Bel ons op +31 33 45 06 506
Blog

Twentse nuchterheid bij de invoering van e-HRM

Sander Kars
Sander Kars 05 augustus 2015

Veel mutatieverkeer tussen leidinggevenden en de personeels- en salarisadministratie. Verouderde en foutgevoelige HR-processen met papieren formulieren. Het waren voor De Twentse Zorgcentra herkenbare situaties die soms voor irritatie in de organisatie zorgden. De zorginstelling uit Twente heeft in 2012 het roer omgegooid. Papieren formulieren hebben plaats gemaakt voor e-HRM.  Laetitia de Roy van Zuydewijn, HR-manager bij De Twentse Zorgcentra, kijkt tevreden terug op het invoeringstraject: “We zijn met de uitrol van e-HRM klein begonnen, bij een aantal afdelingen. Maar al snel boden anderen  zich  aan om ook  met e-HRM aan de slag te gaan.” 

Zorginstelling De Twentse Zorgcentra biedt zorg en ondersteuning aan mensen met een verstandelijke beperking. De organisatie heeft verschillende locaties in de regio Twente en er werken ongeveer 2200 medewerkers in loondienst en 600 vrijwilligers. Sinds begin 2015 werkt De Twentse Zorgcentra met zelforganiserende teams, die steeds meer HR-taken zelf gaan uitvoeren. De Roy van Zuydewijn: “Wij hebben veel mensen met een deeltijdcontract in dienst. De gemiddelde contractomvang is bij ons ongeveer 0,6 FTE, veel verschillende personeelsleden dus met relatief kleine contracten. Daarnaast wijzigt de omvang van deze contracten vaak. Dat samen zorgt voor veel mutatieverkeer tussen de teams en onze HR- en salarisadministratie.”

Arbeidsintensief

“Leidinggevenden vroegen zich af waarom ze elke keer dezelfde informatie op een formulier moesten invullen.”

Voor de invoering van zelforganiserende teams waren lijnmanagers integraal verantwoordelijk voor HR. Ze gaven zelf de personeelsmutaties door. Martine van Jaarsveld, (voormalig) projectleider voor de invoering van e-HRM bij De Twentse Zorgcentra vertelt hoe arbeidsintensief de verwerking van papieren formulieren was vóór de invoering van e-HRM: “Formulieren waren vaak niet volledig ingevuld. En dat zorgde bijvoorbeeld regelmatig voor onduidelijkheid of iets een tijdelijke urenophoging was of dat het oude contract van die medewerker moest vervallen. Veel telefoonverkeer over en weer tussen de teamleiders en de personeels- en salarisadministratie, maar ook onnodig veel fouten in de administratieve verwerking. Daarnaast vroegen leidinggevenden zich terecht af waarom ze elke keer weer dezelfde gegevens op formulieren moesten invullen. Alle basisinformatie over medewerkers zoals een geboortedatum en een personeelsnummer is toch immers bekend bij de HR-afdeling?” 

Contractwijzigingen: de aanjagers voor e-HRM

Van Jaarsveld vertelt dat e-HRM bij De Twentse Zorgcentra naast vergroten van efficiëntie vooral is ingevoerd om managers en medewerkers het makkelijker te maken om hun HR-zaken te regelen: “Om de goodwill bij hen te verhogen, hebben we goed gekeken naar de HR-processen die het meest voorkomen in onze organisatie.  Samen met een aantal interne stakeholders hebben we workshops georganiseerd waarin alle processen zijn doorgenomen. Zijn de processen logisch? Zijn ze efficiënt genoeg? Welke formulieren moeten als eerste worden gedigitaliseerd?”

De Roy van Zuydewijn vult aan: “Alle processen met de bijbehorende formulierenstromen zijn onder de loep genomen. We zijn in 2012 gestart met het bouwen van formulieren voor de contractwijzigingen, salaris- en functiewijzigingen en de aanstellingen van medewerkers. Dat waren de aanjagers voor e-HRM binnen onze organisatie. Daarna zijn in 2013 de salarisstroken, declaraties en de verlofformulieren voor bijzonder verlof gedigitaliseerd.”

Klein begonnen

De Roy van Zuydewijn vertelt dat gebruikers meteen al enthousiast waren: “We zijn klein begonnen, eerst bij een stafdienst en een zorgdienst. Leidinggevenden van deze diensten zijn de formulieren gaan testen. Wat werkt, wat werkt niet? Hoe is een formulierendialoog opgebouwd? Zitten de formulieren logisch in elkaar? Vanzelf meldden zich leidinggevenden van andere afdelingen. Ze wilden allemaal erg graag met e-HRM aan de slag. ‘Gaan we dit echt doen?’, was hun reactie. Managers waren vooral enthousiast dat de formulieren al gevuld zijn met basisinformatie. Daarnaast geeft e-HRM hen meer transparantie in de status en voortgang van een mutatie.”

"We waren vooraf bang dat medewerkers misschien niet digitaal genoeg waren. Die angst was onterecht.”

De Twentse Zorgcentra heeft de invoering van e-HRM voor de medewerkers erg praktisch gehouden. Medewerkers kregen allemaal een brief met de inloggegevens. “We waren vooraf bang dat medewerkers misschien niet digitaal genoeg waren. Die angst was onterecht. De invoering is soepel verlopen. We zijn begonnen bij de salarisstroken en jaaropgave. Medewerkers moesten zich bij ons melden als ze hun salarisstrook en jaaropgave per se niet digitaal wilden ontvangen. Er zijn nu ongeveer nog 100 medewerkers die de salarisstrook op papier krijgen. Daarna zijn we gestart met de digitale declaraties via e-HRM”, vult Van Jaarsveld aan.

Belang van functioneel beheer

Van Jaarsveld is tevreden over de invoering van e-HRM bij De Twentse Zorgcentra. Ze geeft aan dat e-HRM goed aansluit bij het concept van zelforganiserende teams: “E-HRM past uitstekend bij de ontwikkeling van  onze organisatie, met minder managers en meer zelfstandigheid bij de medewerkers. Op dit moment wordt in onze organisatie besproken welke HR-taken door de teams zelf uitgevoerd kunnen worden. Het wegvallen van leidinggevenden en de toenemende zelfstandigheid bij de teams gaan ongetwijfeld aanpassingen vragen van de huidige digitale formulieren en workflows. Daarom hebben we onze functioneel beheerders van e-HRM goed opgeleid. Zij zijn in staat om snel en eenvoudig in eigen beheer de formulieren en workflows aan te passen aan de wens van de gebruikers uit de teams. Het e-HRM-systeem is daarmee volgend aan de organisatiebehoefte en niet leidend.”

Cultuuromslag

"E-HRM heeft enorme efficiëntie opgeleverd."

De Roy van Zuydewijn geeft aan dat e-HRM ook grote voordelen heeft voor haar eigen afdeling: “E-HRM heeft enorme efficiëntie opgeleverd.  We kunnen met minder mensen meer doen. Wel vraagt digitaal werken om een cultuuromslag. Wat is leidend? Interne klanten op allerlei manieren tegemoet komen in werkwijzen of standaardisering van processen en formulieren?  Wij hebben voor het laatste gekozen. Anders ga je alsnog niet je beoogde efficiëntie realiseren. Uiteindelijk willen met e-HRM ook bijdragen aan een van onze organisatiedoelstellingen: iedere euro zoveel mogelijk aan de cliënt besteden.” 


Dit interview is onderdeel van de HR Benchmark 2014-2015, een onderzoek naar actuele HR-trends.

Download onderzoeksrapport: HR-trends in zorg en welzijn

HR-managers uit de zorg geven in 2015 prioriteit aan strategische personeelsplanning en mobiliteit van medewerkers.

Download onderzoeksrapport
0

Reacties

Plaats een reactie

Sander Kars

Content Marketing Manager

+31 6 21 27 38 38

Volg ons

Slechts 30% medewerkers ervaart focus op talentmanagement. Lees het talent rapport van de Raet HR Benchmark 2017:… https://t.co/aHEaCC0Aop