Bel ons op +31 33 45 06 506
Blog

“Interne communicatie bepalend voor succes e-HRM”

Sander Kars
Sander Kars 12 januari 2016

Bij zorginstelling De Zellingen tref je geen papieren formulieren meer aan voor HR-mutaties. De instelling uit Capelle aan den IJssel biedt medewerkers en managers sinds twee jaar de mogelijkheid om hun HR-zaken zelf te regelen via e-HRM. De Zellingen koos voor een professionele uitrol met veel aandacht voor interne communicatie. Mede daardoor won de organisatie in 2015 de e-HRM Award. Teuni van Wijngaarden, bestuurder van De Zellingen: “Het winnen van zo’n prijs maakte me er nog meer van bewust hoe belangrijk het is dat je bij de invoering van e-HRM aandacht besteedt aan het creëren van draagvlak.”

De Zellingen liep op het gebied van ICT en digitalisering nooit echt voorop, maar heeft daar de afgelopen jaren grote stappen in gezet. Van Wijngaarden vertelt dat efficiëntie, kortere doorlooptijden en minder fouten in de HR-administratie, belangrijke redenen waren voor de invoering van e-HRM: “We deden alles nog op papieren formulieren. Die formulieren raakten wel eens kwijt tijdens een postronde of waren volgeschreven met onduidelijke handschriften, waardoor er fouten bij de invoer werden gemaakt. En vaak kreeg de P&O-afdeling P&O daar onterecht de schuld van.” 

Intern verkopen

Huub Lauwrier, hoofd Personeel en Organisatie en projectleider van het e-HRM-traject, vertelt dat het niet moeilijk was om het managementteam (MT) te overtuigen van de meerwaarde van e-HRM. “Ons MT geloofde wel in de voordelen van digitalisering. Het meekrijgen van het lijnmanagement was een grotere uitdaging. Veel lijnmanagers waren bang dat ze er met e-HRM werk bij zouden krijgen. Daarom hebben we bij het ‘intern verkopen’ van e-HRM de focus gelegd op processen die het primaire zorgproces het meest raken, zoals indiensttreding van nieuwe medewerkers, ziekteverzuim en roosterplanning. Hier was met e-HRM nog een wereld te winnen.”

“We hebben de focus gelegd op HR-processen die ons primaire proces het meest raken.”

Lauwrier kijkt tevreden terug op het implementatietraject: “We zijn in de maand mei gestart, zodat vrijwel alle medewerkers meteen gingen inloggen om te kijken of hun vakantiegeld was overgemaakt. Om iedereen wegwijs te maken in het gebruik hebben we internetcafés georganiseerd en mentoren aangesteld. Ook hebben we uitgebreide documentatie opgesteld zoals handleidingen en quick reference cards. Daarnaast hebben we duidelijk vanuit P&O gecommuniceerd dat mutaties op papier of per mail niet meer zouden worden verwerkt.” Van Wijngaarden vult aan: “Dat standpunt innemen was niet altijd gemakkelijk voor de P&O-afdeling. Maar uiteindelijk heeft het er wel voor gezorgd dat de implementatie van e-HRM een succes werd.”

Andere manier van werken

De weerstand in de organisatie zat vooral bij leidinggevenden, vertelt Lauwrier: “Voorheen voerden leidinggevenden dezelfde HR-processen op papier uit. Toen konden ze een papieren formulier even wegleggen als ze te druk waren met andere taken. Vaak zag je dan in de praktijk dat de P&O-afdeling erachteraan ging bellen en soms het werk van de leidinggevende overnam. Nu moeten leidinggevenden zélf digitaal de processtappen doorlopen. Digitalisering maakt inzichtelijk hoe een leidinggevende hiermee omgaat.” 

“Laat eindgebruikers eerst wennen aan de technologie, neem hen daarna stapsgewijs mee in proceswijzigingen.”

Om de verandering voor managers niet te groot te maken, besloot De Zellingen om de HR-processen gelijk te houden. Van Wijngaarden: “Dit was een verstandige keuze. Op deze manier konden we eindgebruikers eerst laten wennen aan de techniek en ze daarna stapsgewijs meenemen in proceswijzigingen.

Business case gerealiseerd

De Zellingen maakt nu twee jaar gebruik van e-HRM. De business case, die voor de aanschaf van het e-HRM systeem was opgesteld, is gerealiseerd. Van Wijngaarden is trots op de resultaten: “We hebben een enorme kwaliteitsslag gemaakt bij de uitvoering van HR-processen. Er worden minder fouten gemaakt, ik hoef als bestuurder vrijwel nooit meer een nabetaling te ondertekenen. Ook hebben we een flinke besparing kunnen realiseren bij de HR-afdeling.”

Lauwrier is vooral tevreden over de kortere doorlooptijden die e-HRM met zich meebrengt. “We hadden voorheen bij een indiensttreding van een nieuwe medewerker te maken met soms wel drie tot vier weken doorlooptijd. Nu kunnen we dat proces in vijf werkdagen afronden, waarbij we met name afhankelijk zijn van de ‘Verklaring Omtrent het Gedrag’ (VOG). Maar ook dat deel in het proces hebben we nu slim geautomatiseerd. 80% van alle mutaties is binnen een dag afgehandeld. Daarnaast ben ik tevreden dat we medewerkers en managers goed hebben kunnen meenemen in alle veranderingen die digitalisering met zich meebrengt. Ze hebben nu écht zelf de regie.”

Lees meer over e-HRM in de Raet HR Benchmark 2016

Hoe gaan andere organisaties om met de digitalisering van hun HR-processen? En wat verwachten medewerkers op dit gebied? Bekijk het in de Raet HR Benchmark 2016.

Bekijk onderzoeksresultaten
0

Reacties

Plaats een reactie

Sander Kars

Content Marketing Manager

+31 6 21 27 38 38

Volg ons

Wilt u medewerkers de regie geven over hun ontwikkeling? Dat kan met Youforce Opleidingsmanagement. Bekijk de video: https://t.co/2xnb0iQLAZ