Bel ons op +31 33 45 06 506
Blog

Vijf succesfactoren voor de implementatie van e-HRM

Justin Wissink
Justin Wissink 17 april 2015

Als jouw organisatie ervoor gekozen heeft om e-HRM te implementeren, dan wil je daar als HR- of projectmanager natuurlijk een succes van maken. Wat bepaalt het succes van de implementatie van e-HRM? Op basis van mijn ervaring als consultant bij Raet heb ik een aantal succesfactoren op een rij gezet die van doorslaggevend belang zijn, maar die in de praktijk nog onderbelicht zijn.

1. Houd een heldere doelstelling voor ogen

Bij de implementatie van e-HRM ervaren veel projectleden het implementeren van een nieuw HR-systeem als doel op zich, is mijn ervaring. Hierachter zitten natuurlijk altijd doelstellingen, zoals: kostenbesparing, een betere informatievoorziening voor managers en medewerkers, of modern werkgeverschap.

Deze oorspronkelijke doelstellingen verdwijnen nog wel eens naar de achtergrond na de aanschaf van e-HRM. Gedurende het implementatietraject zijn de oorspronkelijke doelstellingen echter een belangrijke houvast voor het nemen van beslissingen. Ik adviseer klanten dan ook letterlijk om hun doelstellingen op een poster op te hangen. Dat biedt houvast bij het maken van de juiste beslissingen en helpt ook om achteraf aan alle betrokkenen uit te leggen waarom een bepaalde keuze is gemaakt.

2. Communiceer vanaf het begin, niet alleen aan het eind

Om draagvlak voor e-HRM bij managers en medewerkers te creëren, is het cruciaal dat zij worden meegenomen in de implementatie. Een communicatieplan is dan ook een onmisbaar onderdeel van de implementatie. Daarin omschrijf je hoe je alle zaken in het project wil communiceren. Dit kan een uitgebreid plan zijn, maar bij een kleiner project heb je misschien genoeg aan drie pagina’s waarin je de doelgroepen, een planning en de communicatiemiddelen omschrijft.

Belangrijk is vooral dat je niet vlak voor het einde van de implementatie begint met communiceren, maar dat je dit gedurende het hele traject doet. Het is een valkuil om hier te lang mee te wachten, of om na eerste communicatiemoment een lange stilte te laten vallen.

Geef in het communicatieplan ook aandacht aan zaken waarvan je denkt dat ze om extra communicatie vragen. Bijvoorbeeld omdat het gaat om:

  1. Een grote verandering ten opzichte van de huidige situatie (denk aan het formaliseren en vastleggen van beoordelingen van medewerkers).
  2. Een proces waarin fouten een grote impact hebben op de organisatie (denk aan de registratie van verplichte opleidingen, zoals die voor een hygiëne-code).
  3. Een proces dat veel voorkomt (denk aan het aanvragen van verlof of het verwerken van declaraties).

3. Investeer in een analyse vooraf

De implementatie van een nieuw e-HRM systeem is een goed moment om stil te staan bij de inrichting van je HR-processen. Een analyse van de efficiency en het gebruikersgemak van alle huidige processen vormt een goede basis voor de verbetering van die processen.

Mijn advies is dan ook om vooraf een aantal dagen te investeren in een analyse van je HR-processen, in combinatie met de mogelijkheden van de software. Deze investering vooraf verdien je ruimschoots terug door de focus die je kunt aanbrengen in het implementatietraject. Dat scheelt bijvoorbeeld tijd in workshops met veel aanwezigen. Het voorkomt onnodige discussies en het bespaart ook kosten omdat je gedurende het traject niet voortdurend terug hoeft naar de tekentafel.

4. Houd het simpel

Een van de belangrijkste doelstellingen bij een e-HRM implementatie is meestal dat managers en medewerkers snel en eenvoudig zelf hun HR-zaken kunnen regelen. Waak er daarom voor dat je processen niet onnodig ingewikkeld maakt. Hoe simpeler de verandering voor managers en medewerkers, hoe sneller de acceptatie.

Bijvoorbeeld: als je managers vraagt om hun medewerkers via e-HRM te beoordelen op meer dan dertig aspecten  - van kernwaarden tot vaardigheden en gedragscomponenten - terwijl zij dit niet gewend zijn, dan zullen zij dat niet als gebruikersvriendelijk ervaren. Vraag managers alleen datgene wat echt nodig is voor het bereiken van je doelstelling.

5. Volg waar mogelijk best practices

Kies je bij de implementatie van e-HRM om bestaande best practices te volgen, of ga je voor een maatwerkoplossing? De meeste klanten kiezen voor het volgen van best practices (standaardprocessen), omdat hierdoor de implementatie snel en kostenefficiënt verloopt - en omdat de best practices bewezen succes hebben gehad bij andere klanten.

Het nadeel van maatwerkoplossingen is dat het moeilijker is om in de toekomst aanpassingen te doen; dat kan natuurlijk wel, maar vraagt vaak meer budget. Zeker met de snelle ontwikkelingen van tegenwoordig is het goed om vooruit te denken en voor een flexibele oplossing te kiezen.

Stappenplan: e-HRM invoeren in zes stappen

Zoekt u naar meer tips voor het implementeren van e-HRM in uw organisatie? In dit stappenplan zetten wij de best practices voor u op een rij.

Download stappenplan
0

Reacties

Plaats een reactie

Justin Wissink

HCM consultant

+31 6 11 34 43 08

Volg ons

@nuterdepuut Voor zover wij weten waren er geen verstoringen vandaag. De website raet.nl was wel slecht bereikbaar.… https://t.co/KO96DtibVA