Bel ons op +31 33 45 06 506
Blog

Hoe stel je een business case voor talentmanagement op?

Laila Rabhi
Laila Rabhi 11 juni 2015

Talentmanagement. Uit de Raet HR Benchmark 2014-2015 blijkt dat negen van de tien organisaties dit hoog op de agenda hebben staan. Met talentmanagement krijg je de juiste medewerkers op het juiste moment op de juiste plaats. Dit inzicht is er. Je bent op de hoogte van de voordelen die talentmanagement de organisatie en de medewerkers te bieden heeft en het is helder wat je er in jouw organisatie mee wilt bereiken. Nu wordt het tijd voor actie en commitment: hoe overtuig je de directie om er daadwerkelijk financieel in te investeren en er tijd en prioriteit aan te geven? Het opstellen van een business case is een van de meest krachtige manieren om dit te bereiken. In deze blog help ik je hiermee op weg.

Het belang van een business case

Een business case is een zakelijk document waarmee je een investeringsbeslissing onderbouwt en waarin de kosten en baten centraal staan. Naarmate de complexiteit en de kosten van een project toenemen, groeit het belang van een business case als fundering voor een project. Met name in het geval van talentmanagement, waarbij de kwalitatieve voordelen vaak duidelijker zijn dan de kwantitatieve voordelen, is het van belang om het voorstel aan de directie sterk te onderbouwen.

Een business case maakt het daarnaast mogelijk om een project schematisch te ontleden. De business case legt niet alleen uit waarom het project belangrijk is, maar biedt ook een raamwerk voor de succesvolle afronding binnen de beschikbare tijd en het budget. In deze blog bied ik je een stappenplan en praktische tips die essentieel zijn voor een overtuigende business case.

Stap 1. Formuleer doelstellingen en relateer deze aan de organisatiedoelstellingen

     
Zorg voor een duidelijke afbakening.

Talentmanagement is een veelomvattend begrip. Voor jouw business case is het belangrijk om dit eerst af te bakenen. Bedenk met welk onderdeel van talentmanagement je aan de slag wilt en op welke groep medewerkers het betrekking moet hebben. Stel vragen als: moet ik talenten aantrekken, ontwikkelen of aansturen? En ligt de mogelijke oplossing voor onze wensen en/of huidige problematiek intern of extern? Concretiseer vervolgens de HR-doelstellingen gericht op talentmanagement zoals je die wilt opnemen in de business case.

Zet alle strategische organisatiedoelstellingen op een rij.

De strategische organisatiedoelstellingen bepalen hoe de organisatiestrategie, missie en visie uitgevoerd zullen worden. Deze punten zijn van belang in de business case, omdat ze bepalen wat de koers zal zijn voor alle beslissingen die een organisatie neemt voor de komende jaren. Gebruik voor deze stap bijvoorbeeld het mission statement en het meerjarenplan van de organisatie.

Match de HR doelstellingen met de strategische behoeften van de organisatie.

Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat de organisatie richting zelfsturende teams beweegt (organisatiedoelstelling). Dat vraagt een andere manier van functioneren, andere competenties of strategische personeelsplanning (HR-doelstelling). De doelstellingen verschillen uiteraard per organisatie, maar toon in elk geval een oorzaak-gevolg relatie aan tussen de HR- en strategische doelstellingen. Hieruit blijkt dat de investering in personeel bijdraagt aan de concurrentiepositie van de organisatie en de core business: daar waar de organisatie geld mee verdient. Bestuurders vragen hier ook om, blijkt uit de Raet HR Benchmark 2014-2015; 41% van hen wil dat de HR-strategie beter aansluit op de organisatiestrategie dan nu het geval is.

Stap 2. Voer een IST-SOLL analyse uit

   
Beschrijf de huidige en gewenste toekomstige situatie.

Voer een ‘IST-SOLL analyse’ uit: wat is de huidige situatie (IST) en hoe zou de toekomstige situatie (SOLL) eruit moeten zien? Breng hierbij allereerst de IST-situatie in kaart: waar vandaan vertrekken we? Welke mensen werken er nu? Wat zijn de huidige knelpunten? Vervolgens stel je de SOLL-situatie vast: waar wil je naartoe en hoe moet dat er precies uitzien? Op deze vraag heb je al gedeeltelijk antwoord gegeven als je de eerste stap (het formuleren van de doelstellingen) hebt volbracht.

Het verschil tussen de huidige situatie en de gewenste toekomstige situatie kun je eventueel met een gap-analyse verduidelijken. Dit is een methode om een vergelijking te maken tussen de IST- en de SOLL-situatie. Indien het verschil al wel duidelijk naar voren komt in de IST-SOLL beschrijvingen, kun je een gap-analyse overslaan. Richt je dan direct op manieren om het verschil tussen heden en toekomst geheel, gedeeltelijk of gefaseerd te elimineren. Dat brengt mij tot de volgende aanvullende mogelijkheden die je kunt overwegen. Deze aanvullingen kun je toepassen om een brug te slaan naar de langetermijndoelen.

Aanvulling 1: Stel verschillende toekomstscenario’s met verschillende investeringsniveaus op.

In plaats van de business case te richten op één advies, kun je de toekomstige situatie (SOLL) ook beschrijven aan de hand van verschillende scenario’s waaraan verschillende investeringsniveaus zijn verbonden. Daarnaast kun je beschrijven hoe de toekomst eruit zou zien aan de hand van een nul-optie: wat zijn de gevolgen als we geen actie ondernemen? De verschillende opties zien er (in het kort) bijvoorbeeld als volgt uit:

Scenario

Investeringsniveau

Scope 

0

Nul

Geen actie ondernemen 

1

Laag 

Er is geen software-investering vereist

Midden

Alleen investeren in quick wins

3

Hoog


Investeren in de quick wins én de stip aan de horizon

De keuze, en dus de richting van jouw business case, is afhankelijk van jouw ambities en jouw inschatting van de ambities van de directie op dit vlak. 

Aanvulling 2: Stel een prioriteringsmatrix op. 

Aan de hand van een prioriteringsmatrix kun je een fasering van verschillende oplossingen voorstellen op basis van inspanning (x-as) en toegevoegde waarde (y-as). Op die manier kun je beter onderscheid maken tussen quick wins en langetermijnambities in investeringen en opbrengsten. Daarnaast zorgt fasering voor een betere gewenning aan de veranderingen. Je kunt je bijvoorbeeld eerst richten op quick wins met een grote toegevoegde waarde (oplossingen in het linkerbovenkwadrant), om van daaruit verder te werken.

Stap 3. Maak het besparingspotentieel inzichtelijk

In deze derde stap beschrijf je hoe lang het duurt voordat de investering in tijd en geld zichzelf heeft terugverdiend. De gewenste toekomstige situatie dient vanzelfsprekend een verbetering  te zijn ten opzichte van de huidige situatie. Het is echter van belang dat je die verbetering concreet maakt en je laat zien met welke middelen je deze verbetering wilt realiseren (bijvoorbeeld talentmanagement software). Onderbouw dit betoog met data en maak zo het besparingspotentieel inzichtelijk.

Focus op reductie van proceskosten.

Hoe maak je dat besparingspotentieel inzichtelijk? Je kunt bijvoorbeeld een workshop organiseren om te achterhalen hoeveel tijd verschillende medewerkers nu aan processen omtrent talentmanagement besteden. Reken vervolgens uit wat daarvan de kosten zijn. Hanteer hierbij reële cijfers om toekomstige weerstand te reduceren.

Hoe lang duurt het bijvoorbeeld voor een lijnmanager om een medewerker met langdurig verzuim of verlof te vervangen? Daarvoor dient de lijnmanager eerst intern te achterhalen wie aan welke functie-eisen voldoet, beschikbaar is, wie welke skills bezit, welke medewerkers de wens hebben om wellicht (tijdelijk) een andere of hogere positie in de organisatie te bekleden, et cetera. Indien er geen geschikte medewerkers beschikbaar zijn of het onduidelijk is welke talenten er in huis zijn, kan er ook nog een externe zoektocht gestart worden. Kortom, hoeveel tijd wordt aan het uitzoeken en uitvoeren van deze vragen besteed, door welke personen, wat kost dat (let op: reken hier ook de loonkosten mee) en hoe vaak komt dit gemiddeld per jaar voor? Je kunt hiervoor gebruikmaken van de formule: 


(hoeveelheid tijd * aantal medewerkers * gemiddeld uurloon medewerkers * aantal keren per jaar) + eventuele overige kosten

Zet de proceskosten af tegen de benodigde investering voor de SOLL-situatie.

Steek de benodigde investering in het benodigde middel (bijvoorbeeld de totale implementatiekosten van Skills Management software), af tegen de kosten van de huidige situatie af. Bereken vervolgens binnen welk tijdsbestek er hoeveel geld en tijd bespaard kan worden. Maak gebruik van bijvoorbeeld Excel voor een overzichtelijke berekening en vastlegging van de besparingen.

Neem voldoende kortetermijnbesparingen op in de business case.

Talentmanagement draait vaak om middelen waarvan het complete effect pas op de langere termijn blijkt. Een goed voorbeeld hiervan is strategische personeelsplanning, gericht op optimalisatie van de toekomstige instroom, doorstroom en uitstroom. Probeer in dit onderdeel van de business case toch voldoende quick wins op te nemen, oftewel investeringen die je op korte termijn terugverdient. Dit maakt bijvoorbeeld indruk op interim directieleden.

Een quick win gericht op strategische personeelsplanning is bijvoorbeeld: het direct verkrijgen van inzicht in de interne talentpool. Dit inzicht bespaart een hoop tijd en kosten bij het invullen van een vacature, aangezien het werving- en selectieproces hierdoor aanzienlijk wordt verkort.

Stap 4. Het eindproduct

Stel een concept business case op om jouw voorstel tussentijds te evalueren met één of meer uiteindelijke besluitnemers. Stel op basis van deze evaluatie een eindrapport op. Het eindrapport is tevens het adviesrapport. Het adviesrapport dient in ieder geval inzicht te geven in:

  • De huidige situatie;
  • Trends en ontwikkelingen;
  • De gewenste situatie en de voordelen daarvan onderbouwd aan de hand van de strategische organisatiedoelstellingen en HR-doelstellingen;
  • De mogelijke middelen om de gewenste situatie te realiseren; 
  • De meetinstrumenten en prestatieindicatoren;
  • Een financieel plan inclusief de beschrijving van het besparingspotentieel;
  • Conclusies en aanbevelingen. 

Beschrijf dus niet alleen de doelstellingen en kosten en baten, maar adviseer de directie ook over mogelijke tools en de inzet hiervan om de doelstellingen te behalen. Je koopt tenslotte geen auto als je niet weet hoe je erin moet rijden. Daarnaast laat je zo aan de directie zien dat je grondig vooronderzoek hebt gedaan en een realistisch voorstel hebt opgenomen in jouw business case.

Aanvullende tips voor het opstellen van je business case

  1. Benader de business case niet vanuit de kosten van de middelen die je adviseert, maar richt je vooral op de baten. Benadruk hierbij met name de kwantitatieve in plaats van kwalitatieve voordelen.
        
  2. Schets nooit een te rooskleurig beeld van de kosten en baten. Hanteer genuanceerde en voorzichtige schattingen. Het is beter om verwachtingen te overtreffen dan onder te presteren. Bovendien verlies je geloofwaardigheid als de opbrengsten tegenvallen. Wees er daarnaast op voorbereid om jouw schattingen te onderbouwen. 
       
  3. Besteed voldoende aandacht aan de lay-out en presentatie van de business case. Vergeet bijvoorbeeld niet de titelpagina, inhoudspagina, managementsamenvatting, paginanummering, een sprekend hoesje, et cetera. Kies daarnaast voor de presentatie eens iets anders dan PowerPoint slides. Gebruik bijvoorbeeld een keer Prezi in dezelfde stijl als het document. Geen fan van Prezi? Welke presentatievorm je ook kiest, wees creatief.  
       
  4. Probeer al vroeg in het proces ambassadeurs te vinden, en betrek hen bij het opstellen van de business case, zodat ze jouw enthousiasme kunnen verspreiden. De misvatting is vaak dat je pas aan draagvlak hoeft te werken nadat je akkoord hebt op de business case en je met het project aan de slag gaat. De business case krijgt meer gewicht wanneer er meerdere positieve geluiden vanuit de organisatie komen.
       
  5. Als er een nieuwe persoon – bijvoorbeeld een net aangesteld directielid - toetreedt tot de decision making unit, betrek deze persoon dan bij de business case. Achterhaal zijn of haar ambities, vraag feedback en probeer daarop aan te sluiten.
        
  6. Ga eens om de tafel zitten met een vakgenoot die dit proces al eens heeft doorlopen. Doe dit bij voorkeur met iemand die in dezelfde branche werkzaam is. Ook wanneer een vakgenoot het proces nog niet heeft doorlopen, kan een goede brainstormsessie nooit kwaad. 

Tot slot

Het is voor HR-professionals misschien tegen de natuur in om zaken in eerste instantie vanuit tijdswinst en kostenbesparingen te bekijken, maar dit komt jouw business case gegarandeerd ten goede. Je spreekt op deze manier de taal van de directie en andere besluitnemers.

Met deze kwantitatieve focus sluit je kwalitatieve voordelen van talentmanagement niet uit. Neem ook deze voordelen op in de business case. Je kunt hierbij denken aan voordelen als een hogere medewerkertevredenheid, betrokkenheid en bevlogenheid. Deze voordelen blijven uiteraard altijd van belang. Medewerkers zijn ten slotte het visitekaartje van je organisatie.

Heb je zelf nog meer tips voor het opstellen van een business case voor talentmanagement? Deel ze hieronder met andere lezers! 

Met dank aan Bas Schoorlemmer, HCM consultant bij Raet, die zijn ervaringen deelde als input voor deze blog.

Download e-book: hoe stel je een business case voor talentmanagement op?

Op zoek naar nog meer tips voor het opstellen van een business case voor talentmanagement? Download het volledige e-book.

Download e-book
0

Reacties

Plaats een reactie

Laila Rabhi

Product consultant

+31 33 45 06 506

Volg ons

Wilt u medewerkers de regie geven over hun ontwikkeling? Dat kan met Youforce Opleidingsmanagement. Bekijk de video: https://t.co/2xnb0iQLAZ