Bel ons op +31 33 45 06 506
Blog

“e-HRM past bij Het Nieuwe Werken en modern werkgeverschap”

Sander Kars
Sander Kars 05 januari 2016

Je ziet het direct wanneer je het nieuwe stadhuis van Almelo binnenloopt: medewerkers zijn hier niet langer aan een vaste werkplek gebonden. Rond een centraal ontmoetingsgebied vind je flexibele werkplekken, stilteruimtes en zelfs een huiskamer. Medewerkers kunnen zo hun werkplek afstemmen op de aard van de werkzaamheden. Alles is open en transparant. “Plaats- en tijdonafhankelijk werken is bij ons de norm”, vertelt François Kroes, manager HR en Facilitaire Zaken. Digitalisering van HR-processen via e-HRM was dan ook een must, zegt hij. “Je moet je medewerkers de middelen en het vertrouwen geven om hun eigen HR-zaken te regelen, waar en wanneer hen dat uitkomt.”

Modern werkgeverschap

“Digitalisering is bij ons niet meer weg te denken,” vertelt François Kroes. “Dat zie je aan onze dienstverlening: burgers kunnen steeds meer zaken digitaal en tijdonafhankelijk met ons afhandelen. Maar digitalisering werpt ook z’n vruchten af in de samenwerking tussen collega’s. Vroeger hadden we wel eens last van een hokjesgeest. Nu stappen medewerkers veel makkelijker op elkaar af om werkzaamheden af te stemmen. Ze zijn niet meer aan een vaste plek gebonden en hebben de technologische voorzieningen om digitaal te kunnen werken.”  

“Medewerkers zijn gewend om thuis hun bankzaken te regelen of een vakantie te boeken. Waarom bieden we hen als werkgever dan ook niet de optie om zelf HR-zaken overal te kunnen regelen of inzien?”

E-HRM sluit naadloos aan bij deze nieuwe manier van werken, vindt Kroes. “We willen onze medewerkers stimuleren om zelf verantwoordelijkheid te nemen voor hun HR-zaken. We gaan uit van hun zelfredzaamheid en taakvolwassenheid. Dat ben je als moderne werkgever ook verplicht aan je medewerkers, denk ik. Mensen zijn gewend om thuis op de bank hun bankzaken te regelen of een vakantie te boeken, op hun smartphone of tablet. Waarom bieden we hen als werkgever dan ook niet de mogelijkheden om zelf hun HR-zaken op een vergelijkbare manier te kunnen regelen of inzien?”

Enthousiaste medewerkers

De gemeente Almelo begon al in 2009 met de invoering van e-HRM, als een van de eerste werkgevers van Nederland. Medewerkers kunnen  sindsdien flexibele arbeidsvoorwaarden uitruilen in een online omgeving. Zo kunnen zij de secundaire arbeidsvoorwaarden kiezen die het beste passen bij hun persoonlijke situatie en voorkeuren. Denk aan het uitruilen van een parkeerabonnement voor medewerkers die met de auto komen, of het kopen of verkopen van uren afhankelijk van de behoefte in de thuissituatie. 

De afgelopen jaren voegde de gemeente uit Twente hier steeds meer mogelijkheden aan toe. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld digitaal hun loonstrookje opvragen, hun personeelsdossier inzien,  verlof aanvragen of declaraties indienen. “Onze medewerkers hebben deze mogelijkheden omarmd,” zegt Kroes. De cijfers bevestigen dat: medewerkers maken regelmatig gebruik van het e-HRM systeem.

Efficiency en verminderde foutgevoeligheid 

Voor de HR-administratie scheelt de invoering van e-HRM veel tijd, voegt Kroes toe. “Zij hoeven minder mutaties handmatig te verwerken. We kunnen nu volstaan met drie medewerkers op de HR-administratie. Voorheen waren dat er zeven. Doordat we HR-processen hebben gestandaardiseerd, is de foutgevoeligheid ook afgenomen. Het is nu voor iedereen duidelijk hoe een proces verloopt en alle betrokkenen – medewerker, manager en HR – hebben inzicht in de voortgang.”

Draagvlak dankzij communicatie

Kroes raadt aan om e-HRM gefaseerd in te voeren, zoals gemeente Almelo dat ook heeft gedaan. “Het is belangrijk om je medewerkers stap voor stap mee te nemen in een nieuwe manier van werken. Richt een klankbordgroep op met medewerkers en managers, zodat je hun behoeften beter leert kennen. En blijf continu communiceren, zodat medewerkers begrijpen waarom e-HRM wordt ingevoerd en welke voordelen het voor hen heeft.” 

Maak de communicatie zo praktisch mogelijk, adviseert Kroes. “Bijvoorbeeld: als jouw salarisstrook straks alleen nog maar digitaal beschikbaar is, kun je dan ook je strook printen en thuis archiveren? Hoe lang blijven gegevens bewaard? Welke personen kunnen welke gegevens inzien? Zorg voor duidelijkheid over dat soort zaken.”

“Blijf continu communiceren, zodat medewerkers begrijpen waarom e-HRM wordt ingevoerd en welke voordelen dat voor hen heeft.”

Een volgende stap voor gemeente Almelo is om de HRM-cyclus met werkgesprekken te digitaliseren. Daar zijn Kroes en zijn collega’s nu mee bezig. “Medewerkers kunnen straks zelf hun resultaatgebieden, competenties en ontwikkelbehoeften vastleggen met e-HRM. Dat gaat hen helpen bij hun persoonlijke ontwikkeling en gaat ook een bijdrage leveren aan onze organisatieontwikkeling. Meer inzicht in de kwaliteiten en behoeften van medewerkers maakt het mogelijk om medewerkers flexibeler in te zetten op plekken in de organisatie. Hierdoor blijven we een vitale en wendbare organisatie.”

e-HRM als sturingsinstrument

Het vastleggen van data in een e-HRM systeem is maar een deel van de oplossing, benadrukt Kroes. “Het gaat er vooral om dat je die data gebruikt in je gesprekken met medewerkers. De rol van HR verschuift van een administrerende naar een adviserende. Een goed voorbeeld daarvan is verzuimmanagement. Hoe voer je als manager een goed verzuimgesprek met medewerkers over een evenwichtig takenpakket en een prettige werkomgeving? Daar helpen we hen bij. En we zien dat deze gesprekken resultaat hebben: het verzuim is in bepaalde organisatieonderdelen gedaald doordat managers knelpunten eerder bespreekbaar maken met de informatie die e-HRM hen biedt. ” 

“Uiteindelijk gaat het niet om de data die e-HRM oplevert. Het gaat erom wat je met die data doet.”

Kroes verwacht dat e-HRM steeds belangrijker wordt als sturingsinstrument; een middel om te analyseren en te voorspellen wat de impact is van je HR-beleid. “Als je aan een bepaalde knop in je organisatie draait, wat gebeurt er dan? Bijvoorbeeld: draagt een opleiding bij aan het engagement van medewerkers? Wat is het effect van engagement op verzuim en productiviteit? En wat betekent dat voor je opleidingsbeleid? Uiteindelijk gaat het niet om de data die e-HRM oplevert. Het gaat erom wat je met die data doet.”

Lees meer over e-HRM in de Raet HR Benchmark 2016

Hoe gaan andere organisaties om met de digitalisering van hun HR-processen? En wat verwachten medewerkers op dit gebied? Bekijk het in de Raet HR Benchmark 2016.

Bekijk onderzoeksresultaten
0

Reacties

Plaats een reactie

Sander Kars

Content Marketing Manager

+31 6 21 27 38 38

Volg ons

Slechts 30% medewerkers ervaart focus op talentmanagement. Lees het talent rapport van de Raet HR Benchmark 2017:… https://t.co/aHEaCC0Aop