Bel ons op +31 33 45 06 506
Blog

Insourcing of outsourcing, kies op de juiste gronden

Raet, Infinite, Monica van der Hoff
Monica van der Hoff 19 april 2017

Infinite Financieel ondersteunt schoolbesturen in het voeren van een goede bedrijfsvoering, zodat zij zich maximaal kunnen richten op het realiseren van goed onderwijs. In opdracht van de PO-Raad, schreef directeur Monica van der Hoff een Afwegingskader voor schoolbesturen die de inrichting van hun administratie – financieel of HR – tegen het licht houden. Outsourcen, insourcen of een tussenvorm van de sourcingsvormen, wat kies je en waar moet je dan op letten?

“Wij vinden dat scholen die deze afweging maken alle informatie moeten hebben die er is. Vandaar het Afwegingskader. Het is een objectief en niet-sturend instrument, dat past bij de visie van Infinite: we helpen de wensen, mogelijkheden en consequenties in kaart te brengen, maar we sturen niet. Het schoolbestuur maakt zelf de keuze. 

Heroverwegen

Heel lang is in de onderwijsmarkt de deskundigheid van administratiekantoren leidend geweest in de keuze voor in- of outsourcing. Maar nu HR-software steeds gebruikersvriendelijker wordt, laagdrempelig in de cloud staat en dashboarding kan voorzien in actuele informatie, gaan schoolbesturen steeds vaker overwegen welke HR-zaken ze beter zelf kunnen doen.

Soms gaan besturen kijken naar andere mogelijkheden omdat ze ontevreden zijn met de bestaande dienstverlener. Maar ontevredenheid is een slechte raadgever. Wij adviseren altijd te kiezen op basis van de juiste afwegingen. Als je niet tevreden bent, ga dan met je dienstverlener praten. Zo’n gesprek is voor de onderwijsbureaus ook een mogelijkheid om meer inzicht te krijgen in wat er speelt en te kunnen meebewegen met de eisen van de klant en de tijd. Dat is niet altijd makkelijk, maar wel noodzakelijk. 

 

Als je niet tevreden bent, ga dan met je dienstverlener praten.

Volledige of gedeeltelijke insourcing

Bij heroverweging zie je steeds vaker dat insourcing in beeld komt, maar ook tussenvormen – gedeeltelijke insourcing – komen op. Vooral de middelgrote besturen kiezen ervoor om hun HR- en salarisadministratie zelf te doen, maar hebben daarbij behoefte aan periodieke ondersteuning van een expert aan wie ze vragen kunnen stellen of die kan inspringen als er een specifieke vraag rijst. Wij juichen dat dan toe.

De grote besturen gaan voor de big bang, volledige insourcing. Tegen hen zeggen we vooral dat ze de juiste vragen moeten stellen. We hameren erop dat een administratie 24/7 doorgaat; die kun je in de zomer niet zeven weken sluiten. En je staf moet erop toegesneden moet zijn als je alles volledig zelf gaat doen, Controller, HR… Je hebt een schil nodig rond het systeem, mensen die de input waarborgen en de output kunnen duiden. En realiseer je dat één persoon voor de administratie te kwetsbaar is, de foutenkans wordt groter en wat gebeurt er als hij of zij uitvalt? Wil je dat risico niet lopen, dan moet je een back-up realiseren. Via een onderwijsbureau of door samen te werken met andere schoolbesturen die dezelfde modules gebruiken bijvoorbeeld. Dan kun je altijd bij hen checken als er iets misgaat.

 

Insourcing? Een administratie gaat  24/7 door, die kun je in de zomer niet zeven weken sluiten.

Compliancy

Natuurlijk is het bij insourcing niet alleen nodig dat je de technische en inhoudelijke kennis en expertise in huis hebt, maar ook dat je de processen eromheen inricht. Hanteer bijvoorbeeld een vierogenprincipe bij het invoeren van de checks and balances, zorg ervoor dat degene die gemachtigd is om de salarisrun te draaien niet de betalingen verricht. In kleine organisaties is dat niet altijd te realiseren. Maar medewerkers hebben er recht op dat er veiligheden zijn ingebouwd, zodat ze als het eens misgaat niet onbedoeld in de problemen komen. Bovendien vind ik het noodzakelijk dat een organisatie fouten, die mensen altijd kunnen maken, signaleert voordat ze zodanig manifest worden dat je er niets meer aan kunt doen. Zorg ervoor dat je binnen de organisatie compliant bent. 

Waarborg

Technische, inhoudelijke aspecten en AO IC (administratieve organisatie en interne controle) moeten gewaarborgd zijn als je gaat insourcen en ten slotte natuurlijk, sinds de meldplicht datalekken, ook de informatieveiligheid. Gelukkig zijn er steeds meer werkprocessen die het vierogenprincipe afdwingen. En groeit het aantal systemen met ingebouwde controlemechanismes. Dat vind ik een goede ontwikkeling. Als de gedigitaliseerde keten is gevalideerd, als je weet dat het systeem doet wat het moet doen, dan verschuift de rol van administrateur, financiële man of HR-manager – of je dat nu in- of outsourcet – naar de expertise op de input en op de output. De hele keten daartussen is al gewaarborgd. 

 

Het aantal systemen met ingebouwde controlemechanismes groeit. Dat vind ik een goede ontwikkeling.

Zelfdenkende systemen

Er ligt dus een grote rol voor de softwareontwikkelaars zoals Raet om die systemen bieden. Ik ben ervan overtuigd dat we die kant opgaan: programma’s die denken en die verbanden kunnen leggen, die de congruentie van aparte gebeurtenissen controleren. Als de techniek is georganiseerd door de automatisering, kunnen we meer aan medewerkers zelf overlaten en kunnen administrateurs, controllers, HR en finance zich meer met de inhoud bezighouden. 

Als de throughput, het hele administratieve proces, goed geborgd kan worden, volstaat het aan de voorkant te definiëren hoe je het georganiseerd wilt hebben, waar je al dan niet tussentijdse checks op wilt hebben, onder welke randvoorwaarden en welke fiats wanneer nodig zijn. Aan de achterkant, de output, kan dan gecontroleerd worden of het proces correct doorlopen is en kan je je managementinformatie ophalen. Het gehele administratieproces is dan geautomatiseerd. Dat is natuurlijk een ideaal toekomstbeeld!

Onderwijsbureaus

Deze ontwikkelingen vormen natuurlijk een uitdaging voor de dienstverleners. Als ik een onderwijsbureau had, zou ik zeggen: ‘Dit is de toekomst, daar ga ik op anticiperen.’ Ik denk dat de traditionele rol van de administratiekantoren voor kleinere besturen wel in stand zal blijven, maar dat ook die op termijn wel gaat veranderen. Het gaat vaak traag, maar soms gaan ontwikkelingen schoksgewijs. We hebben het ook gezien toen de lumpsum in het onderwijs kwam ingevoerd: het ene onderwijsbureau vloog veel eerder dan het ander in op de behoefte aan managementinformatie, de behoefte van schoolbesturen aan forecasts voor het hele jaar. Die wisselende houding heeft de dienstverleningsrelatie met schoolbesturen vaak geen goed gedaan. De onderwijsbureaus die zich sneller aanpasten, hadden weer sneller een goede relatie met de klanten.

Mijn beeld voor de toekomst, hoe ver die toekomst is weet ik niet – waarschijnlijk dichterbij dan je vermoedt – is dat de traditionele rol van de onderwijsbureaus zal veranderen. Vergelijk het met telefooncentrales, die hebben heel lang gefunctioneerd, maar op een gegeven moment waren ze weg. Kijk naar het containervervoer: in de haven van Rotterdam zie je geen mens lopen, alles is geautomatiseerd en gerobotiseerd. Alles ontwikkelt zich en waarom op dit terrein niet? Maar er blijft wel een zekere rol voor de administratiekantoren. Ik denk die van expert, van het inrichten van de keten en als er iets misgaat daarin te ondersteunen. Maar de huidige dienstverlening is eindig, net als alles in het leven. Spannende, maar uitdagende tijden!

 

Als ik een onderwijsbureau had, zou ik zeggen: ‘Dit is de toekomst, daar ga ik op anticiperen.’

Outsourcen, insourcen of een tussenvorm?

Ooit vroeg ik een onderwijsaccountant of hij grosso modo kon aangeven wat beter liep – in de zin van minder verrassingen, meer in control zijn – als je een schooladministratie outsourcet of insourcet. Hij antwoordde: ‘Nee, dat kan ik niet.’

Als die relatie er niet is, waarom zou je dan toch insourcen? Vaak zijn het met name de grote besturen die zeggen: ‘Ik wil korte lijnen, ik wil even naar binnen kunnen lopen voor overleg, ik wil snel managementinformatie kunnen opvragen, want morgen heb ik de Raad van Toezicht en ik heb net van de voorzitter gehoord dat ik die-en-die vraag krijg, ik heb dat antwoord meteen nodig.’ Als je dat wilt, ligt insourcen voor de hand.

Bij het inrichten van een HR- en salarisadministratie is alles mogelijk, maar er is altijd een spanningsveld tussen ‘ik wil zo goedkoop mogelijk’ en ‘ik wil maatwerk’. Hoe meer maatwerk je wilt, hoe meer je ervoor over zult moeten hebben. Of je moet het systeem zelf inrichten. Maar vandaag de dag zijn HR-systemen steeds meer ingericht op basis van best practices, waardoor je als schoolbestuur makkelijk kan meeliften op een marktstandaard. 

Als je als schoolbestuur geen gedoe wilt hebben, ga dan naar een onderwijsbureau en zeg dat je ontzorgd wilt worden. Neem dat heel letterlijk: een vaste contact persoon, die er altijd is. Antwoord krijgen binnen een vast aantal uur en tijd om mee te denken voor de RvT-vergaderingen. Dat soort vragen. 

Wil je aan het stuur zitten of ontzorgd worden en erbovenop zitten? Dat zijn de twee opties. Als je het puur zakelijk bekijkt zijn beide te regelen. Daar zit geen verschil in, men denkt van wel, maar het is niet zo. Er hangen echter wel verschillende prijskaartjes aan. Outsourcing met veel maatwerk, dan kom je heel dichtbij insourcing, dat kost iets. Maar zelf doen kost ook. Als je wilt insourcen om de prijs… Een onderwijsbureau is tegenwoordig lang niet meer zo duur als vroeger, en dus een uitstekend alternatief.

 

Een onderwijsbureau is tegenwoordig lang niet meer zo duur als vroeger, en dus een uitstekend alternatief.

Kansen voor onderwijsbureaus

Iets wat ik regelmatig tegenkom is dat schoolbesturen die overwegen te insourcen denken dat iets in een systeem niet mogelijk is. ‘We hebben het gevraagd aan ons onderwijsbureau, het systeem kan dat niet.’ Dat komt dan omdat het bureau die betreffende module niet in gebruik heeft. Dat is wel een trigger. Ik vind dat onderwijsbureaus er open en eerlijk over moeten zijn – de een is dat wel, de ander wat minder – wat ze wel of niet hebben. Je schaft modules aan omdat klanten dat willen, en ja, met name als het gaat om HR-modules dan is dat een keus. Het brengt kosten met zich mee en als je klanten niet bereid zijn voor die dienstverlening te betalen of er niet voldoende gebruik van maken, waarom zou je het dan doen? Maar dat is wel een issue in het kader van insourcen of outsourcen en het is jammer dat onderwijsbureaus die slag nog niet allemaal maken.

Ik denk serieus dat dat een kwaliteit is waarmee je je kunt onderscheiden. Wees proactief, wees niet reactief, ga niet zitten wachten totdat iemand iets vraagt. Steve Jobs heeft ook niet zitten wachten totdat iemand vroeg naar een iPhone. Toon durf, doe het gewoon! Laat het salaristechnische deel los, dat gaat wel goed en pak die HR-kant op. Ga er maar vanuit dat dat de toekomst is!

 
0

Reacties

Plaats een reactie

Monica van der Hoff

Directeur Infinite Financieel, Utrecht

085-8769437