Bel ons op +31 33 45 06 506
Blog

“Succes e-HRM staat of valt met veel communicatie”

Sander Kars
Sander Kars 14 maart 2016

De invoering van e-HRM vraagt veel aandacht voor goede communicatie en het creëren van draagvlak in de organisatie. Vooral als een organisatie zoveel HR-ambities heeft als gemeente Amstelveen. De gemeente uit Noord-Holland maakte in 2015 de overstap van Centric naar Raet en ging voortvarend aan de slag met de implementatie van e-HRM. Ik sprak met Daniëla Wolterson, HR-adviseur en projectleider e-HRM, en Martin Groot, hoofd Middelen (en in zijn vorige functie als opdrachtgever verantwoordelijk voor het selectie- en implementatietraject) over hun aanpak en succesfactoren.

Waarom hebben jullie een marktoriëntatie voor e-HRM opgestart?

Martin: “We kwamen echt uit een papieren tijdperk, met handgeschreven formulieren die niet altijd goed leesbaar waren en vervolgens bij de HR-administratie nog handmatig ingevoerd moesten worden. We hadden altijd al de ambitie om onze HR-processen te digitaliseren met als doel onze medewerkers en managers meer gemak te bieden bij de uitvoering van hun HR-taken. Daar kwam een flinke bezuinigingstaak bovenop. De formatieplaatsen van een viertal HR-medewerkers die met pensioen gingen, mochten we niet meer invullen. Toen hebben we bij onze directie aangegeven dat we eerst in e-HRM moesten investeren om uiteindelijk de bezuiniging te kunnen realiseren.”

Hoe hebben jullie dat aangepakt?

Daniëla: “We hebben verschillende e-HRM leveranciers onderzocht en met name gekeken bij de klanten van die leveranciers. Dat geeft een goed beeld van de mogelijkheden en onmogelijkheden van de systemen. Uit de werkbezoeken aan gemeenten  bleek dat onze ambities veruit het beste aansloten bij de gemeenten die met Youforce werken, het e-HRM-systeem van Raet. We hebben daarbij niet alleen gekeken naar (grote) gemeenten die al heel lang met de e-HRM software van Raet werken, maar ook naar kleinere gemeenten die net over zijn. De werkbezoeken aan andere gemeenten toonden aan dat Raet verder is dan de andere leveranciers.”

En toen moesten jullie in een paar maanden over?

Daniëla: “Ja, dat was best spannend omdat we een conversie van ons HR- en salarissysteem moesten doen én aan de slag gingen met e-HRM. Binnen een paar maanden hebben we verschillende modules geïmplementeerd, zoals het HR- en salarissysteem van Raet, Verzuimmanagement, de digitale salarisstrook, Flex Benefits, HR Self Service Declaraties en Verlof. In de tweede fase zijn we ook met Performance Management aan de slag gegaan. We hebben het allemaal heel voortvarend aangepakt en daar ben ik echt trots op!”

Kan je iets vertellen over de uitrol naar medewerkers en managers?

Martin: “Het succes van e-HRM staat of valt met communicatie. We hebben een uitgebreide campagne gevoerd over de voordelen van e-HRM en de werking van Youforce. Met name Daniëla heeft ontzettend veel werk verricht door teams te bezoeken en werkinstructies over de applicatie te geven. Interne stakeholders werden soms echt gek van ons, met alle intranetberichten en posters in het gemeentehuis en op de andere locaties, maar het is belangrijk om continu te blijven communiceren. Een jaarovergang met een nieuw salarissysteem en een nieuw e-HRM-systeem heeft veel impact. Dat niemand in de organisatie iets gemerkt had van de overgang, is misschien wel het grootste compliment dat HR kreeg. Nagenoeg alles was goed gegaan.”

Wat zijn jullie vervolgstappen?

Daniëla: “We zijn vooral nu druk om HR Self Service en de bijbehorende workflows te optimaliseren. Daarnaast gaan we in deze module ook aan de slag met Management Self Service, voor onder meer de contractwijzigingen. We richten de komende maanden het Individueel Keuzebudget in Flex Benefits in en HR Analytics staat bij ons hoog op de agenda.”

Tot slot: hebben jullie nog tips aan andere overheden die een marktoriëntatie gaan houden?

Martin: “Kijk vooral goed bij andere overheden wat werkt in de praktijk. En tijdens de implementatie: blijf communiceren en herhalen. Leg goed de voordelen van e-HRM uit, betrek interne stakeholders en laat merken  dat ze invloed hebben.”

0

Reacties

Plaats een reactie

Sander Kars

Content Marketing Manager

+31 6 21 27 38 38

Volg ons

Op zoek naar een uitdagende baan in ons internationale marketingteam in Amersfoort? Reageer direct: https://t.co/IyraYs8LJf