Bel ons op +31 33 45 06 506
Blog

Roosterplanning in de zorg: veel voorkomende dilemma’s en hoe daarmee om te gaan

Peter van Ditmarsch
Peter van Ditmarsch 30 juli 2015

Mijn oma zit in een verzorgingstehuis. Eens in de drie weken ga ik bij haar langs. Ze is inmiddels 92, en heeft verzorging nodig bij het aankleden en wassen. Haar favoriete verzorgers zijn Tanja, Sandra en Hendrik (alle namen in deze blog zijn gefingeerd). Oma is iedere dag om 8.00 uur wakker. Het liefst wil ze geholpen worden om 8.05 uur. Hoe kan het verzorgingstehuis haar zo optimaal mogelijk bedienen? Het tehuis kan moeilijk om 8.00 uur twintig verpleegkundigen inroosteren om zo iedereen van dienst te zijn.

Het is een veel voorkomend dilemma: wat de cliënt wil, is roostertechnisch niet altijd haalbaar. En zo zijn er meer dilemma’s in roosterplanning. Hoe bewaak je de juiste balans tussen de belangen van de cliënt, die van de organisatie en de belangen van medewerkers? In deze blog beschrijf ik een manier om daarmee om te gaan.

Drie soorten belangen om met elkaar te verenigen in de roosterplanning

Het belang van de cliënt is optimale zorg. Op de juiste tijd, de juiste plaats en met de juiste kwaliteit. Het belang van de organisatie is om binnen de budgettaire kaders de optimale dienstverlening te bieden. En medewerkers willen dat hun werktijden aansluiten op hun privé-situatie. De planner is constant aan het schipperen tussen deze belangen. Een hele uitdaging!

Belanghebbende 

Belang 

Cliënt

Hoog serviceniveau

Organisatie

Kosten-batenverhouding

Medewerker

Balans met privé-situatie

Laten we eerst dieper ingaan op de belangen en dilemma’s van bestuurders, medewerkers en planners, om vervolgens stil te staan bij een oplossingsrichting.

Het dilemma van de bestuurder

Leo is bestuurder van het verzorgingstehuis waar mijn oma verblijft. Hij kent mijn oma goed. Hij weet ook hoe belangrijk zij het vindt om ’s ochtends tijdig geholpen te worden met verschonen en aankleden. Op doordeweekse dagen heeft het tehuis drie verpleegkundigen beschikbaar voor 30 cliënten met een soortgelijke zorgzwaarte als mijn oma. Als alles voorspoedig verloopt kan de verpleegkundige in 20 minuten mijn oma gereed maken voor het ontbijt en het verdere vervolg van de dag.

Hier ligt een uitdaging voor Leo. Meer mensen aannemen is helaas geen optie, vertelde hij me toen ik hem aansprak omdat mijn oma een keer had moeten wachten op verzorging. “We zitten nu al boven budget. We moeten zo slim mogelijk omgaan met de beschikbare medewerkers.” 

Een lastig dilemma vanuit het belang van de bestuurder. Het verzorgingstehuis wil wel betere service leveren, maar kan dit niet vanuit kostenoverwegingen.

Het belang van de medewerker

Verzorgster Tanja is getrouwd en heeft twee kinderen. Haar collega Sandra werkt 32 uur per week en studeert aan de toneelacademie. Hendrik werkt 36 uur per week, maar houdt de weekenden graag vrij voor zijn grote hobby, fietsen.

Alle drie hebben zij een privé-agenda die voor een deel iedere week hetzelfde is, maar voor een deel ook verschilt per week. Voor hen alle drie is het belangrijk om hun werkrooster optimaal te laten aansluiten op hun privé-agenda. Dat komt hun tevredenheid en productiviteit ten goede. En het voorkomt dat ze op zoek gaan naar een andere baan, met alle nadelige consequenties voor zowel werkgever als cliënt.

Kortom, voor de medewerker draait het om de balans tussen werk en privé.

De planner:  jongleur tussen belangen en resultaten

Het verzorgingstehuis heeft ook een medewerker die de roosters maakt voor Tanja, Sandra, Hendrik en hun collega’s. Deze planner, Johan, probeert zo veel mogelijk handen aan het bed te hebben op de piektijden, rekening houdend met de voorkeuren van de cliënten. Johan weet vooraf dat hij het niet iedereen naar de zin kan maken. Het blijft puzzelen met de beschikbare mensen en de wensen van de cliënten.

Dit is de uitdaging van de planner: hoe houdt Johan zo goed mogelijk rekening met de wensen en voorkeuren van mijn oma, die van bestuurder Leo, en die van verzorgers Tanja, Hendrik en Sandra? Geen gemakkelijke opgave!

Zet medewerkers (deels) aan het roer van hun eigen roosterplanning

Hoe kun je alle verschillende belangen verenigen? Traditionele planningstechnologie bestaat eruit om een rooster op te stellen waarin alle belangen zo veel mogelijk behartigd worden, zonder dat de belanghebbenden zelf directe inspraak hebben op het rooster. In de praktijk blijkt echter dat je meer kunt bereiken wanneer je de belanghebbenden wél die inspraak biedt. 

Natuurlijk moet dit geen Poolse landdag worden. Zowel de cliënt alsook de medewerkers hebben behoefte aan een bepaalde vastigheid. Deze kun je eenvoudig inroosteren. Uit onderzoek blijkt dat vaste inroostering voor circa 50% prima werkt in de zorgsector. Voor de overige 50% is het goed om medewerkers zelf invloed te geven op het planningsproces. Moderne internettechnologie voor roosterplanning voorziet in deze mogelijkheid.

Voorbeeld: zelfroosteren in de praktijk

Hoe werkt dat in de praktijk, zo’n combinatie van vooraf inroosteren en ‘vrije’ roosterruimte waarbinnen medewerkers zelf tot een planning komen? Een voorbeeld: wanneer de buurvrouw van mijn oma haar been breekt, schat de leidinggevende in hoeveel en welke zorg benodigd is. Zij plaatst deze zorgaanvraag op een digitaal planbord of stuurt de aanvraag via e-mail of SMS naar vooraf geselecteerde zorgmedewerkers. Hier is nu ruimte voor in het rooster, want dat is niet helemaal vooraf volgepland.

Sandra, Tanja en Hendrik hebben de mogelijkheid om in te schrijven op de aangeboden diensten als dit past in hun privé-agenda. Op deze manier kunnen ze hun werkgever uit de brand helpen. Aan de andere kant hebben zij de mogelijkheid om binnen de aangeboden diensten te ruilen of deze open te stellen; dit alles onder toeziend oog van de afdelingsmanager. De afdelingsmanager is ervoor verantwoordelijk dat er voldoende kwaliteit en kwantiteit in zorgaanbod aanwezig is.

Voor bestuurder Leo is het van belang dat het beschreven proces binnen de financiële kaders van het verzorgingstehuis blijft. Daarom moet de afdelingsmanager beschikken over relevante personeelsinformatie zoals contracturen, verlofsaldo, plus/min uren, etcera. Deze informatie, en de werkelijke zorgbehoefte, stelt hem in staat om binnen de financiële kaders de juiste keuzes te maken. Zowel voor de medewerker als voor de cliënt.

Omslag in denken over personeelsplanning vereist

Deze manier van planning vraagt een andere manier van denken binnen de organisatie. De afdelingsmanager wordt het verlengde van de cliënt. Hij of zij is integraal verantwoordelijk voor de juiste dienstverlening. Deze kan op korte termijn veranderen omdat de werkelijkheid altijd weerbarstiger is dan de planning. Er gebeuren nu eenmaal altijd incidenten die verlangen dat er capaciteit wordt op- of afgeschaald. Moderne planningstechnologie stelt de afdelingsmanager in staat om direct hierop te acteren. De leidinggevende heeft hierbij ook direct zicht op de financiële consequenties. Gaat iemand in zijn overuren lopen of ga ik inlenen bij een andere afdeling?

Ook medewerkers krijgen meer controle. Zij zijn kunnen hun werkagenda per dag beter in lijn brengen met hun privé-agenda. Wil een medewerker meer werken omdat zijn financiële situatie hier (tijdelijk) om vraagt, dan is dit ook mogelijk, binnen de organisatorische bandbreedtes.

En oma? De afdelingsmanager kent mijn oma’s specifieke wensen. Oma staat om 8.00 uur op, de buurvrouw om 6.30 uur. Als je dit weet kun je hier qua planning op anticiperen. Oma is blij, medewerkers zijn tevreden, en bestuurder Leo biedt de kwalitatief hogere zorg waar hij naar streeft, terwijl hij tegelijkertijd de financiële KPI’s kan blijven monitoren.

0

Reacties

Plaats een reactie

Peter van Ditmarsch

Accountmanager Roosterplanning

+31 6 46 74 73 15

Volg ons

@nuterdepuut Voor zover wij weten waren er geen verstoringen vandaag. De website raet.nl was wel slecht bereikbaar.… https://t.co/KO96DtibVA