Bel ons op +31 33 45 06 506
Blog

E-HRM implementeren? Begin met strategie, niet met technologie

Tristan Lavender
Tristan Lavender 28 januari 2016

“Als HR-afdeling moet je voldoende volwassen zijn om e-HRM succesvol te implementeren. Je kunt geen wonderen van e-HRM verwachten als je HR-strategie niet op orde is.” Professor Dr. Tanya Bondarouk, hoogleraar aan Universiteit Twente, windt er geen doekjes om: bij e-HRM gaat het in haar ogen te vaak over technologie en te weinig over de cultuurverandering die organisaties ermee willen realiseren. Daardoor blijven de resultaten achter bij de verwachtingen. Hoe ga je wél succesvol aan de slag met e-HRM? Bondarouk doet er al vijftien jaar onderzoek naar.

Eerst beleid, dan tools

Het intrigeert haar: waarom is hetzelfde e-HRM systeem in de ene organisatie een doorslaand succes en worstelt een andere organisatie met de implementatie? Volgens Bondarouk zijn die verschillen in succes terug te voeren op verschillen in beleid. “Zorg dat je eerst weet wat je wil bereiken en ga dan pas nadenken over processen en tools. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk zie je dat tools vaak leidend zijn. Daar gaat het fout.”

“Draai doel en middel niet om. Zorg dat je eerst weet wat je wil bereiken en ga dan pas nadenken over processen en tools.”

Met technologie alleen kom je er niet, benadrukt Bondarouk. Samen met haar collega’s deed ze onderzoek naar de impact van technologische en beleidsmatige factoren op de kwaliteit van HRM-diensten binnen een organisatie. Ook onderzocht ze het effect op de rol van HR. Haar conclusie? “Beleid speelt een veel grotere rol dan technologie. Neem bijvoorbeeld performance management. Er zijn organisaties die 360 graden feedback introduceren zonder vooraf te bepalen waar zij de performance van medewerkers aan willen afmeten. Het gebruik van het instrument wordt zo een doel op zich. Organisaties verzamelen dan veel data zonder dat managers en medewerkers daar vervolgens iets mee doen.” 

Eigen regie bij medewerkers

De meerwaarde van e-HRM staat voor Bondarouk niet ter discussie. Sterker nog, e-HRM is volgens haar een hygiènefactor geworden. “Niets doen met e-HRM is geen optie meer voor organisaties. Tien jaar geleden was het nog een keuze, nu verwachten medewerkers niet anders.”

E-HRM kan een effectief middel zijn om medewerkers meer regie te geven over hun eigen HR-zaken en ontwikkeling, zegt Bondarouk. “Ik heb dat bij verschillende organisaties positief zien uitpakken. Je kunt medewerkers bijvoorbeeld stimuleren om zelf het initiatief te nemen in de gesprekkencyclus. Laat medewerkers gesprekken voorbereiden in het e-HRM systeem en vraag hen om actief informatie over hun competenties en ontwikkelplannen bij te houden. Dat zorgt ervoor dat zij actief met hun ontwikkeling aan de slag gaan.”

Betrek leidinggevenden

Dat is voor veel organisaties een hele verandering, realiseert Bondarouk zich. “Het implementeren van nieuwe processen met e-HRM vraagt tijd. Wees daar realistisch in en voorkom overspannen kortetermijnverwachtingen. Zie e-HRM als een hulpmiddel om stap voor stap een organisatieverandering te realiseren.”

“E-HRM vraagt een andere rol van HR: minder administrerend, meer adviserend.”

De rol van de leidinggevende is daarin doorslaggevend, zegt Bondarouk. “Leidinggevenden hebben veel aan hun hoofd. Als je de implementatie van e-HRM niet goed begeleidt, stuit je op weerstand. Leidinggevenden ervaren e-HRM in dat geval als extra werk, terwijl het dat in werkelijkheid niet is: ze voeren immers dezelfde processen al uit, maar dan op papier of in een excelbestand. Als je leidinggevenden van begin af aan meeneemt in de implementatie, creëer je draagvlak voor een nieuwe werkwijze.”

Van HR vraagt dit een andere rol: minder administrerend, meer adviserend. “Daarom is het ontwikkelen van een strategische visie ook zo belangrijk: hoe ga je jezelf ontwikkelen tot partner voor het lijnmanagement en de directie? Hoe draagt HR bij aan het realiseren van de strategie van je organisatie?”

Anticiperen met de juiste HR-data

Bij het ontwikkelen van haar nieuwe rol kan HR goed gebruik maken van de data die via e-HRM toegankelijk worden, zegt Bondarouk. “Met e-HRM kun je als organisatie bijvoorbeeld op een centrale plek in kaart brengen wie welke talenten in huis heeft. Dat inzicht kun je vervolgens gebruiken als je binnen je organisatie de juiste talenten zoekt voor een project. Je kunt ook veel beter anticiperen op vergrijzing, uitstroom en andere interne en externe ontwikkelingen. HR wordt daardoor een interessante gesprekspartner aan de directietafel.”

“Willen we HR als strategische functie serieus nemen, dan zullen we HR-mensen daar ook voor moeten opleiden.”

Hebben HR-afdelingen wel de juiste competenties in huis om die rol te pakken? “Op dit moment nog lang niet altijd,” stelt Bondarouk vast. “Ik denk dat het belangrijk is dat HR gaat investeren in nieuwe competenties. Meer analyseren, meer adviseren. Dat vraagt ook dat we onze HR-opleidingen herzien in Nederland. Nu zijn het vaak mensen zonder HR-opleiding die strategische HR-functies vervullen. Economen, bedrijfskundigen. Als we HR als strategische functie serieus willen nemen, zullen we mensen daar ook voor moeten opleiden.”

Lees meer over e-HRM in de Raet HR Benchmark 2016

Hoe gaan organisaties in de praktijk om met de digitalisering van hun HR-processen? En wat verwachten medewerkers op dit gebied? Bekijk het in de Raet HR Benchmark 2016.

Bekijk onderzoeksresultaten
0

Reacties

Plaats een reactie

Tristan Lavender

Content marketing manager