eerst komt wie het eerst maalt") en het achteropraken van te "sociale" of niet mondige collega’s. De werkplek moet wel sociaal blijven.

  3. De rol van de planner verandert
    Veel organisaties hebben één of meerdere planners. Zij zijn natuurlijk altijd verantwoordelijk geweest voor het opstellen van het rooster. Verdwijnt deze rol dan in zijn geheel? Dat zou niet mijn voorstel zijn. Maak planners verantwoordelijk voor het aanleveren van managementinformatie en functioneel beheer. Zij hebben namelijk de meeste kennis van de planning. Ook kennen ze de medewerkers en cliënten, waardoor ze goede ondersteuning kunnen leveren.

  4. Laat medewerkers feedback geven
    Eerder had ik het over weerstand. Als dit voorkomt en je luistert niet naar medewerkers, dan heeft zelfroosteren geen enkel nut. Het is daarom erg belangrijk om actie te ondernemen op basis van feedback. Denk vooral niet dat er geen feedback komt. Als medewerkers moeten veranderen, dan laten zij zeker van zich horen. Voor de organisatie is dit een mogelijkheid om te laten zien dat je medewerkers serieus neemt.

  5. Geef medewerkers vertrouwen
    Het is ook belangrijk om duidelijk te zijn naar managers. Zij laten een deel van hun verantwoordelijkheden los en moeten vertrouwen krijgen in zelfroosteren. Dit vertrouwen is alleen te verkrijgen door resultaten zichtbaar te maken en de meerwaarde van zelfroosteren aan te tonen. Deze meerwaarde zit in effectievere en efficiëntere opgestelde roosters. Daarnaast hoeft de manager zich niet te concentreren op het rooster; de verantwoordelijkheid daarvoor ligt bij de medewerkers.

  6. Ondersteun zelfroosteren met software
    Het klinkt heel simpel, maar wordt wel eens vergeten: het is erg belangrijk dat de automatisering van roosterplanning klopt. Als organisatie is het belangrijk dat u kiest voor een betrouwbare softwarepartner. Let onder meer op toegankelijkheid, snelheid, betrouwbaarheid en het gebruikersgemak.

Uit deze blog moge duidelijk zijn dat ik zelf een groot voorstander ben van zelfroosteren. Naast dat het de medewerker eigen regie geeft over de werk-privé balans, leg je de verantwoordelijkheid van de dienstverlening bij de medewerkers die erover gaan. Je creëert betrokkenheid en bevlogenheid omdat medewerkers beter gaan nadenken over hun werkzaamheden. Daarnaast belast je de planner minder, waardoor deze zich meer bezig kan houden met belangrijkere taken zoals het aanleveren van management- en sturingsinformatie. Het is belangrijk om proactief te communiceren over zelfroosteren en vertrouwen te geven aan medewerkers. Hierdoor wordt zelfroosteren een succes!

2

Reacties

Lees meer reacties

Plaats een reactie

Stephan Teunissen

HR Consultant

Volg ons

Slechts 30% medewerkers ervaart focus op talentmanagement. Lees het talent rapport van de Raet HR Benchmark 2017:… https://t.co/aHEaCC0Aop